Officemanager projecten

Structureel | 1 fte

Kun je het overzicht goed bewaren? Ben je pragmatisch ingesteld en werk je graag in een bijzondere omgeving waar je iedere dag weer andere mensen tegenkomt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

SPOT Groningen biedt podia in de Stadsschouwburg en de Oosterpoort. Hier treden artiesten uit binnen- en buitenland op en worden er evenementen georganiseerd. Bij SPOT Groningen staat de bezoeker in het middelpunt. In verband met de toekomstige nieuwbouw is er in ons team van 2 personen plaats voor uitbreiding.  We zoeken een officemanager projecten. Het gaat hier voornamelijk om projecten op het gebied van Facilitaire Zaken zoals verbouwingen, vervangingsonderhoud, inkoopprocedures, (her)-inrichting en het financieel beheer hiervan. De werkzaamheden zullen voornamelijk plaatsvinden in de Oosterpoort, maar het kan ook voorkomen dat er werkzaamheden verricht moeten worden in de Stadsschouwburg.

 

Jij

  • realiseert, in samenspraak met de opdrachtgever complexe processen zoals hierboven omschreven; werkt zelfstandig hier in;
  • coördineert binnen het taakveld de afstemming van de werkzaamheden in de keten, zowel in- als extern en zorgt voor een soepel verloop daarvan;
  • bereidt vanuit de disciplines binnen Facilitaire Zaken en Podiumtechniek de onderdelen voor bij de opstelling van projectplannen;
  • vervangt indien nodig de projectleider;
  • initieert overleggen ten behoeve van jaarplannen op het gebied van onderhoud en beheer en uitputting van de budgetten en organiseert de juiste personen hierbij;
  • voert het beveiligingsbeheer van gebouwen en terreinen uit, inclusief toegangscontrole, sluitplannen, brandveiligheid en bewaking;
  • genereert informatie, analyseert en rapporteert met betrekking tot beveiligingsaspecten;
  • bent verantwoordelijk voor een doelmatige en correcte uitvoering van ondersteunende werkzaamheden. Realiseert een optimale afstemming van werkzaamheden binnen de kaders van het project;
  • voert regie op de uitvoering van de taken van de technische dienst en andere uitvoerenden;
  • werkt samen met de collega projectmanager en gebouwenbeheerders;
  • bent verantwoordelijk voor het actueel houden van diverse meerjaren onderhouds- en investeringsplannen;
  • rapporteert en adviseert over de financiële uitputting van budgetten in dit kader.

  

Plek in de organisatie

SPOT Groningen organiseert (pré en post corona) ruim 700 voorstellingen, concerten, festivals en zakelijke events voor ruim 300.000 bezoekers. We hebben twee eigen locaties, De Oosterpoort en de Stadsschouwburg Groningen. Daarnaast organiseren we events op locaties in de stad en provincie, variërend van kerken tot op de Drafbaan. SPOT is een dynamische organisatie met 70 fte en een grote flexibele schil. De functie van officemanager projecten valt onder het team Facilitaire Zaken van de afdeling Facilitaire Zaken en Podiumtechniek, één van de 5 afdelingen van SPOT. Bij het team Facilitaire Zaken zijn ongeveer 12 medewerkers werkzaam.

 

Wij vragen

  • HBO werk en denkniveau;
  • technisch inzicht;
  • ruime, aantoonbare ervaring met soortgelijke werkzaamheden;
  • in het bezit van een rijbewijs B (E);
  • bij voorkeur in bezit van BHV (of bereidheid dit te halen);
  • aantoonbare affiniteit met rekenmodellen en meerjarenplannen (MIJOP).

  

Competenties

Communiceren | In een hectische en dynamische omgeving zoals bij SPOT is goede communicatie over de uit te voeren werkzaamheden voorwaarde voor een succesvol resultaat. Je hebt veel contact met verschillende partijen: bezoekers, collega’s en artiesten.

Klantgerichtheid | In deze functie is het van groot belang dat je oog hebt voor zowel de externe als de interne klanten en dat je dienstverlening aansluit bij de vragen die gesteld worden. Je denkt in oplossingen in plaats van problemen en probeert waar nodig door creatieve oplossingen je doel te bereiken.

Plannen en organiseren | In deze functie is het plannen en organiseren van werkzaamheden een belangrijk onderdeel. Je moet oog hebben voor een goede indeling en verdelingen van medewerkers en taken. We zoeken iemand met een vooruitziende blik in combinatie met het in kunnen spelen waar nodig op zaken die toch net weer anders lopen.

Samenwerken | Vaak werk je in nauwe samenwerking met de andere officemanager, de technische dienst en de huismeester om er voor te zorgen dat de gebruikers van De Oosterpoort zich welkom voelen en de zaken goed geregeld zijn.

 

Wij bieden

De functie is indicatief gewaardeerd in schaal 9 en zal nog definitief worden ingedeeld in HR21. Afhankelijk van opleiding en ervaring kan vooralsnog inschaling plaatsvinden tot een maximum bedrag van bruto € 4.048,00 per maand volgens CAO gemeenten (fulltime salarisnorm d.d. 1 oktober 2020).

 

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kun je contact opnemen met Henk Doesburg, Hoofd Podiumtechniek & Facilitaire Zaken, via telefoonnummer 06-53815589 (ma-do 08.00-17.00).

 

Reageren

Je kunt uitsluitend reageren via het digitale sollicitatieformulier via de button ‘solliciteren’. Solliciteren kan tot en met 30 juli 2021. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 33. Meteen na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

 

Het kan voorkomen, dat correspondentie van de gemeente Groningen met betrekking tot deze vacature in je ‘ongewenste items’ (SPAM-box) terecht komt. Check je SPAM-box daarom regelmatig!

 

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern geworven waarbij, voorrangs- en interne kandidaten van de gemeente Groningen voorrang hebben.


Interne medewerkers zijn: medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde en bepaalde tijd bij de gemeente Groningen; (oud-) werknemers die op basis van de Cao gemeenten een uitkering ontvangen van de gemeente (hoofdstuk 7, 9 en 10 Cao gemeenten); kandidaten uit de allochtonenpool; medewerkers met een werkervaringsplaats, re-integratiebaan of een maatschappelijke baan, werkzaam binnen de gemeente Groningen; WSW-medewerkers; trainees en uitzendkrachten (na een halfjaar werkzaam te zijn bij de gemeente Groningen); medewerkers <30 jaar werkzaam in een werkleerbaan (na een half jaar werkzaam te zijn bij de gemeente Groningen).

 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.                                          

Solliciteer