Secretaresse

Wij werken samen aan een mooi en sterk provincie Fryslân
Wy binne provinsje Fryslân. Wa bisto?

Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân

Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.

Als secretaresse kom je te werken bij de afdeling Bestuurszaken (vanaf 1 januari onderdeel van het team Advies en Ondersteuning). De afdeling Bestuurszaken is verantwoordelijk voor het optimaal ondersteunen van het bestuur en de directie van provincie Fryslân. De afdeling bestaat uit de teams Kwaliteit Openbaar Bestuur, Kabinet en Advies & Ondersteuning.

Een functie met impact
In funksje mei impact

Binnen de afdeling Bestuurszaken speel je als secretaresse een cruciale rol in het bevorderen van een effectief samenspel tussen overheden. Door het ondersteunen van bestuurlijke processen draag je bij aan de kwaliteit van het openbaar bestuur in Fryslân. Je faciliteert het oppakken van maatschappelijke opgaven en kansen, en bevordert draagvlak en participatie op alle niveaus. Hierdoor lever je een waardevolle bijdrage aan de realisatie van een krachtig en modern openbaar bestuur in de provincie, waar inwoners en de samenleving op kunnen vertrouwen.

Het werk in de praktijk
It wurk yn de praktyk

Als secretaresse ga je aan de slag binnen een dynamisch werkveld. Hiernaast ga jij je in deze veelzijdige rol onder andere bezighouden met de volgende werkzaamheden:

  • Je werkt nauw samen met het stafhoofd, de teammanager en de kabinetschef. Je beheert de agenda’s in overleg en doet suggesties voor het ordenen ervan;
  • Je stelt korte- en lange termijnplanning voor en zorgt voor afwikkeling ervan;
  • Je handelt verzoeken voor het inplannen van interne- en externe afspraken van afdelingsgenoten af, denkt hierin mee en komt eventueel met oplossingen;
  • Je schuift aan bij afdelingsoverleg, bereidt deze voor, maakt waar nodig notulen/actielijsten en jaagt de genomen acties aan;
  • Je bereidt de portefeuille overleggen voor, zorgt dat de stukken op de juiste manier en tijdig in het systeem zijn verwerkt en maakt de notulen;
  • Je organiseert vergaderingen, (afscheid) jubilea’s, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen. Je draait mee in het proces en regelt alle faciliteiten hieromtrent;
  • Je zet afgesproken acties in daden om, werkt in verbinding met andere secretariaten en zorgt gezamenlijk voor optimaal verloop van het proces;
    • Je beheert de agenda voor het secretariaat van de afdeling, handelt inkomende en uitgaande communicatie af, inclusief post, e-mails en telefoontjes;
    • Je regelt de afhandeling van facturen, ondersteunt bij het schrijven van opdrachten en aangaan van verplichtingen;
    • Je zorgt voor een gestroomlijnde (online) archivering.

Wie ben jij?
Wa bist do?

Door pensionering van onze huidige secretaresse kijken wij uit naar een enthousiaste collega met passie voor het vak. Jij bent een communicatief- en digitaal zeer vaardig en je bent een flexibel ingestelde professional. Met je open en accurate houding kun je snel en effectief werken en schakelen. Plannen en organiseren zitten in je DNA en je hebt (basis) kennis van ICT en archiveringssystemen. Ook durf je verantwoordelijkheid te nemen voor het optimaal verloop van processen binnen je eigen werk en de afdeling. Je bent wendbaar, kwaliteit staat bij jou voorop en je bent een collega op wie het team kan rekenen. Hiernaast breng je mee:

  • Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
  • Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie.

Binnen het team is er volop ruimte om deze functie verder invulling te geven. Dus ben je een ervaren ondersteuner? Heb je hands-on mentaliteit en heb je het werk al opgepakt voordat het je is gevraagd? Dan gaan we graag met jou in gesprek!

Wat bieden wij
Wat biede wy

Als je deze uitdagende rol op je neemt, kom je terecht in een enthousiast en gedreven team. Binnen provincie Fryslân besteden we ook veel aandacht aan persoonlijke ontwikkeling. Daarnaast bieden we jou:

  • Salaris van minimaal € 2.448,23 en maximaal € 3.439,83 (schaal 7) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
  • Boven op je salaris ontvang je 22% individueel keuzebudget. Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
  • Een persoonlijk opleidingsbudget van € 5.000;
  • Een jaarcontract voor 32-36 uur per week, met de mogelijkheid tot verlenging;
  • Vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
  • Een informele en persoonlijke werksfeer, met veel ruimte voor eigen inbreng, en goede doorgroeimogelijkheden.

Reageren
Reagearje

Pas je in dit profiel en is je belangstelling gewekt? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk zondag 10 december 2023 via https://bitly.ws/33Utt.

Meer informatie
Mear ynformaasje

Als je nog vragen hebt over deze functie kun je contact opnemen met Ümit Yasar Zorlu, teamleider Toezicht en Ondersteuning, via 06-29661777 of mail naar u.yasar-zorlu@fryslan.frl. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact met Vera Abresch, corporate recruiter, via 06-29737834 of mail naar v.abresch@fryslan.frl.


Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?