In het kort
Functie omschrijving
Help jij ons bestuur met het organiseren van hun werk en werk je graag in een team? Lees dan verder!
Als bestuursondersteuner bij het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben jij de rechterhand voor de bestuursleden en bestuurssecretaris van het IMG. Je staat hen proactief bij in een grote diversiteit aan werkzaamheden. Met jouw hulp worden zaken efficiënte op de rails gezet en in goede samenspraak met de organisatie succesvol afgerond. Je bewaakt de prioriteren voor het bestuur, maar ook voor jezelf.
Bij het IMG werk je in een open en fijne omgeving met veel ruimte voor uitdaging, waar we elke dag zoeken naar wat er nog beter kan. Samen met een gezellig team van managementondersteuners vorm je de managementondersteuners-pool binnen het IMG. Ook is er een intensieve samenwerking met het directiesecretariaat.
Het is een veelzijdige functie:
• Je maakt afspraken en plant bijeenkomsten.
• Je handelt telefoon, e-mail en post correct en tijdig af, zowel intern als extern met o.a. het Ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK)
• Je bewaakt een juiste en tijdige afhandeling van openstaande acties en geplande en nog te plannen afspraken.
• Je organiseert vergaderingen.
• Je bent het aanspreekpunt voor de bestuursleden.
• Je regelt de aanmelding van bezoekers, regelt parkeerplaatsen, vergaderzalen, inkoop en je regelt facilitaire zaken.
• Je coördineert het verzamelen van informatie.
• Je levert bijdragen aan verbetering/efficiency van de werkprocessen en resultaten.
Kortom: jouw organisatietalent krijgt hier alle ruimte.
Als managementondersteuners staan jullie altijd voor elkaar klaar, ook als er vervanging nodig is. Samen houden jullie de boel draaiende en zorgen jullie dat de managers hun werk optimaal kunnen doen. En dat draagt bij aan een positieve sfeer én aan het hoofddoel van het IMG: mensen met aardbevingsschade helpen.
De voordelen voor jou?
• Breed takenpakket waarbij er ruimte is om er jouw persoonlijke draai aan te geven.
• Een team van collega’s met wie je veel samenwerkt.
• Maatschappelijk toegevoegde waarde omdat door jouw inzet de focus blijft liggen op het helpen van mensen met aardbevingsschade.
Functie-eisen
We zoeken een echte aanpakker, een rots in de branding, die zich thuis voelt in een organisatie die nog elke dag in ontwikkeling is. Jij bent een organisatietalent bent die partijen met elkaar verbindt, bijeenkomsten inplant en er mede op toeziet dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald. Je correspondentie is goed verzorgd en je zorgt dat dit goed gearchiveerd in ons document managementsysteem (DMS) terug te vinden is. Telefoon, email en post handel je adequaat en vriendelijk af.
Daarom vragen we van jou:
• Een afgeronde opleiding op mbo-niveau.
• Ruime aantoonbare kennis en werkervaring als managementondersteuner.
• Relevante ervaring met het ondersteunen van bestuurs/directie leden.
• Dat je hoofd en bijzaken goed kunnen scheiden, zodat je goed kunt prioriteren.
• Een zelfstandige, flexibele houding en een pragmatische insteek
• Bereidheid om werkzaamheden van anderen over te nemen.
• Kennis van systemen zoals Ibabs en DMS is een pré.
Graag ontvangen we naast een CV ook een motivatiebrief waarin je voor de functie(s) die je de laatste 3 jaar hebt vervuld beschrijft:
• Wat de situatie was
• Wat jouw taken waren
• Welke acties je ondernam om die taken te vervullen
• En wat daar het resultaat van was.
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: €3016,- tot €3879,- bruto per maand
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Uren per week: 32 tot 36 uur per week
Overige arbeidsvoorwaarden
Wij bieden een baan die ertoe doet. Jij maakt het verschil voor Groningers en Drenten met aardbevingsschade. Wat wij nog meer te bieden hebben? Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en veel ruimte om jezelf te zijn en (door) te groeien. Een werkomgeving waar je blij van wordt. Met fijne collega's, want IMG'ers zijn betrokken bij de regio én bij elkaar.
Uitdaging en ontwikkeling
Hou je van verandering en een flinke uitdaging? Het IMG is altijd in beweging. En ons werk dus ook. Je hebt inhoudelijk interessant werk met volop ruimte om te leren en jezelf te ontwikkelen. Kansen die je ziet, kun je pakken.
Flexibel werken
Je krijgt veel ruimte en vertrouwen om je eigen werk in te delen. En om een goede balans te vinden tussen werk en privé. Als je functie het toelaat, kun je flexibel werken. Je kiest zelf waar je werkt, thuis of op kantoor in Groningen of Assen. Vaak werk je 1 of 2 dagen per week samen met je team op kantoor.
