In het kort
Afdeling
Hematologie
Werkomgeving
De afdeling Hematologie van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is een multidisciplinaire afdeling met zorgverleners die gespecialiseerd zijn in de diagnostiek, behandeling en de nazorg van patiënten met hematologische aandoeningen. Hematologie is het specialisme dat zich bezighoudt met bloedziekten. Daartoe behoren goedaardige en kwaadaardige aandoeningen van bloed, beenmerg en lymfeklieren, maar bijvoorbeeld ook stollingsafwijkingen en bloedtransfusieproblemen. De behandelingen kunnen bestaan uit medicatie, transfusie van stollingsfactoren of bloedproducten, antistofbehandeling of cellulaire therapie (CAR T-celtherapie, autologe en allogene stamceltransplantaties).
Op de afdeling werken ongeveer 250 mensen. Het secretariaat bestaat uit twee collega´s die collegiaal samenwerken. Het secretariaat ondersteunt het afdelingshoofd en de manager, de medische staf en het MT. Het secretariaat is de organisatorische spil van de afdeling waar overzicht is over het geheel en waar de snoeppot uitnodigt om even bij te praten.
Functiebeschrijving
De dag begint vaak met het plannen en organiseren van complexe afspraken. Er lopen vaak even collega´s binnen met een vraag, of gewoon om een praatje te maken. Je geniet ervan om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en hebt een goed gevoel voor de onderlinge verhoudingen binnen het team. Je weet precies hoe je kunt inspelen op verschillende wensen en persoonlijkheden. Als je twijfelt over hoe je iets zult aanpakken, zit de manager om de hoek. Met haar en je collega op het secretariaat heb je geregeld werkoverleg. Maar je kunt ook gewoon even binnenlopen, de deur staat altijd open.
Je werkt zelfstandig, maar kunt ook goed samenwerken met je collega op het secretariaat. De voldoening haal je uit het feit dat de afdeling administratief op rolletjes loopt en je waardeert de variatie in taken. Je houdt je bezig met agendaplanning, notuleren van vergaderingen, emailverkeer, roosteren, en het ondersteunen van de administratieve taken van het management. Daarnaast organiseer je grote evenementen, maak je de afdelingsnieuwsbrief en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.
Je hebt ervaring met systemen zoals MS Office, iBabs, Afas Insite en Teams. Je ziet waar verbeteringen mogelijk zijn en neemt graag initiatief om taken op te pakken die bijdragen aan een betere organisatie van de afdeling.
We zijn vooral op zoek naar een pragmatische, collegiale en flexibele collega. En het zou geweldig zijn als we samen ook plezier kunnen maken in ons dagelijkse werk! Misschien vind je het leuk om tussendemiddag met je collega mee te gaan naar Mindful Moments? Of wil je met collega´s mee om een rondje te lopen buiten als het mooi weer is? We hebben het druk maar we maken wel tijd voor elkaar en wat ontspanning. Je bent dan ook van harte welkom op ons jaarlijkse Hematologiefeest waar we allemaal losgaan op de dansvloer!
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Je bereidt vergaderingen en andere bijeenkomsten voor, en maakt hier verslagen van.
- Je bewaakt voortgang van actiepunten en handelt deze zelf af.
- Je bent de eerste contactpersoon voor het afdelingshoofd en de manager. Je weet dus wat er speelt, waar je op kunt anticiperen en hoe je kunt helpen prioriteren.
- Je vervult een belangrijke signalerende rol.
- Je beheert informatiestromen en zorgt voor aanlevering van relevante informatie (o.a. ziek-en herstelmeldingen, jaargesprekkencyclus, aanwezigheidslijsten, aanstellingen).
- Je ondersteunt bij de administratieve taken van de manager.
- Je bent verantwoordelijk voor het schrijven van de nieuwsbrief.
Wat vragen wij
- HBO/MBO+ werk- en denkniveau met een relevant diploma (bijvoorbeeld directiesecretaresse, officemanagement, managementassistent).
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede kennis van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Bij voorkeur ervaring met het opstellen en redigeren van nieuwsbrieven.
- Aantoonbare relevante werkervaring, idealiter in een ziekenhuis of zorginstelling.
- Projectmatig kunnen werken, initiatiefrijk, anticiperend op verplichtingen, en met ideeën en voorstellen komen voor verbeteringen.
- Tactvol, communicatief vaardig, punctueel, collegiaal en kordaat.
- Stressbestendig en in staat om onder hoge druk overzicht te houden en te helpen bij het maken van keuzes.
Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.
Wat bieden wij
Een zelfstandige functie met fijne collega’s in een werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Er wordt hard gewerkt op onze afdeling, we hebben plezier met elkaar en oog voor elkaar. Je taken zijn gevarieerd en je hebt ruimte om daaraan jouw eigen invulling te geven. Het tempo is hoog, we zijn ambitieus en stellen hoge eisen aan onszelf. We vinden ons secretariaat heel belangrijk in het dagelijkse reilen en zeilen van de afdeling en die waardering dragen we ook graag uit.
We bieden een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, te beginnen met een contract voor bepaalde tijd (1 jaar). Er is uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd wanneer we merken dat we bij elkaar passen. Het salaris bedraagt maximaal € 3.923,- bruto per maand (schaal 7) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).
Interesse?
Wil je meer inzicht krijgen in deze functie? Dat kan! We bieden je de mogelijkheid om een dag mee te lopen of een kennismakingsgesprek via Teams te plannen. Ook ben je van harte welkom om even koffie te drinken met je eventuele nieuwe collega op het secretariaat. Zij kan je het beste vertellen hoe je toekomstige werkzaamheden eruit zullen zien.
Meer informatie
Neem voor meer informatie contact op met:
Lara de Bruin
(06) 55 25 78 82
[email protected]
Solliciteren
Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 9 juni 2024.
Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.
De gesprekken vinden plaats op woensdagmiddag 12 juni en het streven is de procedure af te ronden voor 1 juli.
Digitaal sollicitatieformulier