Contractspecialist Grafische Dienstverlening en Betalingen (0,5 fte)

Afdeling

Facilitair Bedrijf

Organisatie

Rijksuniversiteit Groningen

De Rijksuniversiteit Groningen behoort tot de top van de Europese research universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen.

Het Facilitair Bedrijf
Het Facilitair Bedrijf van de Rijksuniversiteit Groningen is een klantgerichte organisatie, waarin ruim 140 mensen zich elke dag inzetten voor het leveren van facilitaire diensten en voor gebouw- en terreinbeheer.

Door samenwerking met andere ondersteunende afdelingen op het gebied van facility management, vastgoed en investeringen, arbo- en milieu en informatietechnologie streven we naar een optimale ondersteuning van medewerkers en studenten. Het Facilitair Bedrijf ontwikkelt zich momenteel richting een regieorganisatie.

Enkele van onze kernwaarden zijn klantfocus, eigenaarschap, humor, openheid van zaken, vakmanschap, transparantie en voor elkaar staan.

De afdeling
De afdeling Contractmanagement is verantwoordelijk voor het managen en beheren van alle organisatiebrede contracten binnen de RUG. De afdeling draagt zorg voor het vertalen van de behoeften van de interne klanten binnen de RUG naar duidelijke contractafspraken met haar leveranciers, en ziet vervolgens toe op een juiste naleving van deze afspraken, teneinde hiermee voor de RUG een beheersing van de kosten en verhoging van de kwaliteit te realiseren. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de afdeling Inkoopmanagement.

Door het vertrek van een collega is er een vacature ontstaan. Misschien ben jij de kandidaat die we voor deze vacature zoeken.

Als contractspecialist ondersteun je het contractmanagement van onder meer het domein grafische dienstverlening en documenten verwerking.
Hieronder verstaan we: post, repro’s, printers, bestelportal, drukwerk, vormgeving en fotografie, en relatiegeschenken. Ook het betalingsverkeer voor studenten en medewerkers om gebruik te kunnen maken van de faciliteiten van de RUG valt onder dit

Functiebeschrijving

Als contractspecialist ben je operationeel bezig en ondersteun je de volgende activiteiten:
• het voorbereiden en opstellen van (strategische) contracten, toezien op de naleving daarvan en bijdragen aan een efficiënt gebruik ten aanzien van ingekochte producten en diensten
• het samenstellen van programma’s van eisen met betrekking tot de in te kopen producten en/of diensten binnen de RUG
• het meten en beoordelen van prestaties van leveranciers
• het onderhouden van de relatie met externe leveranciers
• het onderhouden van de relatie met interne stakeholders
• een belangrijk aandeel leveren in het ontwerpen en inrichten van werkprocessen, procesverbetering en –ontwikkeling.

In de rol als Contractspecialist ben je tevens verantwoordelijk voor:
• de coördinatie en/of beantwoording van operationele vragen
• factuurcontrole en doorbelasting daarvan richting de verschillende eenheden
• afhandeling en bewaking van klachten van de genoemde contracten
• op een gestructureerde manier bijhouden van een administratie ten behoeve van bovenstaande contracten.

Functie-eisen

• je hebt een afgeronde hbo-opleiding in bij voorkeur Facilitymanagement
• je hebt aantoonbare kennis van de grafische dienstverlening op bovengenoemde activiteiten
• je hebt goede communicatieve vaardigheden in zowel de Nederlandse als de Engelse taal
• werkervaring en een afgeronde (NEVI-)opleiding op het gebied van inkoop en of contract- of leveranciersmanagement is een pre
• je hebt een sterk ontwikkeld gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen binnen grote organisaties en je bent in staat om bij tegengestelde belangen draagvlak te creëren
• het office pakket en met name Excel heeft geen geheimen voor jou. Ervaring met Planon is een pre
• je kunt snel processen doorgronden, bent pro-actief, stressbestendig, klantgericht en je laat je niet snel uit het veld slaan.

Arbeidsvoorwaarden

Contractduur: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:
- een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.579,- tot maximaal € 3.445,- (schaal 8) bruto per maand bij volledige werktijd
- een eindejaarsuitkering van 8,3% en is het mogelijk om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband). Ook heeft de RUG een ruime verlofregeling. We vinden het belangrijk dat medewerkers zich blijven ontwikkelen en bieden daarom goede scholingsfaciliteiten
- in eerste instantie een dienstverband voor een periode van één jaar om te beoordelen of je aan de functie-eisen voldoet. Bij goed functioneren volgt een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Solliciteren
Je kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 28.05.2019 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/wp-content/uploads/2018/03/sollicitatiecode.pdf en de Code of Conduct for the recruitment of researchers, https://euraxess.ec.europa.eu/jobs/charter/code van de Europese Commissie.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie

Voor meer informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met:

Feddie Nicolai, contractmanager
050-3634712.

Noemt u in uw sollicitatie altijd het vacaturenummer 219237

Digitaal sollicitatieformulier