Directiesecretaresse

Wat ga je doen

Krijg jij energie om directie en management goed te faciliteren en te ondersteunen? Heb je een klantgerichte instelling, ben je flexibel, houd je van dynamiek, bewaar je het overzicht en beschik je over een gezonde dosis humor? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou!
Voor de afdeling Bedrijfsvoering zijn wij op zoek naar een enthousiaste Directiesecretaresse voor 32 - 36 uur per week

Je verricht secretariële, administratieve en organisatorische taken uit voor de directeur en een afdelingshoofd. Deze werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Agendaplanning en -beheer;
  • Het organiseren van vergaderingen en diverse overleggen (incl. het maken van planningen, regelen van ruimtes (intern en extern) en de ondersteuning van vergaderingen/overleggen;
  • Notuleren van diverse overleggen;
  • Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten;
  • Behandelen van inkomende en uitgaande (digitale) post en mail;
  • Gegevensverzameling en -beheer rondom portefeuille-overleg met gedeputeerde;
  • Ondersteuning bij AB en DB planning;
  • Aanspreekpunt en verwijsfunctie;
  • Signaleren van knelpunten in werkprocessen en het doen van verbetervoorstellen.


Wie ben jij

  • Je beschikt over minimaal een afgeronde relevante MBO-opleiding niveau 4;
  • Je hebt kennis van en minimaal 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse;
  • Je hebt een energieke en representatieve uitstraling in combinatie met een zelfstandige en zeer proactieve werkhouding;
  • Je bent communicatief en sociaal vaardig (zowel in woord en geschrift), collegiaal in de omgang en hebt gedegen kennis van Microsoft Office en bij voorkeur ervaring met IBabs;
  • Je houdt van doorpakken en weet hierbij het overzicht te bewaken. Plannen, organiseren en prioriteren zijn vaardigheden die jij uitstekend weet toe te passen;
  • Je hebt humor en durft (opbouwend) tegengas te geven. Verder ben je integer en de competenties klantgericht, accuratesse, nauwkeurig en zorgvuldig passen goed bij jou.


Waar ga je werken

De FUMO is de omgevingsdienst van Fryslân. Vanuit het kantoor in Grou werken 185 enthousiaste professionals dagelijks met ambitie en bevlogenheid voor onze deelnemers: de 18 Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân. Wij leveren een bijdrage aan een veilige en schone leefomgeving in Fryslân. We beschermen en bewaken onze leefomgeving voor de huidige en toekomstige generaties. Daarbij zoeken we continu naar de balans tussen milieu en economie. De FUMO verzorgt de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhavingstaken op het gebied van milieu, natuur en ruimtelijke ordening. Daarnaast verleent de FUMO specialistisch advies op het gebied van licht, geluid, trillingen, lucht, geur, bodem, energie, externe veiligheid en juridische zaken.

Wij zijn een professionele en hoogwaardige omgevingsdienst die gericht in verbinding wil staan met haar deelnemers. Recent heeft de organisatie hiervoor een hernieuwde strategische koers geformuleerd. Om deze strategie waar te kunnen maken is besloten tot een aantal organisatieaanpassingen, waaronder het verstevigen van het strategisch management, de introductie van de functie van teamleider en de invoering van accountteams. De organisatie van de FUMO bestaat uit een drietal afdelingen: Bedrijfsvoering, Vergunningverlening en Specialistisch Advies, Toezicht en Handhaving.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit zo’n 22 fte verdeeld over de disciplines P&O, Finance & Control, I&A en Archief, Facilitaire Zaken, Secretariaat & Frontoffice, Communicatie en Beleidsondersteuning & Advies. Een aantal van deze disciplines werkt met een grote mate van zelforganisatie. Samen ondersteunen en faciliteren zij het management en de afdelingen binnen de FUMO.

Binnen het team Secretariële ondersteuning zijn we op zoek naar een Directiesecretaresse.


Wat bieden wij

Een uitdagende en zingevende functie waarin je samen gaat bouwen;

  • Een nuchter, informeel, enthousiast en compact overheidsbedrijf waar je door de korte lijnen daadwerkelijk een verschil kunt maken;
  • Uitzicht op een vast dienstverband na 1 jaar;
  • De functie is gewaardeerd in schaal 7 en betreft de HR21-functie van Medewerker Administratief en Secretarieel II. Afhankelijk van competenties en ervaring bieden wij een salaris van minimaal €2.170,- en maximaal €3.176,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (CAO SGO);
  • Bovenop je salaris een vrij besteedbaar individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris. Naast een aantrekkelijksalaris heeft de FUMO meer aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden als flexibele werktijden, thuiswerken, opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.


Belangstelling

Ben je enthousiast? Solliciteer dan via de website www.werkeninfriesland.nl. Dat kan tot en met 11 april a.s.
We zien je sollicitatie graag tegemoet. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 22 april 2021.

Om in dienst te kunnen treden bij de FUMO is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
Tevens zal je profiel op diverse sociale media geraadpleegd worden.

Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met Remco Peeters, afdelingshoofd Bedrijfsvoering (06-51585497), 
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met de afdeling werving en selectie van de gemeente Leeuwarden (058-2336164) of bij: Suzanne Sleurink:

Wil je meer weten over de FUMO? Ga dan naar onze website www.werkenbijfumo.nl of check
onze Linkedin pagina.

Solliciteren

Acquisitie naar aanleiding van de vacature wordt niet op prijs gesteld.