Facilitair medewerker (kerntaak telefonie en managementondersteuning)

Vacaturenummer
v19.0101

Omvang
2x 0,5 fte

Organisatie
Hanzehogeschool Groningen

Afdeling
Facilitair Bedrijf

Het Facilitair Bedrijf (FB) is met zijn 200 medewerkers het grootste en meest veelzijdige organisatieonderdeel van de Hanzehogeschool Groningen (HG). De kerntaak van het FB is de integrale ondersteuning van het onderwijs en onderzoek binnen de schools en de kenniscentra. Dit doet het FB door de levering van diensten en producten op het gebied van huisvesting, facilitaire voorzieningen, studentenvoorzieningen en inkoop. Deze voorzieningen vormen de basis voor het onderwijs en onderzoek van de HG en hieraan ontleent het FB zijn bestaansrecht namelijk het scheppen van randvoorwaarden voor studenten en medewerkers om hun taken uit te kunnen voeren. De werkzaamheden van het FB variëren van schoonmaak en reprovoorzieningen, groot en klein onderhoud, centrale inkoop, faciliteiten, inroosteren van onderwijs, decaanwerkzaamheden, tot het management van nieuw- en verbouw.

Heb jij een goede uitdrukkingsvaardigheid in zowel Nederlands als Engels, beschik je over een prettige telefoonstem en is werken met een telefooncentrale voor jou geen probleem? Ben jij iemand die graag ondersteunt én ben je een kei in het geven van persoonlijke aandacht? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor het Facilitair Bedrijf, team Uitvoering, zijn we op zoek naar 2 collega’s in de rol van Facilitair medewerker (kerntaak telefonie en managementondersteuning).

Plaats in de organisatie


De dienstverlening van FB-Uitvoering is per vestiging/locatie opgezet en verdeeld over een aantal clusters: Energie, Kunsten, Healthy Ageing en Ondernemerschap en bestaat uit ca 120 medewerkers. Als nieuwe collega ga je werken voor het cluster Kunsten, onder aansturing van de locatie-coördinator en onder verantwoordelijkheid van de locatiemanager.


Wat ga je doen?


Als één van de facilitair medewerkers ben je het gezicht van de organisatie. Je bent het aanspreekpunt voor allerlei vragen, houd je bezig met administratieve taken, maar ook met officemanagement, floor management, receptie en telefonie. Je draagt zorg voor de orde en veiligheid binnen en buiten het gebouw en ziet erop toe dat studenten, medewerkers en gasten hun verantwoordelijkheid nemen en zich fatsoenlijk gedragen ten aanzien van mensen en materieel. Je begeleidt, houdt toezicht op de facilitaire werkzaamheden en draagt zorg voor de administratieve afhandeling hiervan. Je zorgt ervoor dat het ondezrwijs optimaal kan plaatsvinden, signaleert knelpunten bij de dienstverlening en koppelt deze terug binnen de organisatie. Jij bent niet alleen het eerste aanspreekpunt maar ook vaak de persoon die de 2e en 3e lijn vragen bewaakt en afwikkelt. Daarbij zorg jij dat alles op rolletjes verloopt.

Telefonie en managementondersteuning
Je hoofdtaak is telefonie waarbij je verantwoordelijk bent voor het bedienen van de telefooncentrale en andere apparatuur, het ontvangen van bezoekers en het verzamelen en geven van informatie in zowel frontoffice als backoffice. Daarnaast ondersteun je het management voor het aandachtsgebied telefonie, zie je toe op de naleving van procedures en lever je managementinformatie aan. Ook lever je een bijdrage aan de periodieke controles en maak je praktische verbetervoorstellen ten behoeve van het management.

Wat vragen wij?


Je beschikt over minimaal mbo werk- en denkniveau, bent servicegericht, hebt ervaring binnen de facilitaire dienstverlening en bij voorkeur ervaring in het werken binnen een regieorganisatie. Je bent representatief, beschikt over uitstekende sociale vaardigheden en hebt een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in zowel Nederlands als Engels. Je kunt prima uit de voeten met geautomatiseerde systemen zoals MS Office.

Wie ben jij?


Je hebt een groot gevoel voor hospitality, bent het stralende middelpunt en geeft iedereen een warm welkom. Je weet hoe je opereert in een regieorganisatie, denkt in oplossingen en bent regisseur van je eigen werkzaamheden. Je schakelt snel, bent positief ingesteld en bent in staat procesgericht te denken en te handelen. Je stemt vraag en aanbod op elkaar af, ontzorgt je klant en neemt ze zoveel mogelijk uit handen. Hierbij zie je kansen voor ontwikkelingen en weet je hoe je de klant kan benaderen en wat de klant nodig heeft. Net als alle andere collega’s lever je een actieve bijdrage aan de BHV-organisatie en heb je oog voor veiligheid binnen de HG. Je bent flexibel dus werken in de avonden of in het weekend is voor jou geen probleem. Indien nodig ben je bereid mee te draaien in de bereikbaarheidsdiensten wanneer de gebouwen gesloten zijn.

Wat bieden wij?

De datum indiensttreding is 1 november 2019. Wij bieden in eerste instantie een contract voor een jaar. Wij volgen de bepalingen van de cao-hbo en je wordt benoemd in de functie van Facilitair medewerker (A). De functieschaal is 6 en het salaris bedraagt minimaal € 1.893,- en maximaal € 2.717,- bruto per maand bij een volledige betrekking. De Hanzehogeschool Groningen heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een 13e maand. Daarnaast stimuleert de Hanzehogeschool medewerkers om zich voortdurend te professionaliseren. Nieuwe medewerkers moeten bij indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen. De kosten hiervoor worden door de Hanzehogeschool vergoed. .

Inlichtingen


Informatie over deze functie kun je opvragen bij Nikolet Wit, locatiemanager Kunsten, telefoonnummer 050-595 7820 of 06-23897374.

Voor vragen over het gebruik van het digitale sollicitatieformulier kun je contact opnemen met HR Recruitment, telefoonnummer 050-595 7505.

De gesprekken vinden plaats op dinsdag 10 of woensdag 11 september 2019.

Status vacature


Deze vacature is gelijktijdig intern en extern opengesteld. Medewerkers die werkzaam zijn bij de Hanzehogeschool Groningen hebben voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Sluitingsdatum

01-09-2019

Solliciteren


Reageer op deze vacature