Projectadministrateur Back Office PMO O&O

Afdeling

UMCG Projectenbureau, PMO O&O

Werkomgeving

Projectondersteuning is één van de hoofdprocessen binnen UMCG-Staf F&C en is ondergebracht in het UMCG Projectenbureau. Binnen het UMCG Projectenbureau zijn ter ondersteuning aan dat proces PMO’s (project management offices) opgericht en ingericht voor de domeinen Bouw, ICT en Onderzoek. Bij PMO O&O is organisatorisch een tweedeling aangebracht in werkzaamheden met een centraal karakter en meer decentrale activiteiten. De voorbereiding (w.o. opstellen begroting, contractonderhandelingen, overleg over voortgang GOKIT etc.) om het project “in de lucht te krijgen” en te volgen tijdens de uitvoering vindt plaats in nauw overleg met de onderzoekers van de betreffende klinische en preklinische afdelingen. Het goedkeuringsproces (voor akkoord op uitvoering en opname in de administratie) en afrekening van het project volgens de project- en/of subsidievoorwaarden met eventueel accountantsverklaring is meer centraal gericht en georganiseerd.
De Back Office is gericht op het toetsen van projectbegrotingen aan de subsidievoorwaarden en op de borging van de AO/IC van de projecten. De medewerkers in de Back Office zijn de ter zake deskundigen als het gaat om financieel administratieve vastlegging en verantwoording van de onderzoekersprojecten. Zij beoordelen de begrotingen- en dekkingsplannen en de verzorgen de juiste opname van de projecten in de projectadministratie. De Back Office werkt hierbij nauw samen met de Front Office zodat het proces van projectondersteuning als één totaal proces is ingericht.

Ter ondersteuning van de projectorganisatie binnen het domein Onderwijs & Onderzoek zoeken wij een projectadministrateur voor de Back Office.

Functiebeschrijving

In deze functie lever je een bijdrage aan de projectenadministratie O&O d.m.v. :
- het beoordelen van projectbegrotingen en de projectcoördinatoren daarover adviseren;
- het verzorgen van informatie en rapportages over het financieel verloop van het project;
- het signaleren van spanningen tussen subsidievoorwaarden, beschikbaar budget en ramingen/uitgaven en de onderhanden werk posities en deze met de Front Office doornemen;
- vernieuwingen en verbeteringen initiëren inzake projectadministratie en -beheersing, deze aandragen en inbedden, invoeren in de organisatie en administratie;
- risicobeheersing en bewaking van projectbudgetten;
- bewaken toepassing wet- en regelgeving en interne richtlijnen en kaders;
- interne controle op projectverantwoordingen waarbij je deadlines goed in de gaten houdt en je waarnodig tijdig bijstuurt;
- het overzien van de uitkomsten van de financiële stromen, waarbij je weet welke financiële informatie nodig is voor de project(en) verantwoording en beheersing;
- uitvoering geven aan steekproeven en beoordeling niet subsidiabele kosten en ontwikkeling onderhanden werk;
- het opstellen van declaraties en eindafrekeningen voor financiers/opdrachtgevers;
- het voeren van de regie op het inrichten van de projectenadministratie in SAP voor de projecten in portefeuille;
- het inrichten van het urenregistratie-systeem voor de projecten;
- het voeren van de regie op een tijdige en sluitende urenregistratie met interne controle op juiste, volledige en tijdige verantwoording van projecturen;
- het interpreteren en toepassen van de subsidievoorwaarden en daar waar nodig contact leggen met de subdidiegever voor nadere duiging en toepassing van de voorwaarden;
- regie voeren op het beheer van het (digitaal) projectdossier;
- voorbereiden memoriaalboekingen t.b.v. kwartaalafsluting en afsluiten projecten;
- faciliteren penvoerderschap;
- het in voorkomende gevallen zorgen voor een accountantsverklaring.

De werkzaamheden worden, in afstemming met de dagelijk leidinggevende van de Back Office en collega’s binnen PMO O&O, zelfstandig uitgevoerd.

Wat vragen wij

- een relevante opleiding op HBO-niveau; bij voorkeur richting Bedrijfseconomie
- relevante werkervaring, waarbij (aantoonbare) kennis van het werkterrein een pre is
- ervaring met geautomatiseerde gegevensverwerking (Excel, Word, Access)
- bekendheid met de ERP-boekhoudapplicatie van SAP
- affiniteit met administratieve processen en kennis van administratieve systemen, zoals bv. SAP, AFAS-Insite, CORSA en COGNOS
- gespecialiseerde kennis van het voeren van financiële administraties en automatisering, ervaring met projectadmimstratie is een pre
- goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
- praktische, flexibele en klantgerichte instelling en uitstekende communicatieve vaardigheden
- organisatie- en omgevingssensiviteit
- beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
- goede adviesvaardigheden

Voor de functie vereiste competenties zijn analytisch vermogen, overtuigingskracht, stressbestendigheid, plannen en organiseren en resultaatgerichtheid.

Wat bieden wij

Het betreft in beginsel een dienstverband voor 28,8 - 32 uur per week. Het dienstverband is voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Je salaris bedraagt maximaal € 4.200,- bruto per maand (schaal 9) afhankelijk van opleiding en ervaring op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:

Bert Kuiper telefoonnummer (050) 361 6007
b.kuiper@umcg.nl

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 24 maart 2021. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie.

Digitaal sollicitatieformulier