Teamondersteuners en Managementassistenten

Jij bent die proactieve en enthousiaste teamondersteuner of managementassistent die graag secretariële ondersteuning biedt aan diverse teams!

Waarom zoeken we jou?

Binnen veel verschillende teams zijn we op zoek naar extra ondersteuning, dit kan komen door extra werkzaamheden, ziekte of bijvoorbeeld zwangerschapsverlof. Het aantal uren, werkzaamheden en de duur van je contract kan daardoor ook per functie anders zijn.

Wat ga je doen?

We hebben binnen het team Secretariële Ondersteuning het onderscheid gemaakt tussen Teamondersteuners en Managementassistenten. Veel werkzaamheden komen overeen, maar het grote verschil is dat je als Teamondersteuner het aanspreekpunt van het team / de teams bent samen met collega-ondersteuners. Als Managementassistent ben je vooral bezig met de ondersteuning van meerdere Teamleiders en/of Domeinleiders i.p.v. een team. 

Daarnaast bestaan je werkzaamheden uit:

  • Maken van afspraken (zowel in- als extern)
  • Zorg je voor de voorbereiding van afspraken en overleggen
  • Je bent op de hoogte van zaken die spelen binnen het team en anticipeert daarop
  • Organiseer je (informele) bijeenkomsten en vergaderingen
  • Houd je mailboxen en agenda's actueel
  • Stel je opdrachtbrieven op en pakt je verschillende werkzaamheden binnenin het financiële proces op
  • Je notuleert, maakt actie- en besluitenlijsten
  • Zorg je voor opvolging van de acties

En natuurlijk alle andere voorkomende werkzaamheden die passen bij een professionele secretariële ondersteuner binnen onze organisatie!

Waar ga je werken?

Door de grote vraag aan ondersteuners hebben we op dit moment 6 verschillende vacatures, waarbij de werkzaamheden ook in verschillende teams uitgevoerd worden. Iedereen maakt wel onderdeel uit van het basisteam "Teamondersteuning", je thuisbasis voor je professionele en persoonlijke ontwikkeling, een team van circa 15 collega's.  
 

Gezien de aard van de functie is het belangrijk dat je zichtbaar en bereikbaar bent. Wij vinden het belangrijk dat je grotendeels op kantoor werkt, dit is het Provinciehuis aan de Sint Jansstraat. Deels thuiswerken behoort natuurlijk wel tot de mogelijkheden.

Wat vragen wij?

We zijn op zoek naar nieuwe collega's die een assertieve houding hebben, daarnaast ben je klantvriendelijk en kun je snel schakelen. Door jouw inzet, je oog voor structuur en nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je bent het visitekaartje van de organisatie. Je staat open voor feedback, vernieuwingen en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Voordat er iets aan je gevraagd wordt heb je het gesignaleerd. Je vindt het een uitdaging om steeds een stap vooruit te denken en zo je collega's optimaal te ontzorgen. Ook ben je niet onder de indruk van chaos of complexe situaties, je bent hierin flexibel en probeert gewoon uit te zoeken hoe je het beste zaken voor elkaar krijgt. Collega's kunnen op jou bouwen! Dit betekent dat wanneer jij iets zegt, dan doe je het ook. Maar ook in je werk probeer je zo zorgvuldig mogelijk alles te regelen. Als collega's iets aan je vragen dan hebben zij alle vertrouwen in jou.

Daarnaast beschik je over:

  • MBO werk en denkniveau;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en ruim voldoende beheersing van de Engelse taal;
  • Uitstekende vaardigheid met computersystemen, zoals MS-Office Word, Excel en Outlook. MS Teams, Ibabs (voorkeur) en nieuwe systemen zich snel eigen kunnen maken.

Talenten: Actiegericht / Communicatie/ Positivisme / Verantwoordelijkheidsbesef

Verschillende vacatures
 

Teamondersteuning voor Transitie Landelijk Gebied

Je werkt als Teamondersteuner voor het Team Transitie Landelijk Gebied, dit is een functie voor 24 tot 32 uur en in eerste instantie voor 1 jaar. Er is een grote kans op verlenging van 1 jaar of meer, maar dit kunnen we niet garanderen. Het gaat vooral om het inplannen van overleggen, notuleren en bijeenkomsten organiseren.

Teamondersteuning Gaswinning

Je werkt als Teamondersteuner voor het dynamische Team Gaswinning, Dit is een functie voor 20 tot 24 uur. Deze functie is structureel, eerst een 1 jaar contract en daarna mogelijkheid voor een vast contract. Je functie zal vooral bestaan uit secretariële (team)ondersteuning.

Managementondersteuning voor IBT / KOB
Je werkt als Managementondersteuner voor 2 verschillende teams, IBT (Interbestuurlijk toezicht) en KOB (Kwaliteit Openbaar Bestuur) voor in totaal 16 uur per week. Deze functie is structureel, eerst een 1 jaar contract en daarna mogelijkheid voor een vast contract. Hieronder een gedetailleerde omschrijving, maar gaat vooral om het plannen van afspraken waar veel bestuurders bij betrokken zijn.

KOB: Je werk bestaat vooral uit het bewaken van de afspraken en bestuurlijke jaarkalender en in samenhang hiermee de mails van de verschillende bestuurssecretariaten beantwoorden. Er moeten bijeenkomsten worden gepland tussen CDK (Kabinet commissaris van de Koning) en burgemeesters en wethouders. Daarnaast ook een deel van de geplande bijeenkomsten kunnen herschikken. Belangrijk is dat je goede contacten onderhoudt met de bestuurssecretariaten van de medeoverheden.

