Heb je ervaring als directie- of bestuurssecretaresse of affiniteit  en lijkt het je een mooie uitdaging om je expertise in te zetten voor de Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân? Binnen team Toezicht en Ondersteuning kijken we uit naar een nieuwe collega die deze mooie en belangrijke rol wil komen vervullen.

Inhoud van de functie
Ynhâld fan de funksje

In deze uitdagende functie ga je (inhoudelijk) ondersteuning leveren als het gaat om werkzaamheden aan het maatschappelijk domein voor de gedeputeerde. We vinden het belangrijk dat je belangstelling hebt voor, en goed op de hoogte bent van, (actuele) bestuurlijke zaken en beleidspunten. Zodanig dat je de gedeputeerde goed kan ontzorgen. Aan de organisatie van het werk worden namelijk hoge eisen gesteld. Verwacht wordt dat het werk op een efficiënte wijze afgehandeld wordt en je bent daarbij de schakel/intermediair tussen de maatschappij (de mienskip), de interne organisatie en de bestuurder en stelt daarbij de prioriteiten.

Wat ga je doen
Wat giesto dwaan

In de functie werk je samen met andere collega's onder leiding van de teamleider Toezicht en Ondersteuning bij een provinciale bestuur instelling. Je wordt functioneel aangestuurd door de teamleider en ontvangt opdrachten van de gedeputeerde. Daarnaast neem je waar voor andere secretaresses van de andere gedeputeerden.

Je werkt veelal met digitale stukken en beoordeelt de urgentie van afspraken en neemt beslissingen ten aanzien van de agenda. Je werkt proactief, coördineert en bewaakt afspraken, activiteiten, voortgang en termijnen voor het tijdig leveren van stukken voor de gedeputeerde. Ook behandel je vele inkomende en uitgaande telefoontjes per dag en onderhoudt daartoe externe contacten op verschillende niveaus. Je verricht secretariële, administratieve en organisatorische taken uit voor de gedeputeerde. Deze werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agendaplanning en -beheer;
• Het organiseren van vergaderingen en diverse overleggen (incl. het maken van planningen, regelen van ruimtes (intern en extern) en de ondersteuning van vergaderingen/overleggen;
• Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten;
• Behandelen van inkomende en uitgaande (digitale) post en mail;
• Gegevensverzameling en -beheer rondom portefeuille-overleg met gedeputeerde;
• Aanspreekpunt en verwijsfunctie;
• Notuleren van diverse overleggen;
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en het doen van verbetervoorstellen;
• Je werkt samen met collega's bij de verdeling van gemeenschappelijke werkzaamheden en met de overige werkzaamheden zoals organiseren werkreizen en afscheidsrecepties etc.

Wat vragen wij
Wat freegje wy

Je hebt een energieke en representatieve uitstraling in combinatie met een zelfstandige en zeer proactieve en creatieve werkhouding. Je hebt een goed gevoel voor politiek bestuurlijke verhoudingen, je houdt van doorpakken en weet hierbij het overzicht te bewaken. Plannen, organiseren, improviseren en prioriteren zijn vaardigheden die jij uitstekend zelfstandig weet toe te passen. Je bent integer en beschikt over de competenties: klantgericht, accuratesse, nauwkeurig en zorgvuldig passen goed bij jou. Hiernaast heb je humor, durf je (opbouwend) tegengas te geven en ben je communicatief en sociaal vaardig (zowel in woord en geschrift). Verder:

• Minimaal een afgeronde relevante mbo+- of hbo-opleiding met moderne talen;
• Aantoonbare werkervaring als directie/bestuurssecretaresse;
• Gedegen kennis van Microsoft Office en bij voorkeur ervaring met IBabs.

Wat bieden wij
Wat biede wy

Een uitdagende en gewaarde baan binnen een enthousiast en gedreven team. Verder is er binnen provincie Fryslân veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Hiernaast krijg je:

• Salaris van minimaal € 2.754,89 en maximaal € 3.877,87 (schaal 8) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Boven op jouw salaris ontvang je 22% individueel keuzebudget. Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 5.000;
• Een jaarcontract met de mogelijkheid tot verlenging naar een vast dienstverband;
• Vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
• Een informele en persoonlijke werksfeer, met veel ruimte voor eigen inbreng, en doorgroeimogelijkheden.

Urenindicatie
Oerenyndikaasje

36 uur

Eventueel kan deze vacature ook worden ingevuld met twee parttime dienstverbanden. Dus heb je interesse in deze mooie rol, maar heb je minder uren per week beschikbaar? Dan nodigen we je ook van harte uit om te solliciteren.

Schaalindicatie
Skaalyndikaasje

Schaal 8

Startdatum
Startdatum

Zo spoedig mogelijk 

Einddatum
Eindatum

Geen

Reageren
Reagearje

Pas je in dit profiel en is je belangstelling gewekt? Dan ontvangen wij graag je CV uiterlijk 29 maart 2023 via de button ‘solliciteren’.
Meer informatie/ interesse
Mear ynformaasje/ Ynteresse

Hebben wij je enthousiast gemaakt, maar heb je inhoudelijk nog vragen? Neem dan contact op met Ümit Yasar-Zorlu, via 06-29661777. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact met Vera Abresch, corporate recruiter, via 06-29737834 of mail naar v.abresch@fryslan.frl.

Wurkje by de provinsje Fryslân betsjut wurkje by in grutte organisaasje. Mei as haaddoel: mei-inoar wurkje oan in moai en sterk Fryslân. Mei 750 kollega’s wurkje oan it bouwen fan in moai wen-, wurk- en libbensfermidden. De provinsje soarget der ûnder oare foar dat ús wegen begeanber bliuwe en dat wy genietsje kinne fan de Fryske natuer. Wy jouwe ek ûndernimmers kânsen en soargje derfoar dat de Fryske identiteit en kultuer behâlden bliuwe.

Wij zijn een tweetalige organisatie. Dat betekent dat je openstaat voor it Frysk, naast de Nederlandse taal. Passieve beheersing van de Friese taal dan wel de bereidheid om je dat eigen te maken zit in je bagage.