Medewerker Business Office

Wil je een grondige bijdrage leveren aan de kwaliteit van het onderwijs in Noord-Nederland én aan de maatschappelijke opdracht van het hbo? Ben je de schakel tussen het onderwijs en het werkveld?

NHL Stenden Hogeschool zoekt zo spoedig mogelijk voor het Business Office van de afdeling DLWO (Digitale leer- en werkomgeving) een

Medewerker Business Office
(medewerker proces- en projectondersteuning A)

1 fte, locatie Leeuwarden

Wie zoeken we

We zoeken een enthousiaste collega, een echte kei in het voeren van een overzichtelijke administratie en met boekhoudkundige inzicht.

Je hebt kennis van en/of affiniteit met ICT werkplek hardware, zoals pc’s, laptops, beeldschermen en randapparatuur én het applicatielandschap. Je bent secuur en zorgvuldig en hebt een signalerende rol bij aflopende contracten, aanbestedingsgrenzen en vervangingsplanningen. Je bewaakt het beleid, de neutraliteit en onafhankelijkheid van het Business Office, zowel in relatie tot de opdrachtgevers als in relatie tot de leveranciers.

Je kunt goed samenwerken en hebt een dienstverlenende houding.

Waar ga je aan de slag

Het Business Office houdt zich bezig met de ICT- en AV-goederen en dienstenstromen voor de DLWO. Ook wordt hier het beheer gevoerd over de licentieovereenkomsten van de in gebruik zijnde applicaties bij alle opleidingen en diensten van NHL Stenden

Het Business Office is de schakel tussen de beschikbare budgets, het contact met de opdrachtgevers en de leveranciers.

Het bestellen en leveren van de ICT- en AV-goederen en diensten, de facturering, de eventuele nazorg en de registratie en documentatie behoort tot de dagelijkse taken. Het Business Office valt hiërarchisch direct onder de directeur DLWO. Het team is resultaatverantwoordelijk waarbij een van de medewerkers de uitvoering van het proces bewaakt en aanspreekpunt is voor de directeur DLWO en de NHL Stenden organisatie.

Wat ga je doen

In verband met het vertrek van een medewerker zoeken we versterking voor het Business Office. De medewerker Business Office houdt zich bezig met:

  • Het verstrekken van informatie / informeren over ontwikkelingen en prijzen en het geven van adviezen over werkplek hardware mogelijkheden.
  • Administreren en archiveren van de documenten die uit de werkzaamheden van het Business Office voortkomen, zoals de orderregistratie, de registratie in het contractregister en in het configuratie beheersysteem (in samenwerking met de beheerders).
  • Genereren van sturingsinformatie ten behoeve van het management.
  • (op)volgen van de juistheid en correctheid van leveringen, na-leveringen, garantie, defecten, of problemen bij facturering.
  • In contact met de interne opdrachtgevers afstemmen betreffende de behoeften en wensen, zodat deze informatie omgezet kan worden naar leverancierskeuze en offerteaanvragen.
  • Aanvragen van offertes bij de leveranciers. Hiervoor dient de medewerker te beschikken over (globale) technisch inhoudelijke kennis en de functionaliteiten van de producten om tot de juiste offerteaanvraag te komen.
  • Eerste aanspreekpunt voor zowel opdrachtgevers en leveranciers rondom het proces van ICT en AV-goederen- en dienstenstroom.
  • Een bijdrage leveren aan het (gezamenlijk) opzetten van een jaarplanning met de opdrachtgevers (DLWO-teamleiders, opdrachtgevers afdelingen en opleidingen), zodat het beeld van investeren, activiteiten en kosten duidelijk wordt over het betreffende jaar, en het Business Office het werk onderling kan verdelen en inplannen.
  • Eventueel ondersteunen bij (Europese) aanbestedingen, in samenwerking met afdeling Inkoop en de opdrachtgever.

Profielschets

  • Ruime ervaring met het beheer van administraties en databestanden en het verzamelen van gegevens.  
  • Goede communicatieve eigenschappen, zowel in spraak als in schrift (Nederlands en Engels).
  • (Globale maar noodzakelijke) technische- en functionele kennis van ICT en AV-producten.
  • Globale kennis van wet- en regelgeving omtrent inkoopwerkzaamheden.
  • Kennis van de wijze van budgettering en financiële verwerking bij NHL Stenden.
  • Kennis van de administratieve systemen bij NHL Stenden die bij het Business Office van toepassing zijn, en hiermee kunnen werken, of in staat zijn dit snel eigen te kunnen maken.

Wij bieden je

Het salaris bedraagt, afhankelijk van leeftijd en werkervaring, € 2.853,63 (schaal 7 cao hbo) bruto per maand bij een volledige betrekking, exclusief 8% vakantie-uitkering en 8,3% eindejaarsuitkering. NHL Stenden kent goede secundaire arbeidsvoorwaarden en besteedt veel aandacht aan persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden. Indiensttreding zo spoedig mogelijk op basis van een jaarcontract.

Reageren

Ben jij de enthousiaste en inspirerende medewerker Business office die wij zoeken? Stuur je motivatie en CV voor 15 augustus 2021 via de sollicitatieknop t.a.v. Edgar van Gorkum, directeur DLWO, onder vermelding van 2709 DLWO

Vragen?

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Gini Witteveen. Via de mail: gini.witteveen@nhlstenden.com. Via de sollicitatieknop moet je je sollicitatie indienen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.