Directie- en bestuursassistent

Het Hogeland is een Noord-Groninger gemeente die groeit. Waar ruimte is voor pioniers en frisdenkers om samen verder te bouwen aan de organisatie. Wij richten ons op ruimte voor inwoners en hun initiatieven. Daarin zijn samenwerking en maatwerk vanzelfsprekend.

Omdat een van onze collega’s een nieuwe uitdaging in onze organisatie heeft gevonden zijn wij zijn op zoek naar een collega die flexibel is en uitstekend kan organiseren en het ontzorgen in de genen heeft. De gemeente Het Hogeland is op zoek naar een ervaren

 

Directie- en bestuursassistent – schaal 7 – 32 tot 36 uur per week

(Medewerker administratief & secretarieel II)

 

Team Assistentenpool

De directie- en bestuursassistenten zijn werkzaam in het team Assistentenpool. Ook de directieondersteuner, project- en teamassistenten en projectmedewerkers maken onderdeel uit van dit team. Het team bestaat uit collega’s met veel organisatietalent en een flinke dosis rust en overzicht. Ze zijn gewend om te werken in een hectische omgeving. Het zijn organisatoren en regelaars, mensen die er plezier in hebben een bijdrage te leveren aan het werk en de rust van anderen. En dat is precies wat het werk zo leuk maakt. Het team heeft als thuisbasis Winsum maar voor deze functie kan je aanwezigheid soms ook op een van de andere locaties gewenst/noodzakelijk zijn.

Jouw talenten

Als directie- en bestuursassistent ben je – samen met je collega’s – verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de leden van het college van B & W (het bestuur) en directie. De collega die we zoeken zal met name werken voor de burgemeester. Naast je (ruime) ervaring met het werken in een politieke omgeving, beschik je over een flinke dosis doorzettingsvermogen. Je bent vernieuwend, pro-actief, creatief en ‘eigenstandig’ in denken en doen. Je kunt en durft nieuwe wegen te bewandelen. Prettig communiceren, mondeling en schriftelijk, is jouw tweede natuur. Verder kun je uitstekend organiseren en ben je gewend om met vertrouwelijke gegevens om te gaan. Daarnaast heb je kennis van administratieve processen en procedures. Je bent handig in het werken met digitale systemen zoals Join en Ibabs. In een vaak hectische omgeving voel jij je als een vis in het water.

 

Dit ga je doen

  • Je ondersteunt en ontzorgt de burgemeester en samen met je collega’s zorg je ook voor een optimale dienstverlening aan de andere collegeleden en/of directieleden.
  • Je draagt zorg voor het organiseren van bijeenkomsten, de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda’s.
  • Je behandelt e-mails, de post en de inkomende (soms lastige) telefoongesprekken.
  • Soms ben je gastvrouw en ontvang en begeleid je bezoekers en delegaties en ondersteun je bij de organisatie hiervan.
  • Je biedt complexe inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning.
  • Je draagt zorg voor de voorbereiding, de actielijsten en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Je organiseert de stukkenstroom en bewaakt en verzorgt het proces omtrent voortgang en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen.
  • Je draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen.
  • Je draagt samen met je collega’s zorg voor kabinetszaken en andere representatieve taken.
  • Je houdt zicht op de afspraken en checkt de volledigheid van de stukken voor de overleggen.

Wat wij jou bieden

Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, een dynamische werkomgeving met korte lijnen en een prettige werksfeer. Je krijgt in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Als jij en wij aan het eind van dat jaar vinden dat we goed bij elkaar passen, en de omstandigheden zijn ongewijzigd, kan dat leiden tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De functie is gewaardeerd in schaal 7. Je salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en ligt tussen minimaal € 2.170 en maximaal € 3.176 op basis van een 36-urige werkweek. Daarnaast krijg je een flexibel arbeidsvoorwaardenbudget van 17,05% (het IKB) bovenop je brutosalaris.

Belangstelling of meer informatie?

Hebben we je belangstelling gewekt? Je kunt reageren tot en met 10 augustus 2021. Solliciteren kan via de website van de gemeente Het Hogeland. Wil je eerst meer informatie? Neem dan contact op met teamleider/coach Jeanet Korringa. Zij is bereikbaar op telefoonnummer 06-10 31 72 56.

De gesprekken staan gepland voor vrijdagmorgen 13 augustus 2021.

De functie wordt gelijktijdig in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid heeft de medewerker van de gemeente Het Hogeland voorrang.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Ruimte!

Ruimte is de kern van de ambitie van de nieuwe gemeente Het Hogeland. Spreekt ruimte je aan? Je leest er meer over in de Visie Ruimte!