Managementassistent

prolander

Prolander werkt aan het landschap van Drenthe en Groningen 

Werken bij Prolander betekent werken aan een aantrekkelijk, waardevol en toekomstbestendig landelijk gebied. Met ruimte voor natuur, water(berging), recreatie en landbouw. Onze belangrijkste taak is realisatie van het Natuurnetwerk Nederland (NNN) in de provincies Drenthe en Groningen. Doel van dit netwerk is om natuurgebieden te versterken en te verbinden met elkaar en met het omringende agrarisch gebied. Dit doen we in vele projecten en altijd samen met bewoners, gebiedspartners, overheden en andere belanghebbenden. Als uitvoeringsorganisatie van beide provincies zorgen we ervoor dat het gebeurt, van ontwerp tot realisatie.

Binnen het team van Management Ondersteuning van Prolander zijn we op zoek naar een Managementassistent (0,6 fte; 24 uur per week; standplaats Assen).

Ben jij een Managementassistent die laat zien dat je vanuit de opdrachtgever denkt? Voel jij je als een vis in het water in een dynamische omgeving die betrouwbaarheid en flexibiliteit vraagt? Dan zoeken we jou!

Jouw functie
Als managementassistent ondersteun je vanuit Prolander enkele opdrachtgevers, te weten de programmamanager en enkele projectleiders.

De managementassistent houdt zich vooral met de volgende taken bezig:

  • Beheert de complexe agenda voor de programmamanager en enkele projectleiders en bepaalt zelfstandig de prioritering
  • Beheert mailbox en beoordeelt zelfstandig belang en urgentie van de binnen gekomen mails
  • Verwerken van post, informatie en van gegevens voor de projecten
  • Organiseert en bereidt overleggen voor, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij, attendeert programmamanager en projectleiders op bijzondere aandachtspunten, verzorgt de verslaglegging, bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken
  • Verzamelt en bewerkt beleid- en uitvoeringsinformatie en verleent maatwerkondersteuning
  • Fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en vervult hierin een bufferfunctie (verzorgt de eerste opvang, regelt afspraken, doorverwijzingen en dergelijke). 

Jouw Profiel

  • Je hebt MBO+ werk- en denkniveau
  • Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in soortgelijke functie
  •  Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken
  •  Je hebt een proactieve, klantgerichte en flexibele instelling
  •  Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden
  •  Je hebt een goede beheersing van het Microsoft Office pakket en de SharePoint omgeving

Jij bent
Een stevige persoonlijkheid met goede communicatieve vaardigheden. Je bent dienstverlenend, hebt aandacht voor je opdrachtgever en beschikt over een grote mate van inlevingsvermogen. Je kunt snel schakelen tussen diverse vragen en onderwerpen en je voelt je thuis in een dynamische soms drukke omgeving.

Je kunt goed anticiperen, je snapt de context en je weet wat de opdrachtgever van jou verwacht om hem/haar te ontlasten. Je onderhoudt contacten met derden over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken en om informatie uit te wisselen over de inhoud. Ook heb je contacten met in- en externe instanties om (algemeen inhoudelijk) toelichting te geven over bepaalde in behandeling zijnde onderwerpen.

Door je omgevingsbewustzijn van de bestuurlijke- en politieke context waarin Prolander zich bevindt, ben je in staat om signalen uit de omgeving op te pakken en deze signalen adequaat om te zetten naar acties. Bij de inrichting van gebieden spelen vele partijen een rol: overheden, maatschappelijke organisaties, ondernemers en inwoners, elk met hun eigen belangen. Prolander is de spil tussen deze partijen en ziet erop toe dat alle belangen worden meegenomen in de processen.

Jouw werkterrein
Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor een ordelijke werkomgeving van de programmamanager en voor de secretariële ondersteuning van de projectleiders op basis van interne administratieve werkafspraken en richtlijnen. Durf jij de ambities van Prolander proactief in gang te zetten?

Wij bieden
Werken bij Prolander betekent werken in een informele sfeer, met veel ruimte voor jouw expertise en creativiteit en aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Wij bieden in eerste instantie een overeenkomst aan voor één jaar die we, bij gebleken geschiktheid, ongewijzigde omstandigheden en een goede wederzijdse match, omzetten naar een dienstverband voor onbepaalde tijd. De functie is ingedeeld in de functie Realisator/Ondersteuner schaal 7. Naast goede secundaire arbeidsvoorwaarden bieden wij, afhankelijk van jouw ervaring, voor deze functie een salaris inclusief het Individueel Keuze Budget van maximaal € 44.773,-- bruto per jaar bij een 36-urige werkweek. Je wordt aangesteld bij de Gemeenschappelijke Regeling Prolander. Prolander hanteert dezelfde arbeidsvoorwaarden als de provincie Drenthe. Je standplaats is Assen. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Meer informatie?
Neem dan contact op met René Bultje, Manager Mens en Ontwikkeling, via telefoonnummer 06-52077790. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Kiki Slangen, HRM-adviseur, via telefoonnummer 0592-365555.

Geïnteresseerd?
Jouw sollicitatiebrief met curriculum vitae kun je sturen naar werkenbij@drenthe.nl
Jouw brief dient uiterlijk zondag 14 maart 2021 in ons bezit te zijn. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats op donderdagochtend 18 maart 2021.

Deze vacature wordt intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben medewerkers van Prolander en de provincies Groningen en Drenthe voorrang.

 Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.