Secretaresse Faculteitsbestuur (0,8-0,9 fte)

Afdeling

Faculteit Economie en Bedrijfskunde

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

Sinds haar oprichting in 1614 heeft de Rijksuniversiteit Groningen zich gevestigd als een internationale gemeenschap. De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de Europese en mondiale top en zij heeft een breed scala aan vakgebieden, met onderzoekers en studenten die het beste uit zichzelf willen halen en waar verschil in talent, ambitie en prestatie van 32.000 studenten en 5.600 medewerkers wordt gehonoreerd. Rijksuniversiteit Groningen: werken aan de grenzen van het weten.

De Faculteit Economie en Bedrijfskunde biedt een inspirerende studie- en werkomgeving. De prestaties van de faculteit voldoen aan de hoogste internationale normen en zorgen voor een stimulerende sfeer van continue verbetering.

Functiebeschrijving

Bij het Faculteitsbestuur van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde ontstaat een vacature voor de functie van secretaresse. Je gaat deel uitmaken van een professioneel, collegiaal en betrokken team. Samen met een drietal collega-secretaresses draag je zorg voor de secretariële ondersteuning. Voor deze functie geldt dat donderdag een vergaderdag is.

De ondersteuning bied je vooral aan de portefeuillehouder Onderwijs (de vice- decaan) en de directeur Onderwijs.

Belangrijke werkzaamheden zijn:
• complex agendabeheer, in samenwerking met de andere secretaresses van het Faculteitsbestuur, en daarbij het zelfstandig stellen van prioriteiten
• vergaderingen voorbereiden (waaronder de agenda) en plannen
• notuleren van vergaderingen in het Nederlands en in het Engels
• zorgen voor informatieverstrekking, het verzamelen en bewerken van (management) informatie
• zelfstandig verzorgen van correspondentie in het Nederlands en in het Engels, en daarbij een voorzet maken voor meer inhoudelijke communicatie
• zelfstandige uitvoering van taken op het gebied van bedrijfsvoering
• ondersteuning van beleidsinhoudelijk werk
• procedures afhandelen, bijv. benoemingen leden opleidingscommissies
• zelfstandig bewerken en verwerken van zakelijke correspondentie
• bijhouden bepaalde intranet-sites en diverse ledenbestanden
• post: ordenen en beheren van binnenkomende e-mail, post registreren in Corsa
• archivering: documenteren en archiveren van informatie
• overige secretariële werkzaamheden zoals bestellen van bloemen, koffie/thee/lunches, reserveringen, boeken van reizen en het (mede) organiseren van bezoeken van buitenlandse gasten.

Functie-eisen

• havo/vwo aangevuld met een afgeronde secretaresseopleiding
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een internationale omgeving
• uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal ten aanzien van zowel spreek- als schrijfvaardigheid (waaronder notuleren)
• zeer ICT-vaardig; goede beheersing van Word, Excel, Powerpoint (Office pakket), goede basis aan computervaardigheden om makkelijk te kunnen werken met interne systemen
• in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken in een omgeving met zelfstandige professionals
• proactief, stressbestendig, accuraat en een flexibele en klantgerichte instelling.

De faculteit streeft naar een professioneel secretariaat. Dit houdt onder meer in dat de secretaresse bij de faculteit beschikt over een up-to-date opleidingsniveau en bereid is aanvullende opleidingen te volgen.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- afhankelijk van opleiding en ervaring van € 2.329,- tot maximaal € 3.144,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto- inkomen
- in eerste instantie een tijdelijk contract voor de periode van een jaar; afhankelijk van het functioneren en de organisatieomstandigheden is er uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief, voorzien van curriculum vitae, te sturen vóór 6 juli 2020 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De gesprekken vinden plaats op woensdag 8 juli.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/[…]/sollicitatiecode.pdf

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Mevrouw Anja Bakker-Van Land
050-3633827

Mevrouw Ineke Vugteveen
050-3638890

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 220224

Digitaal sollicitatieformulier