Managementondersteuner
(voor 32 - 36 uur per week)

Dit zijn wij
Smallingerland, een gemeente in Friesland met ruim 56.000 inwoners, goed bereikbaar in het hart van Noord-Nederland\ dichtbij Groningen en Drenthe. Rondom onze hoofdplaats Drachten liggen 13 dorpen verspreid over de unieke Friese Wouden. Je vindt hier een bijzondere mix van stedelijk gebied, landelijk gebied en water. Met zo'n 600 medewerkers zetten wij ons in om goede voorzieningen en een duurzaam en veilig woon- en werkklimaat te realiseren met oog voor cultuur en een innoverend bedrijfsleven.

In onze gemeente staan mensen voorop en niet de regels. Wij pakken maatschappelijke opgaven op in samenwerking met de inwoners, het bedrijfsleven en partners. Hierin geven we medewerkers vertrouwen en ruimte om te innoveren, te experimenteren, te leren en bij te sturen in de praktijk. De belangrijkste kernwoorden die bij deze kracht horen zijn Persoonlijk, Samen en Doen.

Dit is de functie
Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van meerdere teammanagers in het sociaal domein, in totaal voor 6 teams. Een inwoner van Smallingerland hoort een zeker bestaan te hebben, er toe te doen, er bij te horen en zich goed te voelen. Het Sociaal Domein is ingericht om deze ambities te behalen en jij levert hieraan een belangrijke bijdrage. Een administratie heeft voor jou geen geheimen: facturen handel je secuur af, documenten archiveer je logisch en voor een actuele vakantieplanning draai je je hand niet om.

Je speelt in op de wensen van de teammanagers en zorgt er voor dat de agenda op orde is en de planning vlekkeloos verloopt. Het betreft soms complex agendabeheer, zoals het organiseren van interne en externe afspraken, het ordenen en prioriteren van berichten en documenten en het infomeren van personen. Voor dit agendabeheer stem je vaak af met andere managementondersteuners en het bestuurs- en directiesecretariaat.

We werken met outlook, dus agendabeheer gaat nauw samen met beheer van de mailbox. Je houdt zicht op de verschillende mailboxen, bent in staat prioriteiten te stellen en de managers tijdig in te schakelen en waar mogelijk werk uit handen te nemen. Je vangt voor teammanagers veel praktische vragen op, omdat je voor collega's en externen het eerste aanspreekpunt bent.

Daarnaast ondersteun je bij management overleggen en teambijeenkomsten, zoals vergaderruimten en faciliteiten boeken, het opstellen van de agenda én het notuleren bij een vergadering of bijeenkomst. Kortom ben je de belangrijke ondersteunende schakel die ervoor zorgt dat onze teammanagers overzicht behouden en zich maximaal met inhoud kunnen bezig houden. Ze kunnen erop kunnen vertrouwen dat jij de agenda en de mailbox onder controle hebt en benodigde documenten voor afspraken tijdig en volledig beschikbaar zijn.

Je bent het visitekaartje bij het ontvangen van bezoekers en nieuwe collega's. Dankzij jou voelen nieuwe collega's zich welkom en maken ze een vliegende start. Alle praktische benodigdheden zijn hiervoor op tijd geregeld. Ook hou je oog voor het wel en wee van collega's in de teams. Desnoods verzorg je een leuke attentie.

Krijg jij energie van het bewaren van overzicht en het proactief ondersteunen van managers in zeer brede zin?

Dit zoeken wij
Wij zijn op de zoek naar iemand die in ieder geval beschikt over de volgende kennis en vaardigheden:

• MBO+ niveau, bij voorkeur managementondersteuner of soortgelijk
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie als (management) ondersteuner
• Handig met Office applicaties en geautomatiseerde systemen

Daarnaast kun je uitstekend organiseren, discreet en professioneel handelen en heb je goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Je bent proactief en hebt oog voor praktische details. Ook in de hectiek weet jij het overzicht te houden en gestructureerd te werken.

Dit bieden wij
Eén van de voordelen van werken bij Smallingerland is onze omvang. We zijn een relatief kleine organisatie in een omvangrijke gemeente met behoorlijke ambities. Hierdoor zit je dicht op besluitvorming én op de uitvoering en krijg je snel ruimte en vertrouwen om een belangrijke bijdrage te leveren aan grote en kleinere uitdagingen. Er zijn nog meer voordelen en we vertellen jou graag meer in een persoonlijk gesprek.

Uiteraard bieden we ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:

• 17,75% Individueel Keuze Budget
• Uitstekende pensioenvoorwaarden
• Reiskosten en OV vergoeding
• Leasefiets regeling
• Flexibel in te delen werktijden
• Thuiswerkmogelijkheden
• Opleidingsmogelijkheden en doorgroeikansen

Het salaris wordt in overleg bepaald op basis van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal € 2295,- (aanloopschaal 6) en maximaal € 3612,- (standaardschaal 7). Dit is o.b.v. 36 uur per week en het aantal uren kan in overleg aangepast worden.

Dit bieden we in de vorm van een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar in de generieke functie van vaktechnisch medewerker B met de intentie om deze hierna voort te zetten voor onbepaalde tijd.

Heb je vragen?
Dan kun je over de inhoud van de functie contact opnemen met Jan Auke Veenstra (Manager Sociaal Domein).

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Leo de Boer (HR Adviseur). Beide zijn bereikbaar via 0512 581234.

Heb je interesse? 
Dan ontvangen we graag uiterlijk 8 oktober een motivatie met CV van jou via Werken in Friesland.

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verplicht onderdeel van de procedure.


Wy binne in twatalige organisaasje. Dat betsjut datst iepenstiest foar it Frysk. Behearsking fan de Fryske taal dan wol de reewilligens om dy dat eigen te meitsjen sit yn dyn bagaazje.