Medewerker secretariaat Geschiedenis/IRIO/GLTC (0,8-0,9 fte)

Afdeling

Faculteit der Letteren

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Rijksuniversiteit Groningen is gesticht in 1614 en behoort tot de mondiale top 100. Wij bieden een breed scala aan vakgebieden, zijn maatschappelijk actief en hebben een internationale oriëntatie. Wij hebben een leer- en werkomgeving waar ruimte is voor talent, ambitie en prestaties.

Onze dynamische faculteit is gevestigd in het hart van de stad Groningen. Ruim 5.000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. Wij hebben een gevarieerd onderwijsaanbod dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 50 mastertracks. Wij doen onderzoek en geven onderwijs op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, journalistiek, letter- en taalkunde en communicatie.

Het onderwijs in de Faculteit der Letteren wordt georganiseerd in vijf ‘clusters’. Elk cluster heeft een eigen secretariaat dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de onderwijsprocessen op administratief en secretarieel vlak. Leidinggevende van het secretariaat als geheel is de clustercoördinator.
Voor het secretariaat van cluster 1 en een deel van cluster 4 zoeken wij een enthousiaste medewerker secretariaat. Het secretariaat Geschiedenis/IRIO/GLTC verzorgt de ondersteuning van de opleidingen International Relations and International Organization (IRIO) en Geschiedenis, Griekse en Latijnse Talen en Culturen (GLTC), twee Research Masters en de secretariële en administratieve ondersteuning van de facultaire Career minor. Aan deze opleidingen zijn circa 125 medewerkers verbonden en zij verzorgen samen onderwijs voor ongeveer 1.800 studenten. Op het secretariaat zijn ongeveer 6 mensen werkzaam.

Functiebeschrijving

Het secretariaat verzorgt de administratie van de opleidingen en ondersteunt de studieadviseurs, de Clusterbesturen, de Opleidingscommissies, de Toelatingscommissies en de programmacoördinatoren. Je notuleert bij vergaderingen, houdt de studentendossiers bij, organiseert buluitreikingen, bent betrokken bij de tentamenorganisatie, verzorgt de studiegids in Ocasys, ondersteunt de opleidingen bij Nestor (o.a. groepsindeling en digitaal toetsen) en update de webpagina’s. Je bent in staat de collega’s die primair verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van de cijferadministratie en de studentdossiers te ondersteunen en waar nodig te vervangen.
Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor de algemene secretariële taken zoals postbehandeling, archiveren, agendabeheer, procedurebewaking en informatieverstrekking aan stafleden en studenten.
Ook al kent de organisatie een vaste agenda van jaarlijks terugkerende activiteiten en handelingen, toch is elke dag weer anders. Ongestoord een klus afmaken komt zelden voor, je moet snel kunnen schakelen tussen de verschillende soorten werkzaamheden en vragen. Snel schakelen tussen Nederlands en Engels- in woord en geschrift- gaat je probleemloos af. Dagelijks komen verschillende typen medewerkers en studenten met allerlei soorten vragen bij het secretariaat.

Functie-eisen

• minimaal mbo+ niveau, aangevuld met aantal jaren relevante ervaring in soortgelijke functie
• werkervaring heeft als secretariaatsmedewerker in een vergelijkbare functie
• goede beheersing van het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
• ruime ervaring met notuleren van vergaderingen (NL/ENG)
• ervaren in het gebruik van Word, Excel, Google Apps en voldoende kennis van applicaties als ProgressWWW, Progress.net, Blackboard/Nestor en Prospero
• zelfstandig en stressbestendig kunnen werken in een dynamische werkomgeving
• goed kunnen werken in teamverband
• klantgerichte en flexibele instelling
• initiatief durven nemen en overzicht behouden.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- een salaris afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring van minimaal € 1.914,- (schaal 5) en maximaal € 2.853,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- een tijdelijk contract voor de duur van 1 jaar; bij goed functioneren en onder voorbehoud van formatieve ruimte kan het contract worden voortgezet.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Sollicitatie

U kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 21 september 2020 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/[…]/sollicitatiecode.pdf

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Bea Zand Scholten, coördinerend secretaresse
b.zand.scholten@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 220278

Digitaal sollicitatieformulier