Vind jij het leuk om mee te denken over ons informatiebeheer in de toekomst?

Wie zijn wij?

Als je in het landelijk gebied van Drenthe en Groningen loopt, fietst, vaart of rijdt, kom je Prolander al snel tegen. Onze belangrijkste taak is de realisatie van het Natuurnetwerk Nederland. Dit netwerk versterkt en verbindt belangrijke natuurgebieden met elkaar. Samen met onze gebiedspartners zoeken we naar oplossingen die bijdragen aan sterke natuur en perspectief voor de landbouw. Daarbij hebben we ook oog voor waterberging en recreatie. Zo werken we aan een groot maatschappelijk vraagstuk: hoe zorgen we voor een duurzame toekomst van het landelijk gebied?

Om deze toekomst mogelijk te maken, moet er achter de schermen heel wat gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan verwerven van gronden, advies over subsidies, ruimtelijk ontwerp, gezamenlijk opstellen van inrichtingsplannen en de daadwerkelijke inrichting van een gebied. Bij Prolander zorg je er samen met ruim 150 collega’s voor dat het gebeurt. Van ontwerp tot realisatie.

Jouw rol als medewerker informatiebeheer  

Als medewerker informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor de overzichtelijkheid en beschikbaarheid van de bedrijfsinformatie van Prolander. De beheertaken zien er als volgt uit: 

• Opstarten: Implementeren van effectief en efficiënt informatiebeheer, zowel m.b.t. bedrijfsvoeringsinformatie als projectinformatie, in het documentmanagementsysteem (SharePoint). Het opzetten, bewaken en borgen van afspraken met opdrachtgevers, collega's en/of projectteam. Instrueren van betrokkenen.
• Administreren en beheren: Ontvangen, registreren, distribueren en archiveren van geproduceerde en ontvangen informatie zodat het documentmanagementsysteem altijd up-to-date is. Je voert kwaliteitscontroles uit op de geregistreerde gegevens.
• Registratie: Bijhouden van een actuele en overzichtelijke registratie van de dossier- of documentstatus, -titels en -codering. Gebruik van metadata, trefwoorden en documentkenmerken.
• Archiveren: Samenstellen van opleverdossiers i.o.m. opdrachtgever en projectteam. Samenstellen van een definitief eindarchief in het documentmanagementsysteem met inachtneming van de wettelijke bepalingen.
• Voortgangsbewaking: Opstellen van planningen en het beheren van doorlooptijden, reactie- en acceptatietermijnen. Rapporteren aan betrokken medewerkers zodat de voortgang wordt bewaakt.
• Instrueren: Zorgdragen dat betrokkenen geïnstrueerd zijn over specifieke procedures en over het beheren van informatie in het documentmanagementsysteem. Melden en bespreken van afwijkingen van de werkwijze bij de betrokken medewerker.

Met wie ga je samenwerken?

Je komt in de vakgroep ICT terecht. In deze vakgroep werk je samen met de andere ICT’ers aan de ontwikkeling van jullie vakgebied en help en inspireer je elkaar door ervaringen te delen. Daarnaast werk je veel samen met alle andere collega’s binnen Prolander van Projectleiders tot de officemanager.

Jouw profiel

Je kan goed zelfstandig werken maar zoekt ook gericht de samenwerking op om te komen tot de beste oplossingen. Met jouw accuraatheid maak jij het verschil! Het is een functie waarin veel informatie op je afkomt maar dit is voor jou juist dé uitdaging.

• Minimaal MBO (niveau 4) werk- en denkniveau
• Minimaal 3 jaar ervaring als informatiebeheerder
• Diploma Leergang Informatiebeheerder (LI) of gelijkwaardig is een must
• Ervaring met het gebruik van Office 365 en Sharepoint is een pré
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pré
• Communicatieve vaardigheden en analytisch vermogen
• Oplossingsgerichte en pragmatische instelling

Wanneer ben je succesvol in deze functie?

Als je de organisatie helpt met een archief dat aan de wettelijke eisen voldoet, dat dus de documenten makkelijk vindbaar zijn voor je collega’s.

Wat bieden we jou?

• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar met zicht op een vast dienstverband;
• Salaris dat afhankelijk van je kennis en ervaring maximaal € 3.877,87 (functieschaal 8) bedraagt bij een fulltime dienstverband;
• Individueel keuze budget van ongeveer 23% van je bruto maandsalaris;
• Teammanagers Mens en Ontwikkeling die er speciaal zijn voor jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling;
• Persoonlijke ontwikkelingsbudget van € 5.000,-- per vijf jaar;
• Elk seizoen een Prolanderdag!

Je wordt aangesteld bij de Gemeenschappelijk Regeling Prolander. Prolander hanteert dezelfde arbeidsvoorwaarden als de provincies Drenthe en Groningen.

Vragen of opmerkingen?

Wil je meer informatie over de inhoud van de functie dan kun je contact opnemen met Ronald Heersink, teammanager: 06 29 64 99 91. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Erwin Bartelds, Assistent-Teammanager, 06 52 40 11 55.

Enthousiast?

Jouw sollicitatiebrief met cv kun je sturen naar solliciteerbij@prolander.nl. Jouw brief dient uiterlijk 2 april 2023 in ons bezit te zijn. Op 11 april 2023 staan de sollicitatiegesprekken gepland.