Administratieve ondersteuner

“Het belangrijkste in communicatie is te horen wat niet gezegd wordt”

De gemeente Emmen is voor het cluster Begraven van het team Specialisten Openbaar Gebied (SOR) op zoek naar een

Administratieve ondersteuner (36 uur per week)

 

Vacaturenummer: 21.010

 

Wat ga je doen?

  • het onderhouden van contact met nabestaanden, steenhouwers, uitvaartbegeleiders en andere belanghebbenden in overleg met de coördinator begraven;
  • het digitaliseren van de begraafplaatsenadministratie in Key2 begraven.
  • zorgen voor het aan-/en overschrijven van rechthebbenden;
  • het plannen van de begrafenissen en de bijzettingen in nauw overleg met de (assistent)beheerders;
  • controleren en verwerken van de aanvragen vergunningen voor grafmonumenten
  • zorgen voor de uitgiftebewijzen van graven en urn-ruimte;
  • het tijdig, volledig en juist bijwerken van de financiële administratie in samenwerking met de coördinator begraven;
  • het opstellen van brieven, beheren van de web-agenda en de begraafplaatsagenda in Outlook;
  • het notuleren van interne overleggen en het bouwoverleg met de aannemer onderhoud groen begraafplaatsen.

Kenmerkend aan jou

Je bent in staat om het administratieve proces/de begraafplaatsenadministratie kritisch door te lichten en daar waar nodig aanpassingen door te voeren. Je pakt informatie snel op en je kunt dit zelfstandig uitvoeren. Je houdt ervan om collega’s te benaderen en zoekt bewust de samenwerking op. Je bent communicatief sterk (zowel mondeling als schriftelijk). Je beschikt over een flexibele en klantgerichte instelling. Je gaat nauwkeurig te werk en bent je hierbij bewust van de gestelde eisen, normen en prioriteiten die binnen de organisatie gelden en handelt hier ook naar. Daarnaast ben je integer en neem je je verantwoordelijkheid in je werkzaamheden.

Wat verwachten we van jou?

Je beschikt minimaal over een relevante mbo-opleiding aangevuld met voldoende opgedane kennis in een administratieve functie. Kennis van de Wet op de Lijkbezorging en de gemeentelijke verordening is een pré. Het werken in digitale systemen is voor jou geen probleem en maak je je snel eigen (o.a. medewerkersportaal, Key2 begraven).

Wat bieden we jou?

Een leuke functie, met ruimte en verantwoordelijkheid in een uitvoerend team. Het aan de functie verbonden salaris bedraagt tussen de € 1.934,00 en € 2.904,00 bruto per maand (functieschaal 6) bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van jouw ervaring, opleiding en deskundigheid. Daarnaast ontvang je een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% (bruto) over je salaris, dat je naar eigen voorkeur kan besteden.

  

Het team

Specialisten openbaar Gebied (SOR) bestaat uit de clusters: Riool, Begraven en Toezicht (o.a. Area en Emco). De clusters zijn technisch georiënteerd, die vaak gericht is op het heden, maar met steeds meer aandacht voor planning en administratieve vastlegging. Team SOR werkt intensief samen met de teams BOR en USB. Het team SOR is een team dat werkt voor, door en met inwoners (Erkende Overlegpartners), andere teams en is nauw betrokken bij het bestuur. Een goede interne en externe communicatie (transparant) is daarom van groot belang.

Het cluster Begraven is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen in de gemeente Emmen. Het cluster bestaat uit een coördinator, 2 beheerders en 6 assistent-beheerders en een administratieve ondersteuner.

 

Wil je meer informatie over de functie?

Neem dan contact op met Ron Struijk (teamleider SOR) via het algemene telefoonnummer van de gemeente Emmen: 14 0591.

Solliciteren

Ben je enthousiast over deze functie? Stuur dan je brief en curriculum vitae vóór 12 maart

via https://vacatures.vooruitindrenthe.nl. Je kunt je brief richten aan Ron Struijk o.v.v. 21.010.

De sollicitatiegesprekken staan gepland op maandagochtend 22 maart 2021.

Selectieprocedure

Deze vacature staat open voor zowel interne medewerkers als externe kandidaten, waarbij de interne medewerkers voorrang krijgen volgens de daarvoor geldende selectieprocedure.