In het kort
Opent een externe website.
Rijksuniversiteit Groningen
Waar staat Rijksuniversiteit Groningen voor? Wat vinden ze belangrijk? Ontdek het hier.
Vanwege zwangerschapsvervanging zoeken wij een programma-assistent voor een leuke en diverse functie binnen een ondernemend team bij een maatschappelijk betrokken afdeling. De vacature betreft een positie binnen de University of Groningen Business School (UGBS), Faculteit Economie en Bedrijfskunde (FEB). UGBS biedt onderwijs aan voor diegenen die zich naast het werk willen verdiepen of bijscholen in een vakgebied. Wij verzorgen onderwijs voor professionals op uiteenlopende thema’s als finance, zorg & welzijn, energietransitie en leiderschap. UGBS biedt 3 typen programma’s aan: executive master programmes, executive programmes, en in-company programmes. Voor meer informatie:https://www.rug.nl/business-school/
Waar ga je werken?
Het kernteam van UGBS bestaat uit een directeur, een wetenschappelijk directeur, programmamanagers, en programma-assistenten. Dit team werkt nauw samen met de marketingafdeling en verschillende opleidingsdirecteuren en een groot aantal interne en externe docenten. De programma-assistenten ondersteunen de programmamanagers bij de coördinatie, planning en organisatie van het executive onderwijs, en verrichten daarnaast zelfstandig werkzaamheden die noodzakelijk zijn om kwalitatief hoogwaardig onderwijs aan te kunnen bieden. Een deel van de werkzaamheden is administratief van aard, zoals facturering, evaluaties en docentinhuur. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor studenten en docenten en zorgt voor een soepel verloop van de administratieve en organisatorische processen.
Wat ga je doen?
Voor deze functie zoeken we een enthousiaste programma-assistent die de volgende werkzaamheden uitvoert:
- Logistieke ondersteuning bij de Executive MBA Health en andere onderwijsprogramma’s: voorafgaand (contact met docenten en deelnemers, locatie- en docentplanning, inrichting digitale leeromgeving (Brightspace), klaarzetten online sessies, praktische vragen beantwoorden), tijdens (contact met onderwijslocaties, certificaten verzorgen, klaarzetten van de examenomgeving) en na afloop (o.a. cijferadministratie).
- Ondersteuning bij de organisatie van studiereizen en evenementen als alumni-bijeenkomsten en diploma-uitreiking.
- Operationele werkzaamheden onderwijs: In overleg met programmamanagers bepalen aanwezigheid op locatie bij cursussen om docenten en deelnemers te ontvangen en te ondersteunen (presentaties klaarzetten, presentielijsten bijhouden, gastsprekers ontvangen, regelen beeld en geluid etc.).
- Administratieve werkzaamheden: uitzetten en rapportages maken over onderwijskwaliteit en deelnemersaantallen, bijhouden inschrijvingen en betalingen van deelnemers, uitvoering en bijhouden docentvergoedingen, facturatie etc.
- Agendabeheer en notuleren.
- Waarborgen, bewaken en bijhouden van belangrijke deadlines en milestones voor UGBS.
Wie ben jij?
Voor deze afwisselende uitdagende functie zoeken we een (ervaren)programma-assistent die tenminste voldoet aan het volgende:
- Mbo/hbo.
- Goede sociale en communicatieve vaardigheden.
- Snel kunnen schakelen en anticiperen op wat komt.
- Goede organisatorische vaardigheden. Goed kunnen plannen.
- Echte teamplayer, klantgericht en met verbindende vaardigheden.
- Kennis van en bereidheid om processen te automatiseren/efficiënter af te handelen.
- Goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Het is een pre als de kandidaat ook over de volgende ervaringen en kennis beschikt:
- Kennis en ervaring met betrekking tot het organiseren en coördineren van (executive) onderwijsactiviteiten.
- Ervaring met Word en Excel (Microsoft en Google) toepassingen en met financiële processen en systemen.
- Bij voorkeur kennis en ervaring met RUG toepassingen, processen en systemen.
- Beschikbaar op de meeste vrijdagen en bij voorkeur dinsdagen.
