Directie- en bestuursassistent

Directie- en bestuursassistent

Omdat een van een directie- en bestuursassistenten voorlopig een andere functie gaat vervullen zijn wij op zoek naar een collega die flexibel is en uitstekend kan organiseren en het ontzorgen in de genen heeft om haar te vervangen. Wij zoeken een

Directie- en bestuursassistent – schaal 7 – 16 uur per week

(Medewerker administratief & secretarieel II)

Team

De directie- en bestuursassistenten zijn werkzaam in het team Assistentenpool. Ook de directieondersteuner, project- en teamassistenten en projectmedewerkers maken onderdeel uit van dit team. Het team bestaat uit collega’s met veel organisatietalent en een flinke dosis rust en overzicht. Ze zijn gewend om te werken in een hectische omgeving. Het zijn organisatoren en regelaars, mensen die er plezier in hebben een bijdrage te leveren aan het werk en de rust van anderen. En dat is precies wat het werk zo leuk maakt. Het team heeft als thuisbasis Winsum maar voor deze functie kan je aanwezigheid soms ook op een van de andere locaties gewenst/noodzakelijk zijn.

Jouw talenten

Als directie- en bestuursassistent ben je – samen met je collega’s – verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de leden van het college van B & W (het bestuur) en directie. De collega die we zoeken zal met name werken voor een van onze directeuren. Naast je (ruime) ervaring met het werken in een politieke omgeving, beschik je over een flinke dosis doorzettingsvermogen. Je bent vernieuwend, pro-actief, creatief en ‘eigenstandig’ in denken en doen. Je kunt en durft nieuwe wegen te bewandelen. Prettig communiceren, mondeling en schriftelijk, is jouw tweede natuur. Verder kun je uitstekend organiseren en ben je gewend om met vertrouwelijke gegevens om te gaan. Daarnaast heb je kennis van administratieve processen en procedures. Je bent handig in het werken met digitale systemen. Kennis van ibabs en Join is handig maar dit valt natuurlijk ook te leren. In een vaak hectische omgeving voel jij je als een vis in het water.

Ben je nog niet de ervaren assistent maar zie jij jezelf als talent? We laten ons graag verrassen en ook dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.

Dit ga je doen

  • Je ondersteunt en ontzorgt een directeur en samen met je collega’s zorg je ook voor een optimale dienstverlening aan de andere directie- en/of collegeleden.
  • Je draagt zorg voor het organiseren van bijeenkomsten, de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda’s.
  • Je behandelt e-mails, de post en de inkomende (soms lastige) telefoongesprekken.
  • Je houdt zicht op de afspraken en checkt de volledigheid van de stukken voor de overleggen.
  • Je bent het visitekaartje van de gemeente. In die rol ontvang en begeleid je bezoekers en delegaties en ondersteun je bij de organisatie hiervan.
  • Je biedt complexe inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning.
  • Je draagt zorg voor de voorbereiding, de actielijsten en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Je organiseert de stukkenstroom en bewaakt en verzorgt het proces omtrent voortgang en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten.
  • Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen.
  • Je draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen.
  • Je draagt samen met je collega’s zorg voor kabinetszaken en andere representatieve taken.

Wat wij jou bieden

Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, een dynamische werkomgeving met korte lijnen en een prettige werksfeer. De functie is voorlopig tot en met het einde van het jaar maar verlenging is zeker niet uitgesloten. Detachering vanuit je huidige werkgever behoort tot de mogelijkheden. De mogelijkheid bestaat dat we je uiteindelijk een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kunnen aanbieden. De functie is gewaardeerd in schaal 7. Je salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en ligt tussen minimaal € 2.255 en maximaal € 3.301 op basis van een 36-urige werkweek. Daarnaast krijg je een flexibel arbeidsvoorwaardenbudget van 17,05% (het IKB) bovenop je brutosalaris.

Belangstelling

Hebben we je belangstelling gewekt? Je kunt reageren tot en met 28 augustus 2022. Solliciteren kan via de website van de gemeente Het Hogeland.  De gesprekken staan gepland voor dinsdagmiddag 6 september 2022 in het gemeentehuis in Winsum.

De functie wordt gelijktijdig in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid heeft de medewerker van de gemeente Het Hogeland voorrang.

We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Ruimte!

Ruimte is de kern van de ambitie van de nieuwe gemeente Het Hogeland. Spreekt ruimte je aan? Je leest er meer over in de Visie Ruimte!