BBL-Leerling Management Assistent Mobility and Scholarship Desk (MSD) (0,8 fte)

Afdeling

Bureau van de Universiteit

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese researchuniversiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 31.000 studenten en 5.600 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

De vacature is bij het Bureau van de Universiteit, afdeling Onderwijs en Student, subafdeling Studenten Informatie en Administratie (SI&A). SI&A is verantwoordelijk voor het geven van informatie over aanmelding-, toelating- en inschrijving-gerelateerde zaken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het gehele proces dat leidt tot inschrijving van studenten.

De Mobility and Scholarship Desk (MSD) is onderdeel van de afdeling Studenten Informatie en Administratie (SI&A) en houdt zich bezig met in- en uitgaande mobiliteit van studenten en staf. Het internationaliseringsbeleid van de RUG zorgt voor een steeds grotere toename van internationale studenten, onderzoekers en medewerkers. Daarnaast gaan er ook steeds meer RUG studenten, onderzoekers en staf naar het buitenland. De MSD heeft hierin een groot aandeel: op dit moment heeft de MSD 20 beurzen- en of mobiliteitsprogramma’s en loan programmes in haar beheer.

Functiebeschrijving

Jouw werkzaamheden/taken zijn gericht op/ bestaan uit:
• agendabeheer (digitaal): afspraken maken, wijzigingen
• communicatie: verzorgen van (mail) correspondentie (NL en ENG)
• secretariële en administratieve ondersteuning
• archiefwerkzaamheden (voornamelijk digitaal)
• op een klantvriendelijke wijze medewerkers, studenten, externe relaties te woord staan en eventueel doorverwijzen
• kopieerwerkzaamheden
• voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen
• verzekeringen afsluiten
• huisvesting regelen
• reizen boeken (contact onderhouden met reisbureau en gaststudent/onderzoeker)
• documenten naar de coördinerende instelling versturen
• de mailbox bijhouden en de binnenkomende vragen beantwoorden (front office taken).

De werkzaamheden kunnen langzamerhand uitgebreid worden. Dit is afhankelijk van je kennis, vaardigheden en gedrag.

Afdelingsspecifieke werkzaamheden / taken:
• administratieve handelingen horende bij de afrondingen van de diverse (internationale) beursprogramma’s
• de medewerkers (accountmanagers) van MSD ondersteunen daar waar mogelijk
• agendabeheer leidinggevende
• ondersteunende front office werkzaamheden bij de Immigration Service Desk (ISD), tevens onderdeel van SIA.

Functie-eisen

Je start (of bent reeds gestart) met een 2-jarige BBL-opleiding tot Management assistent (niveau 4) bij een ROC (Alfacollege of Noorderpoortcollege te Groningen). Daarbij bezit jij de volgende eigenschappen en competenties:
• communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling
• goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• representatief en Servicegericht
• klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling
• verantwoordelijk en proactief
• je beheerst algemene ICT-vaardigheden (bij voorkeur heb je al enige ervaring met Google mail en Microsoft office)
• leergierig, stressbestendig, collegiaal, kunnen samenwerken,
• plannen en organiseren.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 21 maanden.

Wij bieden de leerlingen in de beroepsbegeleidende leerweg een salaris gebaseerd op het minimumjeugdloon. Als je 22 jaar of ouder bent, ontvang je een aanvangssalaris van € 1372,80 bruto per maand in het eerste jaar bij 0,8 fte werktijd (excl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering).

Na 9 maanden wordt op grond van een R&O+gesprek beoordeeld of je aanstelling met nog een jaar verlengd wordt.

Ingangsdatum: 1 september 2019

Sollicitatie
Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief, voorzien van curriculum vitae, te sturen vóór 27 juni 2019, uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier. Je wordt verzocht om je motivatiebrief in het Engels te schrijven, je CV mag in het Nederlands (als je een Engelse versie in je bezit hebt mag je deze tevens toesturen).

De gesprekken vinden plaats op dinsdag 9 en donderdag 11 juli 2019. Of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, hoor je zo spoedig mogelijk na de deadline van 27 juni 2019.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/wp-content/uploads/2018/03/sollicitatiecode.pdf en de Code of Conduct for the recruitment of researchers, https://euraxess.ec.europa.eu/jobs/charter/code van de Europese Commissie.


Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Mevrouw D. Doornbusch
d.doornbusch@rug.nl

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer L013219E

Digitaal sollicitatieformulier