Functie omschrijving

Ontzorg jij het management van ICT? Doen waar je goed in bent, samenwerken met enthousiaste collega’s en volop ruimte om initiatief te nemen. Bij de directie ICT van DUO zoeken wij een managementondersteuner die hier blij van wordt en die de behoeften van het management goed aanvoelt en hierop proactief inspeelt.

Beschrijving werkzaamheden
Als managementondersteuner bij ICT ben je de spin in het web van een diverse en dynamische directie. Het is nooit saai en soms moet je snel moet schakelen. Flexibiliteit is dan ook een vereiste. Samen met de collega managementondersteuners verzorg je het secretariaat voor het management van ICT. Je beheert de agenda’s van de manager(s), plant en bewaakt overleggen zowel in Outlook als via MS Teams. Je organiseert vergaderingen en besprekingen, bereidt ze voor en verzamelt stukken, controleert en legt gegevens vast. De stukken voor vergaderingen en overleggen distribueer je via de mail en zet je in iBabs zodat deze beschikbaar zijn ten tijde van de overleggen.

Je handelt binnenkomende mail en telefoongesprekken af en beoordeelt de inhoud hiervan. Het inschatten en beoordelen van de prioriteit en gevoeligheid van afspraken, telefoon, (post) en mail is een belangrijk onderdeel van jouw takenpakket.

Je houdt overzicht in de acties die bij jou liggen en pakt zaken pro actief en zelfstandig op. Je werkt voor en samen met de manager (MT) die je ondersteunt en samen met je collega’s van het secretariaat. Vanuit een gezamenlijke mailbox pak jij samen met je collega’s allerhande ICT brede ondersteuningstaken op. Samen met je collega’s van het secretariaat ontzorg je de managers en de MT’s wat betreft agenda beheer, het organiseren van bijeenkomsten en het verzamelen en distribueren van vergaderstukken.

We zoeken een allround ervaren management ondersteuner voor deze vacature, in verband met de uitstroom van een ervaren collega en de samenstelling van het team.
Samen met je collega’s van het secretariaat mag je meedenken in de ontwikkeling van het team en een nieuw te vormen stafteam binnen de afdeling ICT. Binnen dat team werken meerdere ondersteunende en advies functionarissen, met een ICT brede opdracht, samen.

Functie-eisen

• Je hebt mbo-niveau en hebt een opleiding gevolgd in de richting van managementondersteuning, (directie)secretariaat of managementassistent.
• Je hebt minimaal 5 jaar werk ervaring als Managementassistent.
• Je kunt goed werken in een politiek-gevoelige en complexe dynamische omgeving.
• Je hebt een goede beheersing van de Windows-gestuurde Microsoft Officeprogramma’s zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint.
• Je hebt kennis van en ervaring met SAP, SAP/Fiori, iBabs, MS Teams en WebEx.
• Je hebt talent voor regelen en organiseren en kunt snel schakelen in  wisselende omstandigheden.
• Je kunt het management ontzorgen, bent integer, accuraat en resultaatgericht.
• Je kunt goed samenwerken, bent zelfstandig en toont initiatief en bent pro actief.

Arbeidsvoorwaarden

Salaris: €2693,- tot €3477,- bruto per maand
Dienstverband: Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Uren per week: 32 tot 36 uur per week

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Ook bieden we je de mogelijkheid om Hemelvaartsdag en/of 2de pinksterdag in te ruilen voor een andere voor jou belangrijke feestdag. Hierover maak je afspraken met jouw leidinggevende.

Bijzonderheden

• Rijksmedewerkers hebben voorrang in de sollicitatieprocedure.
• Neem voor meer informatie contact op met Elly Hut (manager) op 06 29072152 of Sieta Houtman op 06-21820263 (management ondersteuner ICT).
• Interesse in deze functie? Mail dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu). Klik hier om te solliciteren.
• Je kunt reageren t/m 31 maart 2023. De gesprekken zullen op een nog nader te bepalen datum, wellicht online via Teams, plaatsvinden.
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat
• mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal.

Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.

Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.

ICT

DUO is constant in beweging. Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is dé uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid voor het onderwijs. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens. Wij maken leven lang leren mogelijk. Dat doen wij niet alleen, maar samen met onze partners. Zo maken we samen onderwijs en ontwikkeling mogelijk.

De directie ICT zorgt voor de ontwikkeling en het beheer van ICT-diensten en -producten die het primaire proces van DUO ondersteunen. Die ICT-functie is mede bepalend voor de wijze waarop DUO zijn dienstverlening vormgeeft en de mate waarin dit door de klant wordt gewaardeerd.

Reageer op deze vacature