In het kort
Functie omschrijving
Als directiesecretaresse ben jij dé rechterhand van het directielid en ligt je focus op het ontzorgen van de manager. Je beheert de agenda van een directielid. In dit kader attendeer je het directielid op acties die nog uitgevoerd moeten worden, doe je waar nodig suggesties, bewaak je de voortgang en organiseer je de vergaderingen. Je bent in eerste instantie het aanspreekpunt voor de directieleden en relaties. Je stelt zelfstandig concepten op voor te voeren correspondentie, bereidt vergaderingen voor, belegt bijeenkomsten en handelt e-mails, telefoontjes en post zelf af. Ook ondersteun je het directielid bij zijn overige wensen en behoeften.
Het directiesecretariaat ondersteunt als één team de directie van RVO en bestaat uit meerdere directiesecretaresses die intensief samenwerken. Elk directielid heeft een vaste directiesecretaresse, zodat er altijd één aanspreekpunt is, maar iedere secretaresse kan de algemene en specifieke werkzaamheden voor elk directielid vervullen. Daarnaast werken er twee collega’s als vliegende keep om de directiesecretaresses te vervangen bij pieken, ziekte, vaste vrije dagen of vakantie.
Functie-eisen
Profiel
Resultaatgericht, overzicht houden en prioriteren: je bent vaardig in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen en prioriteiten.
Mondelinge en schriftelijke communicatie: een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, omdat je met verschillende mensen in contact bent en afspraken maakt en vastlegt.
Verder heb je:
- minimaal een mbo-diploma, bij voorkeur op secretarieel gebied;
- minimaal 2 jaar werkervaring met het ondersteunen op bestuurlijk of directieniveau;
- een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en kun je je kantoorapplicaties en -systemen snel eigen maken;
- werkervaring op politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties).
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: €3016,- tot €3879,- bruto per maand
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Uren per week: 32 tot 36 uur per week
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
Bij RVO willen we zoveel mogelijk plaatsonafhankelijk werken. Dit betekent dat je als uitgangspunt vanaf iedere locatie je werk kunt doen (vanuit huis, op een andere locatie en/of op kantoor). Jouw aanwezigheid op de RVO-vestiging in Den Haag is gewenst. Voor deze functie is de verwachting gemiddeld 2 dagen per week.
Het betreft een:
- arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast
Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen.
???????Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met meer dan 6000 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:
- De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
- Het tegengaan van klimaatverandering.
- Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
- Een sterke digitale economie.
Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is. Daarom verbinden we ondernemers, overheden en organisaties om te bouwen aan het Nederland van morgen.
We doen het samen.
Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.
Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is het juiste talent aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. Daarom hebben we voor iedereen plaats bij RVO, zolang je maar nieuwsgierig en ondernemend bent. We geven je vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.
Vanuit CP&O (Concernstaf, Personeel & Organisatie) helpen we de directie en het management bij het besturen van RVO. Dit doen we pro-actief én interdisciplinair vanuit onze vakgebieden. Wij leveren overzicht, inzicht, analyses en advies voor de organisatie. Strategisch, tactisch én hands on. Wij verbinden mensen en expertises en begeleiden ontwikkelingen in de organisatie.
Wij:
- zijn een groep vakmensen die RVO helpt in het realiseren van haar missie, visie, strategie en bedrijfsvoering;
- doen dat door elkaar vooruit te helpen in de opdrachten die we doen. We handelen daarbij gezamenlijk en doelgericht;
- zijn kritisch op onze eigen kwaliteit om zo te kunnen blijven verbeteren; we geven elkaar feedback om ook samen de kwaliteit van onze ondersteuning te verbeteren;
- delen daarvoor onze kennis waardoor we bij blijven, leren en onze klanten optimaal kunnen bedienen;
- werken vanuit vertrouwen in elkaar en onderhouden actief onze werkrelaties met directe collega's en interne klanten;
- werken samen vanuit kracht en talent, waarbij plezier en prestatie hand in hand gaan.
Onze kerntaken zijn:
- Advies te geven over de visie, strategie en organisatie van RVO;
- Inlichtingen te verzamelen en analyses te maken en op basis daarvan het DT, de organisatie en opdrachtgevers te adviseren;
- Optimale invulling te geven aan de netwerkfunctie (relatiebeheer, positionering en communicatie);
- Operationele sturing en ondersteuning te bieden voor de Directie van RVO.
- Organisatieontwikkeling- en inrichting; (maatschappelijke) ontwikkelingen vertalen naar de RVO-situatie. Koppeling/vertaling van de koers van de RVO-organisatie naar de inrichting van de organisatie (de advisering in de structuur, procesinrichting en organisatiecultuur) en de kwantitatieve en kwalitatieve bemensing van de organisatie.
- Vertalen en operationeel maken van (strategisch) P&O-beleid; in samenspraak met EZK onderdelen van het (strategisch) P&O beleid mede ontwikkelen en (begrijpelijk) vertalen naar de situatie bij RVO;
- Advisering management; op strategisch, tactisch en operationeel niveau adviseren van directie, MT-leden en teammanagers over het P&O beleid in relatie tot de doelen en ambities van RVO;
- Informeren en beheer; het leveren van standaard managementinformatie, expert zijn op het gebied van wet Poortwachter en de makelaarsfunctie tussen P&O, RVO en P-direkt.
