Secretarieel medewerker (V/M)

Provincie Groningen is jouw werkplek

Jouw vak oefen je uit vanuit ons Provinciehuis, aan de voet van de Martinitoren in het hart van de stad Groningen. We werken met ruim 850 collega's aan de ontwikkeling van onze mooie provincie. Flexibel, samen en gedreven maken we ons hard voor stad en ommelanden.

Jouw team, de griffie bestaat op dit moment uit de statengriffier, vier statenadviseurs waaronder een communicatieadviseur en een managementassistente. De griffie is een ambitieuze club en wil ook in de toekomst gesteld staan voor haar taak. Daarom bezinnen we ons dit jaar op de griffie van de toekomst en welke ontwikkeling van het team daarbij het beste past. In dat kader wordt de griffie op dit moment tijdelijk uitgebreid met een secretarieel medewerker en zijn we opzoek naar jou!

Werken bij de statengriffie

In jouw rol als medewerker van de statengriffie ben je in dienst van Provinciale Staten (PS). Daarmee is de griffie een eigenstandige organisatie naast die van Gedeputeerde Staten (GS). De statengriffie opereert in een politiek gevoelig en zowel bestuurlijk als ambtelijk complex krachtveld en netwerk, waarin sprake is van (soms diepgaande en) wisselende belangentegenstellingen en verschillen van inzicht.

Wat is de rol van Griffie?
Het werk van de griffie kenmerkt zich door afwisseling van routine en verrassing. Er is een vast vergaderritme van de Staten en commissies, maar je weet nooit wat een vergadering brengt, wat dit aan voorbereiding vergt en hoelang de bijeenkomst duurt en welke werkzaamheden daar nog uit voortvloeien. De statengriffie bevindt zich midden in het politieke speelveld; de hectiek is soms groot en geen dag is hetzelfde. Binnen de griffie ben je een schakel tussen PS en GS en de ambtelijke organisatie, alsmede tussen PS en de samenleving. Daarnaast is de griffie verantwoordelijk voor het regisseren van de besluitvormingsprocessen binnen PS. De aard van het werk en de werkomgeving vraagt dan ook om een op elkaar ingespeeld team, dat zich flexibel opstelt in taakopvatting en werktijden. Hierbij wordt rekening gehouden met een goede werk/privé balans.  

Waarom hebben we jou nodig?

Het secretariaat van Statengriffie is op zoek naar een secretarieel medewerker. Als secretarieel medewerker ben je de spin in het web en verantwoordelijk voor uiteenlopende taken, zoals;

  • Eerstelijns vraagbaak via email en telefoon voor inwoners, provinciale collega's maar ook voor de statenleden, fractievertegenwoordigers en fractiemedewerkers;
  • Verwerken en afhandelen van alle digitale en andere post in systemen als iBabs en Kiwi; 
  • Voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten van de staten in afstemming met de griffiecollega's en de collega's van de catering, Facilitaire zaken, Notubiz, DB audio etc.;
  • Ontvangen en begeleiden van gasten van de staten, insprekers en gastsprekers;
  • Ad hoc activiteiten die gerelateerd zijn aan de staten(vergaderingen).

 Wat breng je mee?

Je bent proactief, energiek en communicatief vaardig. Er wordt van je verwacht dat je op drukke momenten het werk goed kan blijven overzien. Je werkt nauwkeurig en planmatig en je bent niet bang om je weloverwogen mening te geven. Je hebt talent om goed te luisteren en kritisch te denken. Verder:

  • Heb je een afgeronde MBO-4 opleiding in de richting van afdelingssecretaresse of managementondersteuning;
  • Heb je ruime werkervaring als secretarieel medewerker;
  • Heb je politieke kennis;
  • Ben je vaardig met diverse financiële en documentaire informatiesystemen en maak je systemen snel eigen;
  • Houd je van aanpakken en steek je graag je handen uit de mouwen als je werk ziet.

 Dit verdien jij

De provincie Groningen is ambitieus en kan het beste haar ambities verwezenlijken als haar medewerkers gedreven en betrokken zijn en dat ook blijven. Zo werken we optimaal samen aan en mooie provincie. Ontdek wat de provincie Groningen jou te bieden heeft:

  • Een werkweek van 28 - 40 uur per week, inclusief 2,8 - 4 uur opbouw ATV;
  • Een tijdelijke functie voor een jaar (eventueel op basis van detachering);
  • Een bruto voltijd maandsalaris tussen de € 2.134,29 en € 3.049,00 (functieschaal 7);
    Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
  • Een individueel Keuze Budget van 22,37% bovenop je salaris;
  • Een woon-werk vergoeding van 75% op je OV kosten.

 Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling vinden we op alle niveaus belangrijk. Ook jij als secretarieel medewerker krijgt de beschikking over een persoonlijk ontwikkel budget van € 5.000, - voor vijf jaar.

 Vragen?

Inhoudelijke vragen? Bel Alice Landman, managementassistente, op 050 316 4458

Vragen over de sollicitatieprocedure? Bel Iris Peeks, HR-adviseur, 06-51511974

 Goed om te weten

  • Solliciteren kan tot 12 april 2021 via deze link
  • Afhankelijk van de aantal geschikte reacties, zullen we bepalen hoe we de gesprekken vorm gaan geven. Dit kan zijn op basis van een speeddate of reguliere selectiegesprekken.
  • Voor deze functie heb je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.
  • Deze vacature is in- en extern gepubliceerd.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.