Secretaresse Provinciale Waterstaat (32-36 uur)

Binnen de afdeling Provinciale Waterstaat speel je als secretaresse een cruciale rol in het ondersteunen van bestuurlijke processen en het bevorderen van een effectieve samenwerking tussen overheden. Je draagt bij aan een goed functionerend openbaar bestuur in Fryslân en helpt maatschappelijke opgaven en kansen in goede banen te leiden. Door jouw inzet zorg je voor een soepele organisatie en efficiënte werkprocessen, waardoor de provincie optimaal kan functioneren en inwoners op een betrouwbaar bestuur kunnen rekenen.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Het beheren van de mailbox voor het secretariaat, inclusief de afhandeling van inkomende en uitgaande post, e-mails en telefoontjes;
• Het beheren en coördineren van agenda’s in overleg met teammanagers en medewerkers, inclusief het doen van suggesties voor een efficiënte planning;
• Het opstellen en bewaken van korte- en langetermijnplanningen en zorgen voor een tijdige afwikkeling;
• Het verwerken van verzoeken voor interne en externe afspraken, meedenken over oplossingen en het coördineren van planningen;
• Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van teamoverleggen en het bewaken van de uitvoering van actiepunten;
• Het organiseren van vergaderingen, jubilea, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen, inclusief alle bijbehorende faciliteiten;
• Het omzetten van afgesproken acties in concrete stappen en samenwerken met andere secretariaten voor een soepel procesverloop;
• Het regelen van de afhandeling van facturen en ondersteunen bij het opstellen van opdrachten en het aangaan van verplichtingen;
• Het verzorgen van een overzichtelijke en gestroomlijnde (online) archivering.

Jij bent communicatief en digitaal zeer vaardig en een flexibel ingestelde professional. Met je open en accurate houding werk en schakel je snel en effectief. Plannen en organiseren zitten in je DNA, en je hebt basiskennis van ICT en archiveringssystemen. Je neemt verantwoordelijkheid voor een optimaal verloop van processen binnen je werk en de afdeling. Je bent wendbaar, streeft naar kwaliteit en bent een betrouwbare collega op wie het team kan bouwen.

Hiernaast beschik je over:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• Kennis van automatiseringspakketten, waaronder Word, Excel en PowerPoint;
• Fries verstaan en lezen is een pré.

Binnen het team is er volop ruimte om deze functie verder invulling te geven. Dus ben je een ervaren ondersteuner? Heb je hands-on mentaliteit en heb je het werk al opgepakt voordat het je is gevraagd? Dan gaan we graag met jou in gesprek!

• Salaris van minimaal €2.642,80 en maximaal €3.702,39 (schaal 7) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
• Een jaarcontract voor 32-36 uur, met optie tot verlening;
• Boven op je salaris ontvang je 22,37% individueel keuzebudget (IKB). Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
• Veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en een opleidingsbudget van € 6.000;
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw via pensioenfonds ABP, collectieve verzekeringen en een laptop en telefoon;
• Vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
• Een goede balans tussen werk en privé. Binnen provincie Fryslân kennen we flexibele werktijden en laat het werk het toe, dan kun je ook thuiswerken.

Als je nog vragen hebt over deze functie kun je contact opnemen met Magriet Veenstra, secretaresse, via 06-43163379 of mail naar [email protected]. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Danique Akkerman, HR-medewerker, via 06-29738537 of mail naar [email protected].

Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân
Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.

Past deze baan bij jou? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk zondag 23 maart 2025.

Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?