Griffiemedewerker met organisatie- en communicatietalent

Het werk van de griffie kenmerkt zich door afwisseling van routine, ongeplande en onverwachte werkzaamheden. Past dit goed bij jou? Lees snel verder.

Provincie Groningen is jouw werkplek

Jouw vak oefen je uit vanuit ons Provinciehuis, aan de voet van de Martinitoren in het hart van de stad Groningen en soms vanuit huis. We werken met ruim 850 collega's aan de ontwikkeling van onze mooie provincie. Flexibel, samen en gedreven maken we ons hard voor stad en ommelanden.

Jouw team, de griffie bestaat op dit moment uit de statengriffier, vier statenadviseurs waaronder een communicatieadviseur, een statenmedewerker en twee (junior) commissiegriffiers. Vanwege het vertrek van een tijdelijke collega, zijn we op zoek naar een nieuwe collega die ons team structureel wil komen versterken op het secretariaat. 

Wat betekent werken bij de statengriffie?

In jouw rol als griffiemedewerker op het secretariaat van de statengriffie ben je in dienst van provinciale staten (PS) van de provincie Groningen. Daarmee is de griffie een eigenstandige organisatie naast die van gedeputeerde staten (GS). De statengriffie beweegt zich in een politiek gevoelig en veelzijdig krachtenveld, waarbij wisselende belangen en verschillen van inzicht kleur geven aan het werken bij de griffie.

Wat is de rol van griffie?

Het werk van de griffie kenmerkt zich door afwisseling van routine en ongeplande en onverwachte werkzaamheden. Hoofdtaak van de griffie is het ondersteunen van de vergaderingen en het besluitvormingsproces van PS. Er is een vast vergaderritme van statenvergaderingen en commissies, maar je weet nooit wat een vergadering brengt, hoelang deze duurt en welke werkzaamheden daar nog uit voortvloeien. De statengriffie bevindt zich midden in het politieke speelveld; de hectiek is soms groot en geen dag is hetzelfde. De griffie is een schakel tussen PS en GS en de ambtelijke organisatie, alsmede tussen PS en de samenleving. Dit alles vraagt dan ook om een op elkaar ingespeeld team, dat flexibel is in taakopvatting en werktijden. Hierbij wordt rekening gehouden met een goede werk/privé balans.  

Waarom hebben we jou nodig?

De statengriffie is op zoek naar een griffiemedewerker met organisatie- en communicatietalent. Als griffiemedewerker ben je de spin in het web en verantwoordelijk voor uiteenlopende taken op het secretariaat, zoals;

  • Het eerste aanspreekpunt zijn via e-mail en telefoon voor inwoners, provinciale collega's, statenleden, fractievertegenwoordigers en fractiemedewerkers. Ontvangen en begeleiden van gasten van de staten, insprekers, gastsprekers en inwoners. Je bent daarmee een belangrijk visitekaartje van de griffie;
  • Schrijven van teksten voor onze provinciale collega's over de activiteiten van de statenleden, het beantwoorden van vragen van inwoners, opstellen van uitnodigingen en het bijhouden van de informatie op de website.
  • Verwerken en afhandelen van alle (digitale) post in systemen als iBabs en Kiwi; 
  • Voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten van de staten zowel op het provinciehuis als daarbuiten. Denk hierbij aan het regelen van de catering, ICT-zaken, de uitzending van de livestream, ruimtes reserveren, vervoer regelen etc. Dit alles in afstemming met de griffiecollega's en de provinciale collega's van de catering, Facilitaire Zaken en externe dienstverleners;
  • Ondersteunen van de griffier en andere collega's, zodanig dat deze hun werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit kunnen voeren.

Wat breng je mee?

Je bent proactief, energiek, communicatief vaardig en kunt goed teksten schrijven. Je hebt een dienstverlenende instelling en gastvrijheid staat bij jou hoog in het vaandel. Op drukke momenten hou je het overzicht op je werk en ben je creatief in het bedenken van oplossingen. Je werkt nauwkeurig en planmatig en je bent niet bang om je weloverwogen mening te geven. Je hebt talent om goed te luisteren en kritisch te denken. Verder:

  • heb je minimaal een afgeronde opleiding managementondersteuning MBO-4 niveau of een daarmee vergelijkbare opleiding; 
  • heb je ruime werkervaring als secretarieel medewerker;
  • heb je ervaring met het schrijven van teksten;
  • heb je belangstelling voor politiek en interesse in de provinciale organisatie;
  • ben je vaardig met documentaire informatiesystemen en maak je je systemen snel eigen;
  • houd je van aanpakken en steek je graag je handen uit de mouwen als je werk ziet;
  • vind je het geen probleem om op woensdagen (langer door) te werken.

 

Dit verdien jij

De provincie Groningen is ambitieus en wil samen met gedreven en betrokken medewerkers haar ambities neerzetten en werken aan een mooie provincie. Ontdek wat de provincie Groningen jou te bieden heeft:

  • Een werkweek van 32 - 40 uur per week, inclusief 3,2 - 4 uur opbouw ATV;
  • Een arbeidsovereenkomst voor één jaar met zicht op een vast dienstverband;
  • Een bruto voltijd maandsalaris tussen de € 2.496,78 en € 3.545,12 (functieschaal 8) op basis van een 40-urige werkweek. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
  • Mogelijkheid om - in overleg - deels thuis te werken.
  • Een individueel Keuze Budget van 22,37% bovenop je salaris;
  • Een woon-werkvergoeding van 75% op je OV kosten;

 Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling vinden we belangrijk. Als medewerker van de provincie Groningen krijg je de beschikking over een persoonlijk ontwikkel budget van € 5.000, - voor vijf jaar.

 

Vragen?

Inhoudelijke vragen? Bel Alice Landman, statenmedewerker, op 050-316 4598.

Vragen over de sollicitatieprocedure? Bel Iris Peeks, HR-adviseur, 06-5151 1974.

 

Goed om te weten

  • Solliciteren kan tot 16 mei 2022 via de werkenbij site.
  • De sollicitatiegesprekken staan gepland op vrijdag 20 mei.
  • Deze vacature wordt tegelijkertijd intern als extern uitgezet.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.