Managementondersteuner

Functie omschrijving

Wat ga je doen?
Voor de afdeling Strategie en Beleid zoeken we een ervaren managementondersteuner. In deze dynamische en afwisselende functie ondersteun je het hoofd van de afdeling bij haar dagelijkse werkzaamheden en zorg je ervoor dat alle zaken succesvol worden afgerond. Je ondersteunt en fungeert als sparringpartner en denkt actief mee. Jij bent hoofdverantwoordelijk voor complex agendabeheer. Dankzij jouw uitstekende planning zorg je voor een soepele werkdag. Naast het ondersteunen kan je worden ingezet op algemene taken binnen het secretariaat.

Binnen deze rol van managementondersteuner ben je ook verantwoordelijk voor:

  • Het bijhouden van de e-mail inbox en het zelfstandig beantwoorden en verwerken van e-mails en overige correspondentie voor het hoofd van de afdeling.
  • Dossierbeheer en verslaglegging, inclusief het bewaken van to-do lijsten en deadlines.
  • Het op professionele wijze beantwoorden- en onderhouden van zowel interne- als externe contacten.
  • In samenwerking met het eventbureau ben je verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van meetings waar de aanwezigheid van het hoofd gewenst is.

Functie-eisen

Wat vraagt deze functie van jou?
Voor deze functie zoeken we een echte multitasker. Plannen, organiseren en problemen oplossen zitten in jouw dna. Hier haal jij energie uit. Je beschikt over een flinke dosis organisatiesensitiviteit. Daarbij heb je kennis van- en affiniteit met de werkwijze en inrichting van de Rijksoverheid-organisatiestructuur, politiek-bestuurlijke verhoudingen, procedures en beleidsontwikkelingen. Ook ben je flexibel en goed in staat onder druk te werken. Als persoon ben je toegankelijk en beschik je over een gezonde dosis humor, ben je gastvrij, collegiaal en in staat om relaties op te bouwen. Je gedijt goed in het samenwerken binnen een team, onderling schakelen is hierbij van belang. Samen met de overige managementondersteuners voor de directie zorg je voor een optimale bezetting en schakel je tijdig met collega’s indien nodig.

Ook heb je:

  • een mbo-diploma, bij voorkeur in de richting (directie)secretariaat
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in zowel woord- als geschrift
  • ervaring in een dynamische omgeving, bij verschillende werkgevers
  • goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint
  • bij voorkeur kennis van Ibabs
  • ruime ervaring met het werken in MS Outlook

Arbeidsvoorwaarden

Salaris: €2615,- tot €3376,- bruto per maand
Dienstverband: Vaste aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met een proeftijd)
Uren per week: 24 tot 32 uur per week

Overige arbeidsvoorwaarden

Wat bieden wij jou?
Wij bieden jou een uitdagende en verantwoordelijke functie binnen een dynamische en complexe werkomgeving. Als spin in het web kan jij in deze functie goed jouw plannende, organiserende en structurerende ei kwijt. Samen met een gedreven team van managementondersteuners maken jullie het verschil door de directies te ontzorgen en te ondersteunen. Daarnaast kom je te werken in een divers team waar een prettige, informele sfeer heerst. De collega’s waar jij mee gaat samenwerken zijn stuk voor stuk gedreven en hebben de ambitie als team de uitdagingen die op hun af komen op te pakken en hierin hun beste beentje voor te zetten. Ook krijg je:

  • Een structurele functie met uitzicht op een vast dienstverband, voor 24 tot 32 uur per week.
  • Inschaling in schaal 7 conform CAO Rijk, onder de functiegroep Bedrijfsvoering. Jouw inschaling is afhankelijk van jouw kennis, ervaring en achtergrond.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

  • De vacature staat gelijktijdig open in fase 0 t/m 3 van het vacaturebeleid. Dit betekent dat niet alleen interne medewerkers, uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers bij het CJIB, Rijksambtenaren, maar ook externe kandidaten kunnen reageren.
  • Medewerkers in dienst van het CJIB hebben voorrang op alle andere categorieën. Uitzendkrachten, gedetacheerden en medewerkers in dienst bij een andere Rijksorganisatie hebben voorrang op externe kandidaten. Om ook externen in staat te stellen te reageren staat de vacature niet alleen gepubliceerd op de Mobiliteitsbank en ook op Werken Voor Nederland.

Centraal Justitieel Incassobureau

Wie zijn wij?
Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) is een dynamische en ambitieuze uitvoeringsorganisatie binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het is gevestigd in Leeuwarden en er werken momenteel ruim 1400 medewerkers. Het CJIB is bij de meeste Nederlanders bekend als verwerker van de verkeersboetes. Minder bekend is dat het CJIB daarnaast ook regisseur in de executieketen is voor alle strafrechtelijke beslissingen. Hiermee zorgen we, door het voeren van de operationele regie, voor meer grip en zicht binnen de executieketen.

Hoogwaardige en persoonsgerichte dienstverlening staat centraal in alles wat we doen; richting de burger en richting (keten)partners waarmee we samenwerken. Altijd in verbinding met hen en de samenleving. Het CJIB staat daarbij bekend om het innovatief vermogen, hands-onmentaliteit en het zijn van een lerende organisatie waarin ontwikkeling van medewerkers een belangrijk uitgangspunt is. Gedreven medewerkers zorgen ervoor dat onze taken, ondersteund door adequate ICT, binnen de beschikbare middelen op juiste wijze worden uitgevoerd.

Directie IT & Bedrijfsvoering

Jouw werkveld
De directie IT & Bedrijfsvoering (BV) wordt proactief ondersteund door het team Bedrijfscontinuïteit en Ontwikkeling (BCO), waaronder jouw rol als managementondersteuner belegd is. Binnen dit team beheren en veranderen we met verschillende disciplines de IT & BV producten, processen en systemen. Dit allemaal gericht op continuïteit en ontwikkeling. Ook draagt het team BCO bij aan vernieuwing door te participeren in uitdagende projecten en programma’s binnen onze organisatie of het ministerie.

Als managementondersteuner onderteun je het hoofd van de afdeling strategie en beleid. De afdeling is verantwoordelijk voor strategie- en beleidsontwikkeling, integrale besluitvorming én bestuurlijke advisering gericht op politieke risico’s en kansen aan de directie van het CJIB. De afdeling werkt verbindend tussen de drie directies van het CJIB, werkt nauw samen met het Ministerie van Justitie & Veiligheid en vertaalt extern beleid naar de interne organisatie. Het team rapporteert aan het Hoofd Strategie & Beleid en valt hiërarchisch onder de Algemeen Directeur van het CJIB.


Reageer op deze vacature