Coördinerend secretaresse Ziekenhuisapotheek

Als coördinerend secretaresse verzorg je, samen met je collega Erna, het agendabeheer van het MT van de ziekenhuisapotheek (2 medisch coördinatoren en de manager Bedrijfsvoering) en voor en deel het agendabeheer van 20 (ziekenhuis)apothekers en unithoofden. Daarnaast beantwoord je de telefoon, behandel je de inkomende e-mails in de mailbox en verwerk je de post die zo nu en dan nog in- en uitgaat. Daarnaast:

• Notuleer je bij bijvoorbeeld vakgroep-overleggen, unit-overleggen, overleggen met interne afdelingen of externe partners en zet je waar nodig acties uit.
• Plaats je bestellingen van kantoorartikelen in OBZ, maar ook bloemen en gebak voor bijvoorbeeld jubilea.
• Beheer je de samenwerkingspagina in SharePoint en stimuleer je collega’s om deze actief te gebruiken.
• Organiseer en coördineer je de bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers binnen de ziekenhuisapotheek.
• Organiseer je elke maand de verjaardagenlunch waarbij jarige collega’s gaan lunchen met het MT. Je regelt de ruimte, de catering en de uitnodigingen.

Je werkt in ieder geval op woensdag en vrijdag en daarnaast op maandag of dinsdag. Op maandag of dinsdag werk je samen op het secretariaat, zodat je met elkaar kunt afstemmen, de werkzaamheden kunt verdelen en openstaande zaken kunt bespreken. Je andere werkdagen ben je alleen op het secretariaat.

Op het secretariaat werk je met z’n tweeën, maar je maakt onderdeel uit van het team van de ziekenhuisapotheek dat bestaat uit ongeveer 200 collega’s. De ziekenhuisapotheek is verdeeld over meerdere units: Klinisch Farmaceutische Zorg, Laboratorium & Toxicologie, Externe Instellingen, Geneesmiddelenbereidingen, Geneesmiddelenlogistiek Kwaliteitszorg en het Bedrijfsbureau.

De ziekenhuisapotheek, inclusief een poliklinische apotheek en satellietapotheken, is professioneel en patiëntgericht en beschikt over meerdere certificeringen (ISO 15189, GMP, BAZ, Qmentum). We hebben een goed uitgerust laboratorium en bereidingsfaciliteit waarin zowel steriele, niet-steriele als individuele bereidingen worden uitgevoerd. Wij bereiden zowel geneesmiddelen op voorraad als op maat voor specifieke patiënten. Landelijk zijn wij een belangrijke speler voor de collegiale levering van apotheekbereidingen. Samenwerking met de RUG voor onderzoek en productontwikkeling is ook een belangrijk onderdeel van onze activiteiten.

• Een afgeronde opleiding in secretariële richting.
• Ervaring met notuleren is een pre.
• Handigheid met Outlook, Word en SharePoint.

Je kunt goed zelfstandig werken en openstaande zaken op een heldere en duidelijke manier overdragen aan je collega. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Je vindt het fijn om met collega’s mee te denken en je vindt het leuk om te kijken naar manieren waarop werkzaamheden slimmer kunnen.

• Als #teammartini bieden we een informele, hartelijke werksfeer met veel aandacht voor leiderschap en talentontwikkeling.
• Salaris van maximaal € 3.658,- (op basis van 36 uur, FWG 40, Cao-Ziekenhuizen).
• Vakantietoeslag en eindejaarsuitkering van beide 8,33%.
• 144 vakantie-uren én 57 PLB-uren (op jaarbasis bij een fulltime dienstverband).
• Een jaarcontract voor 24 uur per week, met zicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder de mogelijkheid om vakantie-uren bij te kopen, met belastingvoordeel te sporten, een fietsplan en korting in het bedrijfsrestaurant.
• Sterk in je Werk: een breed aanbod van activiteiten, workshops en trainingen die bijdragen aan je vitaliteit.
• Uitstekende bereikbaarheid met het OV en de fiets. We hebben overdekte fietsenstallingen met oplaadpunten. Kom je met de auto? Die parkeer je, tegen een vergoeding, naast het ziekenhuis.

Wil je meer weten over de vacature? Bel met Annemieke Drenth, manager Ziekenhuisapotheek,  tel. (050) 524 7706.

Handig om te weten

Wij hebben alvast ruimte in onze agenda’s gemaakt om je te ontmoeten. Reserveer daarom woensdag 5 februari in jouw agenda voor een eventueel gesprek.

Je kunt op deze vacature solliciteren t/m 26-01-2025.

We houden de werving en selectie graag in eigen hand. Daarom maken we geen gebruik van uitzendbureaus en/of werving en selectiebureaus.