Secretaresse Domein Middelen (18-20 uur)

Je werkt samen met 2 collega secretaresses binnen het gehele domein Middelen. Middelen bestaat in totaal uit 6 teams. Onderling verdelen jullie de werkzaamheden, en vervangen jullie elkaar. Zo beheer jij de agenda van de teammanager Financieel beheer. Ook coördineer je het Portefeuille Overleg met de gedeputeerde Financiën, en leg je de besluitvorming vast. Je ontvangt bezoekers, handelt post en telefoongesprekken af en je bent vraagbaak voor collega’s in de teams over administratieve en organisatorische zaken. Hiernaast houd jij je bezig met de volgende werkzaamheden:

• Je ondersteunt het management door vergaderingen, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen te organiseren en zorgt voor alle benodigde faciliteiten;
• Je regelt personeel gerelateerde zaken zoals administratieve afhandeling van in- en uitdiensttredingen, ziekmeldingen, vakantieplanningen, bedankjes, introductie van nieuwe collega's, personeelsuitjes en jubilea;
• Je verzorgt GS (Gedeputeerde Staten)-gerelateerde brieven, stelt deze op en zorgt voor de distributie;
• Je ondersteunt waar nodig in financiële processen. Denk bijvoorbeeld aan de verantwoording van specifieke uitkeringen naar het Rijk, het periodiek verwerken van bepaalde subsidiegegevens in het digitale systeem (Docbase) en het inplannen van de afspraken en processen intern, bestuurlijk en met de accountant;.
• Je stelt opdrachtbrieven op en zorgt voor de afhandeling van facturen;
• Je zorgt voor algemene ondersteuning en draagt bij aan een optimaal proces;.
• Naast al deze zaken voor Middelen, beheer je ook de agenda voor het stafhoofd Concern control.

We kijken uit naar een collega die proactief de werkzaamheden oppakt en zelfstandig en efficiënt kan plannen en organiseren. Je neemt je verantwoordelijkheid, bent proactief en communicatief vaardig. Je bent klantgericht, je werkt nauwkeurig en je bent integer. Hiernaast neem jij je verantwoordelijkheid in je werk, beschik je over organisatiesensitiviteit en je kunt waar nodig het management een spiegel voorhouden. Je hebt affiniteit met de financiële context waar binnen je komt te werken. Verder breng je mee:

• Een relevante opleiding op mbo+ niveau;
• Kennis van automatiseringspakketten, waaronder Word, Excel en PowerPoint;
• Fries verstaan en lezen is een pré.

Je stapt in een uitdagende rol binnen dynamische en gedreven teams. Verder is er binnen de provincie Fryslân veel aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Hiernaast krijg je:

• Salaris van minimaal €2.642,80 en maximaal €3.702,39 (schaal 7) bruto per maand, bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding;
• Boven op je salaris ontvang je 22,37% individueel keuzebudget. Dit individueel keuzebudget kun je bijvoorbeeld inzetten voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, lidmaatschappen van vakbonden, of gebruiken als extra spaarpot;
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 6.000;
• Een jaarcontract voor 18-20 uur met de mogelijkheid tot verlenging naar een vast contract;
• Vergoeding woon-werkverkeer voor fietsers en treinreizigers. Kom je met de auto? Dan hebben we een plekje voor je gereserveerd in de nabijgelegen parkeergarage;
• Een informele en persoonlijke werksfeer, met veel ruimte voor eigen inbreng, en goede doorgroeimogelijkheden.

Pas je in dit profiel en is je belangstelling gewekt? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk donderdag 15 augustus 2024. Graag laten we je alvast weten dat we ruimte in de agenda hebben gereserveerd voor gesprekken op donderdag 22 augustus 2024.

Provincie Fryslân
Provinsje Fryslân

Werken bij de provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze organisatie. Met ruim 1.000 collega’s maken we Fryslân mooi en sterk. Het resultaat voor de Friese samenleving staat voorop en daarnaast staat het werkgeluk van onze medewerkers centraal. Persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering zijn daarbij belangrijk. We werken in een moderne organisatie waar het resultaat voorop staat en samenwerking vanzelfsprekend is.

Pas je in dit profiel en is je belangstelling gewekt? Dan ontvangen wij graag je CV en motivatie uiterlijk donderdag 15 augustus 2024. Graag laten we je alvast weten dat we ruimte in de agenda hebben gereserveerd voor gesprekken op donderdag 22 augustus 2024.

Fryslân heeft een uitgesproken eigen identiteit en die koesteren we. Daarom is tweetaligheid bij provincie Fryslân een basisprincipe. Foar dy ek?