Enthousiaste administratieve & secretariële ondersteuner

Structureel | 36 uur per week

 

Ben jij een enthousiaste en ervaren ondersteuner die graag in een dynamische omgeving werkt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Stadsbeheer is een directie die zich dagelijks, met ca. 700 mannen en vrouwen, inzet om de openbare ruimte in de stad Groningen, Haren en Ten Boer schoon, heel en veilig te houden. Afvalinzameling, circulariteit, evenementen, gladheidsbestrijding, materieel, plaagdieren, bomenonderhoud, verlichting. Dit is maar een kleine greep uit de zaken waar de directie Stadsbeheer zich mee bezig houdt.

Voor de afdeling Techniek & Natuur zijn wij op zoek naar een administratieve & secretariële ondersteuner, die de afdeling ondersteunt in de dagelijkse werkzaamheden. Het betreft een nieuw in te vullen functie.

Ben jij op je plek in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Heb je gevoel voor humor en een ruime administratieve en/of secretariële ervaring? Dan zien we jou graag in ons team!

 

Jij

  • floreert in een hectische omgeving en weet goed om te gaan met onverwachte situaties;
  • bent nieuwsgierig en je wilt graag weten wat er speelt. Je ziet verbanden over de afdelingsgrenzen heen en weet deze te verbinden;
  • werkt zelfstandig, maar functioneert ook goed binnen een team;
  • bent goed in het stellen van prioriteiten. Je bent in staat overzicht te houden, op het juiste moment een stapje harder te lopen of juist op de rem te trappen. Daarbij houd je je hoofd koel.

 

Belangrijkste taken

  • verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van technisch specialisten;
  • verzorgt correspondentie voor de afdeling en handelt meldingen openbare ruimte af;
  • reageert proactief op onverwachte zaken;
  • maakt besluitenoverzichten en actielijsten van vergaderingen;
  • organiseert bewonersbijeenkomsten;
  • ondersteunen bij kleine projecten;
  • draagt zorg voor het opstellen van opdrachtbrieven;
  • contactpersoon voor klachtenfunctionaris en afstemming met technisch specialisten;
  • bewaakt kwaliteit en het overzicht van de administraties;
  • urenadministraties voor collega’s in de buitendienst;
  • bijhouden Arbo platforms zoals werkplekinspecties, toolboxen.

 

Plek in de organisatie

Binnen de afdeling Techniek & Natuur zijn zo’n 100 medewerkers werkzaam met een grote diversiteit aan werkzaamheden. Dagelijks zijn wij bezig om het beheer van de openbare zo optimaal mogelijk uit te voeren. Denk hierbij o.a. aan speelvoorzieningen, wegen, riolering en water, kunstwerken, openbare verlichting en verkeersregelinstallaties,  groen & bomen en de afdeling Natuur-en duurzaamheidseducatie (NDE). Deze teams worden door 3 teamleiders aangestuurd. Je werkt ondersteunend aan de technisch specialisten en wordt aangestuurd door de afdelingsmanager.

 

Wij vragen 

  • een mbo-niveau 3 /4, bij voorkeur van een secretariële opleiding;
  • minimaal twee jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • Uutstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
  • ruime ervaring met de programma’s van Microsoft Office (Word, Outlook, MS Teams, Excel, Powerpoint), YouForce, DaFinci is een pré;
  • teamplayer, klantvriendelijk, collegiaal, flexibel, stressbestendig, nieuwsgierig én gevoel voor humor;
  • denkt en handelt proactief;
  • affiniteit met het werkgebied van Stadsbeheer.

 

Gedragscompetenties

  • samenwerkingsgericht en organisatiesensitief;
  • flexibel in denken en handelen;
  • resultaatgericht en snel kunnen schakelen;
  • zakelijk, ondernemend, proactief, nieuwsgierig;
  • accuraat;
  • integer in het omgaan met het vertrouwelijke karakter van de werkzaamheden.

 

Wij bieden

  • een salaris, afhankelijk van jouw achtergrond, van maximaal € 3.018 bruto per maand op basis van een 36 uur per week schaal 6. De functie is voorlopig HR 21 ingeschaald in de functie medewerker administratief en secretarieel III;
  • je kunt ervoor kiezen om ADV-uren op te bouwen;
  • naast dit salaris bouw je elke maand nog eens 17,05% van je salaris extra op; ons zogeheten Individueel Keuze Budget. Dit budget is opgebouwd uit je vakantiegeld, eindejaarsuitkering, een levensloopbijdrage en een aantal bovenwettelijk verlofuren. Jij kiest of je dit wilt sparen, of dat je dit elke maand bij je salaris wil. Je kunt er ook extra verlofuren mee kopen;
  • een leven lang ontwikkelen vinden wij heel normaal;
  • een telefoon en een iPad of laptop in bruikleen;
  • de mogelijkheid om thuis te werken. In dat geval faciliteren wij voor jou voorzieningen die dit verantwoord maken, denk aan een bureaustoel of extra beeldscherm;
  • we hebben een actieve jongeren vereniging voor ambtenaren tot en met 35 jaar en uiteraard een personeelsvereniging.

 

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kun je contact opnemen met Arjan Tonnis, manager Techniek & Natuur, via telefoonnummer 06-55465034.

 

Reageren

Je kunt uitsluitend reageren via het digitale sollicitatieformulier via de button ‘solliciteren’. Solliciteren kan tot en met 9 augustus 2022. Meteen na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild. Het kan voorkomen, dat correspondentie van de gemeente Groningen met betrekking tot deze vacature in je ‘ongewenste items’ (SPAM-box) terecht komt. Check je SPAM-box daarom regelmatig!

 

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern geworven, waarbij voorrangs- en interne kandidaten van de gemeente Groningen voorrang hebben.

 

Interne medewerkers zijn: medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde en bepaalde tijd bij de gemeente Groningen; (oud-) werknemers die op basis van de Cao gemeenten een uitkering ontvangen van de gemeente (hoofdstuk 7, 9 en 10 CAO gemeenten); deelnemers van de kansenpool diversiteit, medewerkers met een werkervaringsplaats, re-integratiebaan of een maatschappelijke baan, werkzaam binnen de gemeente Groningen; WSW-medewerkers; trainees (na een halfjaar werkzaam te zijn bij de gemeente Groningen); medewerkers <30 jaar werkzaam in een werkleerbaan (na een half jaar werkzaam te zijn bij de gemeente Groningen); uitzendkrachten werkzaam bij de gemeente Groningen.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.       

Solliciteer