In het kort
Wie zoeken wij?
Wij zijn op zoek naar een proactieve secretarieel medewerker die bijdraagt aan het soepel verlopen van de dagelijkse bedrijfsvoering en ondersteuning biedt aan het management team, samen met je collega secretarieel medewerker. Daarnaast ben je inzetbaar voor ondersteunende werkzaamheden van collega’s. Het gaat hierbij om administratieve en organisatorische taken zoals het voorbereiden van bijeenkomsten, het inplannen van afspraken, het regelen van accommodaties en het verrichten van de bijbehorende administratieve handelingen. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en je weet de juiste prioriteiten te stellen.
Hoe ziet een werkdag eruit?
De telefoon gaat, een potentiële opdrachtgever belt. Je zet de vraag uit in de organisatie en zorgt ervoor dat een collega contact opneemt met de potentiële opdrachtgever. Bij het koffiebonen aanvullen, check je gelijk even of er nog iets aangevuld moet worden. Je werkt de notulen uit van de Raad van Toezicht en ondertussen houd je de datumprikker in de gaten voor een afspraak met diverse bestuurders. Aan het eind van de dag maak je nog een uitnodiging voor een personeelsuitje en boek je voor het management team een hotelovernachting voor een congres. De werkzaamheden bij CMO STAMM zijn heel divers. De lijntjes zijn kort en de sfeer is informeel.
Werkzaamheden
- Inplannen van afspraken en agendabeheer management team;
- Organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten en regelt hierbij de benodigde faciliteiten / voorzieningen en zorgt ervoor dat belanghebbenden tijdig zijn geïnformeerd over afgesproken acties;
- Notuleren van vergaderingen (van o.a. de Raad van Toezicht en de Adviesraad Sociaal Planbureau Groningen en Trendbureau Drenthe) en het opstellen van verslagen of samenvattingen;
- Aanmaken, uitwerken, controleren en archiveren van documenten zoals bijvoorbeeld offertes en het verzorgen van correspondentie;
- Beheren van de inkomende mails en deze efficiënt verwerken;
- Het aannemen en afhandelen van inkomende telefoongesprekken en verstrekken van informatie;
- Ontvangen van bezoekers, leveranciers, je fungeert als gastvrouw;
- Archiveren van vertrouwelijke documenten volgens de geldende richtlijnen.
Wat vragen wij?
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van managementondersteuning of secretarieel medewerker en/of Schoevers; ervaring als secretaresse; goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als in schrift;
- Sterke organisatorische vaardigheden en in staat zijn zelfstandig werk te plannen en prioriteiten te stellen
- Eigen initiatief, flexibel, nauwkeurig, stressbestendig zijn kerneigenschappen;
- Goede kennis van Outlook, Word en Excel, PowerPoint (Office Microsoft 365).
Wie zijn wij?
CMO STAMM is een onafhankelijk kenniscentrum voor sociaal-maatschappelijke vraagstukken, waarbij we onderzoek en adviesprojecten uitvoeren. Wij werken als stichting voor provincies, gemeenten, maatschappelijke organisaties en inwoners van de regio. We signaleren en monitoren trends en ontwikkelingen in Groningen en Drenthe. Daardoor weten we wat er leeft, waar het schuurt en wat werkt. Onze organisatie maakt thema’s bespreekbaar, verbindt en ontwikkelt samen met onze partners innovatieve oplossingen. Sociaal Planbureau Groningen en Trendbureau Drenthe zijn onderdeel van CMO STAMM. Kijk voor meer informatie en de meest recente projecten en ontwikkelingen op onze websites; CMO STAMM, Sociaal Planbureau Groningen, Trendbureau Drenthe.
Wat bieden wij?
Wij bieden een afwisselende baan (32 – 36 uur per week) in een dynamische organisatie met uitdagende en inhoudelijk relevante opdrachten, (professionele) ruimte om je te ontwikkelen en collega’s met passie voor het werken aan een betere samenleving. Een omgeving waarin ondernemerschap en creativiteit gewaardeerd worden. Het is een functie voor 1 jaar met zicht op een vaste aanstelling. Arbeidsvoorwaarden zijn conform CAO Sociaal Werk. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal € 2.494,- en maximaal € 3.774,- bruto per maand (schaal 5) bij een volledig dienstverband (36 uur). Gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een individueel keuze- en loopbaanbudget.
Interesse?
Herken je je in dit profiel en wil je graag bij ons aan de slag? Stuur dan voor 3 april 2025 je CV plus
motivatie naar [email protected] onder vermelding van ‘sollicitatie secretaresse’.
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Dushenka van Kooten, [email protected] of 06 518 570 78.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Wel waarderen we het als je deze vacaturetekst verspreidt.
