Medewerker Backoffice (0,7 fte)

Afdeling

Faculty of Science and Engineering

Organisatie

University of Groningen

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) behoort tot de top van de Europese research universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 31.000 studenten en 5.600 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

De Faculty of Science and Engineering biedt onderwijs en onderzoek in een breed scala aan bètadisciplines. Ze herbergt 39 opleidingen en 11 onderzoeksinstituten. De faculteit heeft duidelijke ambities op haar strategische agenda staan: internationaal georiënteerd, meer samenwerkingsverbanden met industrie, ngo´s en overheid, leidend zijn in grote nationale en EU-onderzoekprogramma’s en profilering op een aantal specifieke vakgebieden zoals engineering. De faculteit biedt een werkomgeving die in beweging is.

De afdeling Facilitaire Zaken van de Faculty of Science and Enginering (FSE) ondersteunt het primaire proces van het onderwijs en onderzoek. Zij faciliteert een goede werkomgeving voor de studenten, medewerkers en gasten van de universiteit. Binnen de afdeling Facilitaire Zaken is er een onderscheid in het team Huisvesting en het team Services. Services houdt zich o.a. bezig met alle niet huisvesting gerelateerde (klant)vragen, gecontracteerde dienstverleners. Het team Services bestaat uit een frontoffice en backoffice. Binnen het team Services zijn we op zoek naar een medewerker Backoffice. De backoffice houdt zich bezig met het afhandelen van de klantvragen in de tweede lijn alsmede het beheren van facilitaire processen en systemen. De klantvragen hebben allen betrekking op het gebied van services. Hierbij valt te denken aan schoonmaak, evenementen, telefonie, werkplekinrichting, beveiliging, toegangsbeheer, parkeerbeheer etc.

Voor ons komt de klant altijd van rechts en voor iedere vraag zoeken we een passend antwoord.

Functiebeschrijving

Deze omvat onder meer de volgende taken:
• verwerken en afhandelen van tweedelijns wensen, klachten en storingen
• coördineren van evenementen
• communiceren met relevante facilitaire medewerkers en gebouwbewoners over facilitaire aangelegenheden
• beheren en onderhouden van facilitaire documenten en bestanden
• verzamelen en beheren van (management) informatie over de facilitaire processen
• uitvoeren van kleine projecten al dan niet in samenwerking/overleg met de afdeling Huisvesting
• beheren van de facilitaire systemen en databases, o.a. Planon
• contacten met leveranciers op operationeel niveau
• in voorkomende gevallen uitvoeren van werkzaamheden voor projectbureau Huisvesting.

Functie-eisen

Jij zorgt voor het afhandelen van tweedelijns klantvragen en het beheren van facilitaire gegevens, bestanden en processen, voor efficiënte en effectieve dienstverlening. Jij kunt zelfstandig werken, maar ook in teamverband. Je hebt een goed gevoel voor dienstverlening en je bent communicatief vaardig.

Jij hebt:
• een afgeronde mbo-opleiding Facilitaire Dienstverlening of minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• actuele kennis van en aantoonbare ervaring met het programma Planon of je maakt je dit snel eigen.

Jij bent:
• communicatief sterk en een goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal is voor jou geen probleem
• gestructureerd en kunt goed prioriteiten stellen
• oplossingsgericht
• een teamplayer
• goed in staat om verbanden te leggen.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:
- een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.261,- tot maximaal € 3.052,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
- de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband). Ook heeft de RUG een ruime verlofregeling
- 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
- goede scholingsactiviteiten
- een tijdelijke aanstelling van 0,7 fte voor de periode van een jaar.

De nu nog deels decentraal georganiseerde facilitaire organisatie van de Rijksuniversiteit Groningen is in transitie naar één centrale facilitaire organisatie. Hierdoor kan het zijn dat de aansturing en de functie-inhoud wijzigen.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Sollicitatie

U kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 26 september 2019 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/[…]/sollicitatiecode.pdf

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Mevrouw M.J. Koekoek, Manager Services
050-3634827
m.j.koekoek@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer T050219

Digitaal sollicitatieformulier