IBT: In het voorjaar moeten de maatwerktoezichtsplannen voor vijf gemeenten en een waterschap worden opgesteld. Hiervoor moeten, voor elk van deze zes instanties, afspraken worden gepland voor alle onderwerpen van het toezicht. Die gesprekken moeten passen in de agenda’s van collega’s bij de gemeenten en het waterschap en van de provinciale toezichthouders. Naast deze domeingesprekken moeten eindgesprekken met de gemeentesecretarissen en met de secretaris-directeur van het waterschap worden gepland. Naast deze actualiseringsafspraken zijn er reguliere overleggen die gepland moeten worden zoals die met IBT-coördinatoren van de Groninger medeoverheden, met de provinciale toezichthouders in een interne werkgroep en met de bestuurders voor het bestuurlijke klankbord (link Tafel van Groningen).

Managementondersteuning Regiodeal

Je werkt als Managementondersteuner voor de Regiodeal.
Dit is een functie voor 16 uur en in eerste instantie tot en met december 2024.

Team- en Management ondersteuner (algemeen)

Op verschillende plekken in de organisatie zijn we op zoek naar secretarieel team- en management ondersteuning. Waar je terecht komt, is afhankelijk of we een goede match kunnen maken tussen betreffende domein / team en jou. Het gaat hierbij om functies tussen 24 en 36 uren. In ieder geval voor een jaar, met kans op verlenging.

Flexibele inzetbare secretarieel ondersteuner
Binnen deze functie moet je erg houden van afwisseling, aangezien je elke keer ergens anders binnen de provincie Groningen ingezet kan worden voor korte klussen, vervanging ziekte en verlof.

Dit is een functie voor 28 tot 32 uren per week. In eerste instantie voor 1 jaar, maar met kans op verlenging.

Wat bieden wij?

Bij ons krijg je de ruimte om je werk in te richten zoals past bij jouw behoefte. Je krijgt de faciliteiten om thuis te werken, maar kunt ook op het provinciehuis werken. Hier ontmoet je jouw collega's en is in de pauze ruimte voor een (stads)wandeling, potje darten, poolen of voor sporten.

Daarnaast bieden wij:    

  • Per vacature zijn het aantal uren verschillend, wel overal de mogelijkheid om ATV uren op te bouwen;
  • Voor Teamondersteuning is het bruto maandsalaris tussen de €2.231,73 en €3.130,54 (functieschaal 6) en als Managementassistent verdien je een bruto maandsalaris tussen de € 2.448,23 en €3.439,83 (functieschaal 7) bij een volledig dienstverband van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
  • Arbeidsovereenkomst verschilt per vacature;
  • Bovenop jouw salaris ontvang je 22,37% Individueel KeuzeBudget;
  • Voor woon-werkverkeer een vergoeding van 75% voor de kosten van Openbaar Vervoer, óf een fietsvergoeding óf een bijdrage voor een leasefiets;
  • Vitaliteitsplan waarbij je een tegemoetkoming voor jouw sportabonnement kan krijgen.

Je ontvangt ook een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van  € 5000 in te zetten binnen 5 jaar. Hiermee kan je opleidingen of cursussen volgen of je duurzame inzetbaarheid bevorderen. 

Informatie

Wil je meer informatie over deze functie? Neem dan contact op met Agnes Lenstra, teamleider teams Secretariële ondersteuning, 06-15068133. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Wouter Coenders, 06-25762433 HRM-adviseur.

Kennismakingsmogelijkheden en sollicitatieprocedure

Door de hoeveelheid aan vacatures hebben we 3 koffiemomenten gepland om kennis te maken met de Teamleider Agnes Lenstra en een aantal collega's. Het is geen verplichting, maar vergroot wel je kans om daarna uit te worden genodigd voor een sollicitatiegesprek.

Om van tevoren op de hoogte te zijn van het aantal geïnteresseerden voor de koffiemomenten vragen we je om je aan te melden en een blok van 20 minuten te kiezen. Registreer je hier

Mocht je na het lezen van de vacatures al interesse hebben en geen mogelijkheid zien om naar de inloopochtenden te komen dan kan je direct solliciteren via Werken bij provincie Groningen Laat dan in je brief weten om welke functie het gaat.

Voor deze functie heb je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.

De provincie Groningen, jouw werkplek?

De provincie Groningen is een organisatie in beweging die volop werkt aan maatschappelijke opgaven zoals gaswinning, energietransitie, leefbaarheid en erfgoed. Onze organisatie wil toe naar een lerende, vernieuwende, toekomstbestendige organisatie. Een organisatie met oog en oor voor de samenleving, die integraal, strategisch en professioneel werkt en betrouwbaar is voor de omgeving. We zijn decentraal georganiseerd en ingedeeld in vier domeinen; uitvoering, beleid, bestuurszaken en ondersteuning.

Wij staan voor een diversiteitsbeleid dat gericht is op gelijke kansen voor iedereen; of het nu gaat om geslacht, leeftijd, etnische achtergrond, geaardheid en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Iedereen is welkom! In onze sollicitatieprocedures staat een evenwichtig personeelsbestand centraal.