Directieondersteuner

Het Hogeland is een Noord-Groninger gemeente die groeit. Waar ruimte is voor pioniers en frisdenkers om samen verder te bouwen aan de organisatie. Wij richten ons op ruimte voor inwoners en hun initiatieven. Daarin zijn samenwerking en maatwerk vanzelfsprekend.

Ben jij de directieondersteuner die graag mag ontzorgen en organiseren en wil je graag werken in een politiek/bestuurlijke omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij misschien wel op zoek naar jou!

De gemeente Het Hogeland is op zoek naar een ervaren

Directieondersteuner – schaal 8 – 24 uur per week

(Medewerker administratief & secretarieel I)

Team Assistentenpool

De directieondersteuner is werkzaam in het team Assistentenpool. Als directieondersteuner ga je werken voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het Directieteam (DT). Het DT bestaat naast de gemeentesecretaris/algemeen directeur uit nog twee directeuren, die worden ondersteunt door de directie-assistenten, en de concerncontroller. Ook de bestuurs- en directieassistenten, de project- en teamassistenten en de projectmedewerkers maken onderdeel uit van het team Assistentenpool. Een team dat bestaat uit collega’s met veel organisatietalent en een flinke dosis rust en overzicht. Ze zijn gewend om te werken in een hectische omgeving. Het zijn organisatoren en regelaars, mensen die er plezier in hebben een bijdrage te leveren aan het werk en de rust van anderen. En dat is precies wat het werk zo leuk maakt. Het team heeft als thuisbasis Winsum maar voor deze functie kan je aanwezigheid soms ook op een van de andere locaties gewenst/noodzakelijk zijn.

Dit ga je doen

  • Je bent de rechterhand van de gemeentesecretaris; je ondersteunt en ontzorgt hem.
  • Je biedt complexe inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan de gemeentesecretaris en het DT. Dit betekent dat je werkzaamheden zich bevinden op een breed werkterrein..
  • Je verzorgt het afvangen van telefoon- en emailverkeer van de gemeentesecretaris.
  • Je organiseert bijeenkomsten met teamleiders, strategisch adviseurs en anderen.
  • Je maakt en bewaakt de jaarplanning van het DT.
  • Je draagt zorg voor de voorbereiding, de actielijsten en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten van het DT op de woensdag.
  • Je organiseert de stukkenstroom voor het DT en bewaakt en verzorgt het proces omtrent voortgang en afhandeling van de DT-vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Je verzorgt de communicatie over de door het DT genomen besluiten met de rest van de organisatie.
  • Je levert een bijdrage aan de monitoring van diverse dossiers van zowel de gemeentesecretaris als het DT.
  • Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen.
  • Je stelt richtlijnen, protocollen en procedures op voor het de werkwijze van het DT en bewaakt de administratieve organisatie ervan.
  • Je organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda’s.
  • Je verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken.
  • Je draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen.

Jouw talenten

In een dynamische omgeving zorg jij ervoor dat onze gemeentesecretaris en het DT nog sneller en efficiënter kunnen functioneren. In jouw rol ben je een belangrijke schakel tussen de directie, het bestuur, de organisatie en de raad. Dit vraagt van je dat je vernieuwend, pro-actief, creatief en ‘eigenstandig’ in denken en doen bent. Je kunt en durft nieuwe wegen te bewandelen. Prettig communiceren, mondeling en schriftelijk, is jouw tweede natuur. Verder kun je uitstekend organiseren en je bent gewend om met vertrouwelijke gegevens om te gaan. Omdat je gaat werken voor de gemeentesecretaris maar ook ondersteuner bent voor het DT verwachten we van je dat je snel kunt schakelen en flexibel bent. Je bent handig in het werken met digitale systemen als Join en Ibabs. Recente ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré. Omdat de DT-vergaderingen op de woensdag plaatsvinden is dit een dag waarop je in ieder geval beschikbaar/aanwezig moet zijn.

Wat wij jou bieden

Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, een dynamische werkomgeving, korte lijnen en een prettige werksfeer Je krijgt in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Als jij en wij aan het eind van dat jaar vinden dat we goed bij elkaar passen, en de omstandigheden zijn ongewijzigd, kan dat leiden tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De functie is voorlopig gewaardeerd in schaal 8. Je salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en ligt tussen minimaal € 2.484 en maximaal € 3.591 op basis van een 36-urige werkweek. Daarnaast krijg je een flexibel arbeidsvoorwaardenbudget van 17,05% bovenop je brutosalaris.

Belangstelling of meer informatie?

Je kunt reageren tot en met 26 juni 2022. Solliciteren kan via via de website van de gemeente Het Hogeland. Wil je eerst meer informatie? Neem dan contact op met teamleider/coach Jeanet Korringa. Zij is bereikbaar op telefoonnummer 06-10 31 72 56.

De gesprekken staan gepland voor maandagmiddag 4 juli 2022 in het gemeentehuis in Winsum.

De functie wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne medewerker voorrang.

We zien je sollicitatie graag tegemoet. Bij ons is iedereen welkom, wij gaan voor energie en werkgeluk!!

Ruimte!

Ruimte is de kern van de ambitie van de gemeente Het Hogeland. Spreekt ruimte je aan? Je leest er meer over op: http://www.hethogeland.nl/ruimte.