Management Assistent

Afdeling

Poliklinische Apotheek UMCG

Werkomgeving

Ons enthousiast apotheekteam bestaat uit 34 apothekersassistentes, 2 kwaliteitszorgmedewerkers, 2 coördinatoren logistiek en orderbeheer, 3 financieel administratieve medewerkers, een farmaceutisch consulent, een farmaceutisch projectmanager, 7 ondersteunend medewerkers, 21 farmacie studenten, 10 apothekers en een farmaceutisch manager. Gezamenlijk werken wij aan een optimale kwaliteit van zorgverlening waarbij collegialiteit, klantgericht en nauwkeurig werken speerpunten zijn.

Als medewerker van de apotheek ben je in dienst van de Groninger Apotheken Groep BV. De Groninger Apotheken Groep BV is een organisatie die medewerkers beschikbaar stelt voor de Poliklinische Apotheek UMCG. Organisatorisch valt de apotheek als onderafdeling onder de afdeling Klinische Farmacie en Farmacologie van het UMCG.

Kijk voor meer informatie over de Poliklinische Aptheek op: https://www.umcg.nl/-/poliklinische-apotheek-umcg

Functiebeschrijving

In de rol van management assistent biedt je zowel administratieve als secretariële ondersteuning aan het management bij verschillende personele en administratieve zaken. Je hebt hierbij een intensieve samenwerking met het management.
Samen met het management zorg je ervoor dat alles op het gebied van HR, management en algemene zaken, op rolletjes loopt in de apotheek. Je legt verantwoording af aan de manager.
Bij ondersteuning moet je o.a. denken aan het maken en verwerken van roosters en notulen, verwerking van nieuw in dienst gekomen medewerkers, het archiveren van personeelsgegevens, het bijhouden van de ziekteadministratie en de verwerking van allerlei verschillende data.

Om deze functie succesvol uit te voeren beschik je over een enorme dosis enthousiasme, een groot gevoel voor zorgvuldigheid en ben je in staat om zelfstandig te werken. Door jouw intensieve samenwerking met het management is een integere houding van essentieel belang. Je bent proactief, flexibel en sterk in de opvolging van actiepunten. Met een blik op het grote geheel houd je constant de regie, maak je slimme keuzes over welke taak voorrang verdient, en weet je je planning soepel aan te passen als dat nodig is.
Als poliklinische apotheek leveren wij specialistische farmaceutische zorg voor patiënten na een ziekenhuisopname of een polikliniekbezoek. Daarnaast leveren wij de geneesmiddelen die overgeheveld zijn naar het ziekenhuisbudget, de oncolytica, groeihormonen, TNF-alfa remmers, HIV-middelen en de IVF middelen. Ook hebben wij twee satellietapotheken op de poli oogheelkunde en de poli voorplantingsgeneeskunde.

Wij bieden een afwisselende uitdagende baan in een dynamische omgeving van een groeiende organisatie binnen het UMCG.

Wat vragen wij

- Je beschikt over een diploma Management Assistent/Secretaresse of overeenkomstige werkervaring op MBO 4 niveau.
- Je hebt een goede kennis van en ervaring met Microsoft Office en met name Excel.
- Je hebt (bij voorkeur) ruime ervaring met secretariële HR werkzaamheden.
- Je bent enthousiast, proactief, zelfstandig en integer.
- Je beschikt over goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
- Je bent een echte teamplayer en aanpakker.
- Je kunt meerdere ballen tegelijk in de lucht houden en schakelen als dat nodig is.
- Ervaring in de zorg en in het bijzonder binnen de farmacie is een pre.

Het UMCG voert een preventief Hepatitis B beleid. Indien vereist voor de functie kan het UMCG de vaccinatie verzorgen. Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.

Wat bieden wij

Een grote, nieuwe en moderne apotheek die is voorzienvan een medicatierobot. De apotheek groeit continu door verdere uitbreiding van de dienstverlening. Het is een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Binnen de organisatiestructuur zijn er korte lijnen.
Het betreft een jaarcontract van 24 tot 32 uur, met uitzicht op een vast dienstverband. Je salaris bedraagt minimaal € 2.104,- en maximaal € 2.840,- (schaal 5 CAO apotheken) op basis van 36 uur. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de Digitaal sollicitatieformulier