In het kort
Heb je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, ben je stressbestendig en spreekt het je aan om in een team te werken waar autonomie, verbinding en competentie belangrijke uitgangspunten zijn?
Als ondersteuner ben je het eerste aanspreekpunt voor alle in- en externe inkomende en uitgaande vragen en verzoeken voor de directeur. Waar mogelijk handel je die zelf af of verwijs je door. Je organiseert de agenda, bereidt overleggen voor en notuleert deze waar nodig. Je verzamelt vergaderstukken en plaatst deze in een digitale vergadertool.
Je draagt zorg voor het tijdig ondertekenen van diploma’s, offertes, overeenkomsten en voor de afhandeling van klachten. Je bewaakt de voortgang van interne procedures, zoals de (financiële) rapportages en levert managementinformatie aan. Ook ben je aanwezig bij overlegvergaderingen met de medezeggenschap en notuleer je meerdere academiebrede bijeenkomsten, waaronder de MT-vergadering. Daarnaast draag je zorg voor de organisatie van de MT-tweedaagse en bestuurlijke overleggen binnen en buiten de hogeschool. Voor de uitvoering van je functie is het essentieel dat je tijdens de piekperiodes in het onderwijs én onder stress het overzicht behoudt en dat je mensen professioneel te woord staat.
Als gedelegeerde van de manager bedrijfsvoering treed je op als Contactpersoon Verantwoorde Informatiehuishouding (CVI). Hierbij adviseer je gevraagd en ongevraagd je collega’s over de omgang met persoonsgegevens en draag je o.a. zorg voor het vullen en beheren van het verwerkingsregister.
Als ondersteuner heb je een brede rol binnen de academie en veel mogelijkheden om je te ontwikkelen, dit verwachten we dan ook van je en wordt onderdeel van de functie. Samen met jou verkennen we graag waar jouw talenten liggen. Dit kan zijn op het gebied van (interne) wet- en regelgeving (bijv. eindredactie OER-en, CVI, klachtafhandeling). Andere aandachtsgebieden waarbinnen je als ondersteuner van directeur en MT een toegevoegde waarde kunt ontwikkelen zijn bijvoorbeeld kwaliteitszorg en het verbeteren en implementeren van processen/procedures. Je stelt hier zelfstandig een plan voor op, neemt collega’s mee in de ontwikkeling en rapporteert aan het MT. We gaan graag met jou in gesprek waar jouw ontwikkelwensen liggen.
Je komt te werken in een professionele en sociale omgeving waarin collega’s met veel humor en gezelligheid zorgdragen voor de ondersteuning van het onderwijs en aanverwante processen.
- hbo werk- en denkniveau;
- als ondersteuner van het MT/directeur weet je veel over ontwikkelingen binnen de Hanze en de academie. Een discrete houding is derhalve voorwaardelijk;
- je bent goed in organiseren en je weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden;
- je werkt secuur, gestructureerd en weet door je stevige houding je eigen grenzen te bewaken;
- je hebt gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en rollen;
- je treedt op als gesprekspartner voor de dean en de manager bedrijfsvoering;
- je bent bereid om je door middel van passende scholing te ontwikkelen als CVI;
- je hebt kennis van onderwijsprocessen en regelgeving;
- je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden.
Wij bieden een zelfstandige, uitdagende functie met veel ruimte voor eigen initiatief in een informele en veranderende omgeving. Verbinding, werkplezier en humor zijn belangrijk hierin. We zijn gericht op een goede samenwerking waarbij we elkaar aanvullen. Je maakt onderdeel uit het van het ondersteunende team (OBP) en valt hiërarchisch onder de manager Bedrijfsvoering.
Een dienstverband van 0.9 tot 1.0 fte. Startdatum is zo snel mogelijk. - Het betreft een structurele functie waarbij we in eerste instantie een jaarcontract bieden.
Schaal 9 (min. € 3.246,- en max. € 4.720,-), conform cao-hbo. Het salaris is bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Een vakantie-uitkering van 8% en een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%. Maximaal 53 verlofdagen op jaarbasis, en daarnaast kun je gebruik maken van duurzame inzetbaarheidsuren en thuiswerkfaciliteiten. De mogelijkheid om je voortdurend te professionaliseren via onze Hanze PL Academy.
Wil je meer informatie over deze vacature? Neem dan contact op met Erik op den Kelder, Manager Bedrijfsvoering Academie voor Sociale Studies, via t.f.op.den.kelder@pl.hanze.nl of 06 - 46 155 116. Hij is in de zomervakantie bereikbaar van maandag 29 juli t/m donderdag 8 augustus. Vragen per mail worden in de week van 19 augustus beantwoord. Let op! Dit e-mailadres niet gebruiken voor je sollicitatie. Klik daarvoor op de ‘Solliciteer-button’.
Stuur dan je cv en motivatie via de sollicitatiebutton.
Sluitingsdatum is: 25-8-2024 Gesprekken zijn op: donderdagochtend 29 augustus 2024 - Wij vragen nieuwe medewerkers om bij indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen. De kosten worden door de Hanze vergoed.
- Deze vacature is gelijktijdig intern en extern opengesteld. Medewerkers die werken bij de Hanze hebben voorrang op externe kandidaten.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Sluitingsdatum
