Secretaresse bij secretariaat Onderwijsinstituut Letteren (0,9 fte)

Afdeling

Faculteit der Letteren

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese research universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 35.000 studenten en 6.000 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

De Faculteit der Letteren is een grote dynamische faculteit in het hart van de stad Groningen. Ruim 5.000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. De Faculteit heeft een gevarieerd onderwijsaanbod, dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 40 masterprogramma's. Op internationaal gebied vindt er onderzoek plaats op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, journalistiek, letter- en taalkunde.

De ondersteuning van het onderwijs in alle opleidingen van de faculteit is toevertrouwd aan het Onderwijsinstituut (OWI). Het OWI heeft tot taak het bieden van optimale ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van de onderwijsprogramma’s. Die ondersteuning dient efficiënt, op niveau en servicegericht te zijn. Het primaire proces, het verzorgen van programma’s en de onderdelen door de wetenschappelijk staf, vormt daarbij de basis. Uitgangspunt is hierbij de bureaucratie te beperken tot een aanvaardbaar minimum met inachtneming van wettelijke, universitaire en facultaire regelgeving.

Het Onderwijsinstituut heeft een vacature bij secretariaat MILLC Department (Minorities, Information (Science), Linguistics, Literature and Communication) van de Faculteit der Letteren. Het secretariaat ondersteunt de volgende opleidingen: Communication and Information Studies, Informatiekunde, Taalwetenschap(pen), Nederlandse Taal en Cultuur, Minorities and Multilingualism en Media Studies. Binnen het team, dat bestaat uit drie vaste secretaresses, zul je verantwoordelijk zijn voor je eigen opleiding(en).

Functiebeschrijving

In het bijzonder gaat het om de volgende taken:

• secretarieel ondersteunen van de commissies van de betrokken opleidingen, de opleidingscoördinator en studieadviseurs
• verrichten van diverse werkzaamheden t.b.v. de onderwijsorganisatie en de kwaliteitszorg (zoals organisatie buluitreikingen, tentamenadministratie en onderwijsevaluaties)
• verwerken van gegevens t.b.v. de onderwijsadministratie
• voorbereiden, beleggen en notuleren van vergaderingen, ook in het Engels
• zelfstandig verzorgen van correspondentie, ook in het Engels
• fungeren als eerste aanspreekpunt richting medewerkers, studenten en externe relaties, ook in het Engels
• bijhouden van webpagina’s, ook in het Engels
• incidenteel organisatorisch ondersteunen van congressen en buitenlandse reizen.

Functie-eisen

• je hebt bij voorkeur een aantal jaren relevante werkervaring in een soortgelijke functie
• je hebt bij voorkeur een afgeronde secretaresse-opleiding op mbo-niveau
• servicegerichte, klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling
• in staat zijn om overzicht te houden en te prioriteren
• in staat zijn om zelfstandig en accuraat te werken in een dynamische werkomgeving
• representatief
• je neemt graag initiatief, ziet het werk liggen en pakt dit uit jezelf op
• goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels (woord en geschrift)
• kennis van en ervaring met computertoepassingen, o.a. Word, Excel en Google
• je hebt bij voorkeur ervaring met binnen de RUG gebruikte software als Corsa en Progress.

Competenties: leergierig, nauwkeurig, plannen en organiseren, proactieve werkhouding, klantgericht, samenwerken.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.052,- tot maximaal € 2.853,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• een tijdelijk contract voor een periode van een jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd bij goed functioneren.

Ingangsdatum: 1 februari 2021

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief, voorzien van curriculum vitae, te sturen vóór 22 januari 2021, uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/[…]/sollicitatiecode.pdf

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Mevrouw E. de Boer, onderwijscöordinator
elisabeth.de.boer@rug.nl

Mevrouw A.T.C. Nijp, coördinerend secretaresse
06- 23915419
a.t.c.nijp@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 220415

Digitaal sollicitatieformulier