Teamleider backoffice Financial Project Control

Afdeling

Financiën en Control

Werkomgeving

Projectondersteuning is één van de hoofdprocessen binnen UMCG-Staf F&C en is ondergebracht in het UMCG Projectenbureau. Binnen het UMCG Projectenbureau zijn ter ondersteuning aan dat proces PMO’s opgericht en ingericht voor de domeinen Bouw, ICT en Onderzoek. Bij PMO O&O is organisatorisch een tweedeling aangebracht in werkzaamheden met een centraal karakter en meer decentrale activiteiten. De voorbereiding (waaronder opstellen begroting, contractonderhandelingen, overleg over voortgang GOKIT etc.) om het project 'in de lucht' te krijgen en te volgen tijdens de uitvoering vindt plaats in nauw overleg met de onderzoekers van de betreffende klinische en preklinische afdelingen. Het goedkeuringsproces (voor akkoord op uitvoering en opname in de administratie) en afrekening van het project volgens de project- en/of subsidievoorwaarden met eventueel accountantsverklaring is meer centraal gericht en georganiseerd.

De backoffice is gericht op het toetsen van projectbegrotingen aan de subsidievoorwaarden en op de borging van de AO/IC van de projecten. De medewerkers in de backoffice zijn de ter zake deskundigen als het gaat om financieel administratieve vastlegging en verantwoording van de onderzoekersprojecten. Zij beoordelen de begrotingen- en dekkingsplannen en verzorgen een juiste opname van de projecten in de projectadministratie. De backoffice werkt hierbij nauw samen met de frontoffice, zodat het proces van projectondersteuning als één totaal proces is ingericht.

Functiebeschrijving

Je geeft hiërarchisch en functioneel leiding aan de backoffice bestaande uit zeven medewerkers, binnen PMO (Project Management Offices) O&O (Onderwijs & Onderzoek) van het UMCG Projectenbureau. Je draagt zorg voor de control en een goede werking van de financieel ondersteunende processen en de uitvoering daarvan binnen het geldende beleid, de wet- en regelgeving en subsidievoorwaarden. Daarnaast adviseer en ondersteunt je het hoofd Projectenbureau zodoende dat vanuit de frontoffice het lijnmanagement gefaciliteerd wordt in de uitvoering van de integrale verantwoordelijkheid ten aanzien van de onderzoeksprojecten. Je vertaalt externe ontwikkelingen naar voorstellen waardoor de afdeling of dienst in staat is om proactief om te gaan met de (mogelijke) gevolgen van die ontwikkelingen. De dagelijkse werkzaamheden zullen vanuit de backoffice van het PMO O&O worden uitgevoerd. Je hebt veelvuldig contact met de financiële administratie, het BICC (Business Intelligence Competence Centre) en de projectcontrollers van de Rijksuniversiteit Groningen. Daarnaast werk je samen met collega stafmedewerkers binnen UMC-Staf Financiën & Control (F&C).

Taken:
- Je bent leidinggevende van de backoffice en verzorgt de dagelijkse coördinatie van werkzaamheden binnen het team.
- Je draagt zorg voor het opstellen van de UMCG brede begroting en prognoses (met name personele en materiele kosten) met betrekking tot O&O onderzoeksprojecten en maakt hierbij de analyse.
- Je levert een bijdrage aan het opstellen van de UMCG brede jaarrekening door aanlevering van het projectendeel in het resultaat en het onderhanden werk en maakt een gedegen analyse van het resultaat.
- Je hebt afstemming met de accountant inzake de lijncontroles, steekproeven de toegepaste methoden en dossiervorming.
- Je doet voorstellen ter verbetering van bestaande procedures en eventuele nieuwe procedures.
- Je geeft uitvoering aan en bent medeverantwoordelijk voor de personele, financiële en organisatorische aangelegenheden van het team in samenwerking met het hoofd Projectenbureau.
- Je draagt zorg voor de verdeling, voortgang en kwaliteitsbewaking van de werkzaamheden van binnen het team.
- Je levert een actieve bijdrage in het overleg PMO O&O en ondersteunt het hoofd in het kader van eventuele besluitvorming.
- Je toetst de uitvoering van beleid, projecten en activiteiten aan de hand van uitgangspunten en plannen.
- Je analyseert de mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering van de informatievoorziening en denkt mee over te ontwikkelen informatievoorziening en projectbeheersing inzake onderzoeksgegevens.
- Je initieert en stimuleert verbetervoorstellen, werkt deze met medewerkers en met andere betrokkenen uit. Houdt daarbij rekening met koppelingen met andere werkprocessen en/of systeemdelen.
- Je werkt nauw samen met andere stafafdeling t.b.v. maandrapportages, projectportfolio ontwikkelingen en kwaliteit van de administratie en registratie (volledigheid, juistheid, tijdigheid).
- Je levert een belangrijke bijdrage aan het verder uitrollen van een nog te kiezen Project Management Systeem.

Wat vragen wij

- Je hebt leidinggevende ervaring en geeft mede op basis van je inhoudelijke kennis sturing aan het team.
- Sterk in verbinden/samenwerken met collega's uit verschillende disciplines, oog voor de belangen van verschillende stakeholders en tegelijkertijd resultaatgericht.
- Een proactieve houding, anticipeert op ontwikkelingen en initiatiefrijk.
- Conceptueel en analytisch sterk, een helikopterview en tegelijkertijd oog voor details.
- Relevante werkervaring, waarbij (aantoonbare) kennis op het specifieke werkterrein een pre is.
- Ervaring met geautomatiseerde gegevensverwerking (Excel, Word, Access).
- Affiniteit met administratieve processen en kennis van administratieve systemen, zoals bv. SAP, AFAS-Insite, CORSA en COGNOS.
- Gespecialiseerde kennis van het voeren van financiële administraties en automatisering, ervaring met projectadmimstratie is een pre.
- Gezien de vele (verschillende) contacten en het krachtenveld waarin je je bevindt zijn goede communicatieve, sociale vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen essentieel.
- Je hebt goede adviesvaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
- WO denk- en werkniveau, opleiding op het gebied van bedrijfseconomie of accountancy. Het in het bezit zijn van de RC of RA titel is een pre.

Wat bieden wij

Als professional werk je voor een toonaangevende organisatie op het gebied van gezondheidszorg, medisch onderwijs en onderzoek. Je beweegt je in een ambitieuze omgeving die altijd volop in ontwikkeling is. Wij vinden het belangrijk dat je kunt werken op een dynamische manier en dat je past binnen het team. De functie biedt veel variatie en daagt uit.

Een assessment en een referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de procedure evenals dat gevraagd kan worden naar een VOG verklaring.

Het salaris bedraagt maximaal € 5.383,- bruto per maand (schaal 11) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast biedt het UMCG 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:

Bert Kuiper telefoonnummer (050) 361 6007

Solliciteren

Solliciteren kan uitsluitend via het digitale sollicitatieformulier onderaan deze pagina, tot en met 28 februari 2021. Binnen een half uur na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild met nadere informatie. De sollicitatiegesprekken zijn medio maart 2021.

Digitaal sollicitatieformulier