Betrokken collega’s
IMG’ers hebben hart voor de Groningers en Drenten, maar ook voor elkaar. Collega’s voelen zich verbonden met elkaar en er heerst een fijne en informele werksfeer. Er is veel ruimte voor jou als persoon en we vinden het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn.
Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden
Bij de Rijksoverheid krijg je naast een prima salaris 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren). Daarnaast krijg je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je salaris. Hiermee kun je extra verlofuren opnemen, maar je kunt dit ook laten uitbetalen of er bijvoorbeeld een fiets voor woon-werkverkeer van kopen.
Onze arbeidsvoorwaarden in het kort:
- 36-urige werkweek
- 144 vakantie-uren en 64 extra vrije uren (IKB-uren)
- IKB-budget van 16,50% van je salaris
- Reiskostenvergoeding
- vergoeding voor je thuiswerkplek
- vergoeding voor het verduurzamen van je woning en de aanschaf van een fiets.
Wil je meer weten over werken bij het IMG of zelf IMG’er worden? Kijk dan op www.schadedoormijnbouw.nl/werkenbij.
Bijzonderheden
Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.
Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG)
Het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) is het zelfstandig bestuursorgaan dat de schade afhandelt die is ontstaan door gaswinning in het Groningenveld en de gasopslagen Norg en Grijpskerk. Ga je bij ons in het Noorden aan de slag, dan kies je voor werk dat er écht toe doet.
Het IMG is diepgeworteld in de Groningse en Drentse samenleving. Wat we hier in het Noorden aanpakken, doen we met volledige aandacht voor mensen die schade ondervinden van gaswinning. Want achter dossiers gaan levens schuil. We tonen begrip en nemen zorgen weg. We handelen af, ondersteunen en geven nazorg. Met gevoel, open, duidelijk en eenvoudig.
Het is onze taak om onafhankelijk te besluiten over aanvragen voor schadevergoeding. Het kan gaan om alle vormen van schade, zoals fysieke schade aan woningen en gebouwen, immateriële schade en waardedaling van woningen en bedrijfspanden. Ook is het IMG verantwoordelijk voor het veiligstellen van acuut onveilige situaties. Bij fysieke schade leggen we de nadruk op herstel om vervolgschade te voorkomen. We handelen schade mild, menselijk en makkelijk af. We zijn gevestigd in Groningen en hebben een tijdelijk projectenkantoor in Assen.
Onze prioriteit is het afhandelen en zoveel mogelijk herstellen van schade die mensen en gebouwen oplopen en hebben opgelopen door de gaswinning uit het Groningenveld of van de gasopslag Norg. De inwoners in de kern van het aardbevingsgebied staan centraal: wij zorgen dat zij zich geholpen, gehoord en begrepen voelen. Het afhandelen van schade doen wij mild, menselijk, makkelijk en deskundig. Zo bouwen wij als IMG mee aan perspectief voor de regio en zijn bewoners.
De afdeling bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie op een aantal terreinen, zodat onze collega’s zich kunnen focussen op het zo goed mogelijk helpen van de Groningers en Drenten. Van personeelsbeleid tot financiële informatie en van documentbeheer tot een fijne werkplek en lekkere koffie; de afdeling bedrijfsvoering is een betrouwbare partner voor management en collega’s.
Binnen de afdeling werken experts op het terrein van personeel & organisatie, finance & control, facilitair, interne controle, procesbeheer, contractbeheer, documentaire informatievoorziening, en managementondersteuning. Samen houden zij – op de achtergrond- het IMG draaiende. Ook heeft de afdeling een team Advies en Implementatie waar projectleiders, projectmanagement ondersteuners en adviseurs werken aan het IMG van morgen.
We hebben veel aandacht voor professionalisering: hoe kunnen we ons werk nóg beter doen? Hoe kunnen we nog beter inspelen op de dynamiek van het IMG? En hoe kun je zelf beter worden in je vak? Onze afdeling is continu in ontwikkeling, en jij dus ook. Spreekt jou dit aan? Stuur ons je sollicitatie!
Afhankelijk van de vacature komt er een korte tekst over het team bij.
Het team Personeel & Organisatie is verantwoordelijk voor personeelsmanagement, recruitment en voor het beleid rondom leren en ontwikkelen.
Het team bestaat uit xx collega’s, waaronder P&O-adviseurs, adviseurs leren & ontwikkelen en een recruiter.
Team Finance en Control bestaat uit xx collega’s die (financiële) analyses maken voor het management en adviseren over strategische beslissingen. Ook de collega’s die verantwoordelijk zijn voor inkoop, interne controle en procesbeheer worden jouw directe collega’s.
Team Managementondersteuning en Facilitair is verantwoordelijk voor het regelen van alles rondom het gebouw, werkplekken, toegangspassen en andere voorzieningen. Binnen dit team werken ook collega’s aan de documentaire informatievoorziening. De managementondersteuners ondersteunen bestuur, directie en management op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied. Het team bestaat uit xx collega’s.
