Managementondersteuner (Directiesecretaresse)

Functie omschrijving

Als Managementondersteuner weet jij als geen ander, overzicht te bewaren. Complex agendabeheer, het onderhouden van interne en externe contacten, dossierbeheer; jij draait er je hand niet voor om. Met jouw dienstverlenende karakter weet jij onze directeur Dienstverlening & Incasso te ontzorgen en zo van waarde te zijn binnen de gehele bedrijfsvoering van het CJIB. Wij ontmoeten jou graag!

Wat ga je doen?
Voor de directie Dienstverlening & Incasso (D&I) zijn wij op zoek naar een zeer ervaren Managementondersteuner. In deze dynamische en afwisselende functie ondersteun je de directeur Dienstverlening & Incasso bij haar dagelijkse werkzaamheden en zorg je ervoor dat alle zaken succesvol worden afgerond. Je ondersteunt niet alleen, maar fungeert ook als sparringpartner en denkt actief mee met de directeur. Jij bent hoofdverantwoordelijk voor complex agendabeheer. Dankzij jouw uitstekende planning draag je er zorg voor dat de werkdag van de directeur soepel verloopt. Naast het ondersteunen van de directie, kan je tevens worden ingezet op algemene taken binnen het secretariaat.

Binnen deze rol van Managementondersteuner ben je daarnaast verantwoordelijk voor:

  • Het bijhouden van de e-mail inbox en het zelfstandig beantwoorden en verwerken van e-mail en overige correspondentie t.b.v. de directeur;
  • Dossierbeheer en verslaglegging voor de directeur, inclusief het bewaken van to-do lijsten en deadlines;
  • Het op professionele wijze beantwoorden- en onderhouden van zowel interne- als externe contacten;
  • In samenwerking met het Eventbureau ben je verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van meetings waar de aanwezigheid van de directeur gewenst is.

Functie-eisen

Wat vraagt deze functie van jou?
Voor deze functie zoeken we een echte multitasker. Plannen, organiseren en problemen oplossen zitten in jouw DNA en hier haal jij energie uit. Je beschikt over een flinke dosis organisatiesensitiviteit. Daarbij heb je kennis van- en affiniteit met de werkwijze en inrichting van de Rijksoverheid organisatiestructuur, politiek-bestuurlijke verhoudingen, procedures en beleidsontwikkelingen. Daarnaast ben je flexibel en goed in staat om onder druk te werken. Als persoon ben je toegankelijk en beschik je over een gezonde dosis humor, ben je gastvrij, collegiaal en in staat om relaties op te bouwen. Je gedijt goed in het samenwerken binnen een team, onderling schakelen is hierbij van belang. Samen met de overige Managementondersteuners voor de directie zorg je voor een optimale bezetting en schakel je tijdig met collega’s indien nodig.

Daarnaast vinden we het belangrijk dat het volgende op jouw CV terug te vinden is:

  • Een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in de richting (directie)secretaresse of managementassistent;
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als managementassistent van een directie/directeur;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in zowel woord- als geschrift;
  • Bewezen ervaring in een dynamische omgeving, bij verschillende werkgevers;
  • Een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint;
  • Kennis van Ibabs is een pre;
  • Ruime ervaring met het werken in MS Outlook is essentieel.

Een (online) assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Arbeidsvoorwaarden

Salaris: €2422,- tot €3157,- bruto per maand
Dienstverband: Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Uren per week: None tot 32 uur per week

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • Deze vacature staat zowel intern als extern gepubliceerd. Medewerkers van het CJIB genieten een voorrangspositie, waarna medewerkers binnen de Rijksoverheid voorrang hebben op medewerkers buiten de Rijksoverheid binnen deze procedure.
  • Wij ontvangen graag een motivatiebrief en een cv in het Nederlands van maximaal twee A4.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen we niet op prijs.

Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB)

Als expert in persoonsgericht Innen & Incasseren innen we vorderingen. Denk aan verkeersboetes, bestuurlijke boetes en overheidsincasso’s van bijvoorbeeld DUO, CAK en UWV. Daarnaast zijn we regisseur in de executieketen voor alle strafrechtelijke beslissingen. Zoals geldelijke sancties, maar ook werkstraffen, maatregelen en gevangenisstraffen. Hiermee zorgen we, door het voeren van de operationele regie, voor meer grip en zicht binnen de executieketen. Onze directe ketenpartners zijn dus erg divers. Denk aan onder meer het Openbaar Ministerie, de politie, de reclassering, DJI, maar ook CAK, DUO en bijvoorbeeld het Agentschap Telecom. Het werkveld is daarmee complex en dynamisch. Hoewel het CJIB in Leeuwarden is gevestigd, is politiek Den Haag iedere dag erg dichtbij en werken we nauw samen met de departementen. Zeker als het gaat om aankomende wet- en regelgeving.

Hoogwaardige en persoonsgerichte dienstverlening staat centraal in alles wat we doen; richting de burger en richting (keten)partners waarmee we samenwerken. Altijd in verbinding met hen en de samenleving. Het CJIB staat daarbij bekend om het innovatief vermogen, hands-on mentaliteit en het zijn van een lerende organisatie waarin ontwikkeling van medewerkers een belangrijk uitgangspunt is.

Bedrijfscontinuïteit en Ontwikkeling (BCO)

Jouw werkveld
Binnen de afdeling Bedrijfsvoering ondersteunen we het primaire proces van het CJIB. Vanuit de verschillende bedrijfsvoeringonderdelen zorgen we voor de organisatie, sturing en uitvoering van primaire en ondersteunende processen. Met als doel zoveel mogelijk waarde toevoegen voor de organisatie. Dit doen we vanuit de teams HR, Communicatie, Facilities & DIV, Risk & Compliance, Finance, Control & Inkoop en Bedrijfscontinuïteit en Ontwikkeling. Gezamenlijk pakken we, op multidisciplinaire wijze, vraagstukken op uit het primaire proces. Als lerende organisatie stellen we als Bedrijfsvoering dagelijks de vraag hoe we dit nog beter kunnen doen. Hierin denken we out-of-the-box en staan de competenties durf, initiatief, klantgericht en samenwerken centraal.

De directie IT& Bedrijfsvoering wordt proactief ondersteund door het team Bedrijfscontinuïteit en Ontwikkeling (BCO), waaronder jouw rol als Managementondersteuner belegd is. Binnen dit team beheren en veranderen we met verschillende disciplines de IT & BV producten, processen en systemen. Dit allemaal gericht op continuïteit en ontwikkeling. Daarnaast draagt het team BCO bij aan vernieuwing door te participeren in uitdagende projecten en programma’s binnen onze organisatie of het ministerie.

De Managementondersteuner waar wij naar op zoek zijn zal als ondersteuner fungeren voor de directeur Dienstverlening & Incasso (D&I). Je werkt hierbij nauw samen met de persoonlijke assistent (PA) van de directeur D&I.
Een belangrijk deel van het primair proces van het CJIB is ondergebracht binnen deze directie. Als expert in persoonsgericht innen en incasseren innen wij vorderingen voor verschillende opdrachtgevers. Hoogwaardige en persoonsgerichte dienstverlening staat centraal in alles wat we doen; richting de burger en richting partners waarmee we samenwerken. En altijd in verbinding met de samenleving. We hebben als overheidsorganisatie een belangrijke verantwoordelijkheid om zoveel mogelijk te voorkomen dat schulden onnodig oplopen. Wij leveren daaraan een bijdrage door debiteuren zo vroeg mogelijk in het inningsproces in staat te stellen om een vordering te betalen, op een manier die bij zijn of haar persoonlijke situatie past en een handelingsperspectief biedt.
Binnen onze directie is een onderverdeling naar Dienstverlening, Persoonsgebonden Behandelen, Overheidsincasso en Incasso. Het doel blijft het innen van de vordering. Om het recht te handhaven, om een gedragsverandering te bereiken, of om recht te doen aan slachtoffers. Dat is waar de collega’s bij D&I dagelijks aan werken.


Reageer op deze vacature