Secretarieel Adviseur SSC

Het Shared Servicecentrum (SSC) van gemeente Leeuwarden is op zoek naar een ervaren Secretarieel Adviseur SSC voor 24 uur per week.

Als Secretarieel adviseur SSC verleen je inhoudelijke, secretariële, administratieve, procesmatige, facilitaire en algemene ondersteuning voor zowel de afdeling SSC en haar interne dienstverleningspartners. Wij zijn specifiek op zoek naar iemand die het continu verbeteren van de dienstverlening hoog in het vaandel heeft. Iedere dag scherp zijn op wat je doet, wat beter en efficiënter kan hoort daarbij.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

Ondersteuning management

• Het onderhouden van contacten en maken van afspraken;
• Vraagbaak functie;
• Het zelfstandig kunnen afhandelen van algemene vragen;
• Voorbereiding van, ondersteuning bij en verwerking van vergadering(en);
• Verzorgen van nauwkeurige verslaglegging;
• Verricht ondersteunende werkzaamheden voor projecten en/of commissies;
• Je bent proactief en signaleert knelpunten in de afhandeling en doet verbetervoorstellen;
• Het bewaken van actiepunten en de signalering hierop;
• Verwerken van correspondentie en archivering hiervan.

Uitvoerende werkzaamheden

• Beheert agenda’s en telefonische bereikbaarheid;
• Organiseert de logistiek rond afspraken (accommodatie, catering, overige faciliteiten);
• Ontvangt en begeleidt bezoekers;
• Opstellen /verwerken van teksten en het vormgeven hiervan;
• Behandelt inkomende en uitgaande post.

Wie ben jij
Als secretarieel adviseur schakel jij vanuit jouw proactieve houding moeiteloos tussen diverse werkvelden en werkzaamheden. Je bent integer, representatief en accuraat. Je stelt hoge eisen aan zowel de kwantiteit als kwaliteit van je werk en weet goed om te gaan met in- en externe partijen. Je beschikt over goede communicatievaardigheden zowel in woord als geschrift. Je bent continu scherp op wat je doet, wat beter kan en hebt oog voor het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening.

Daarnaast vragen wij dat:

• Je beschikt over een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur secretarieel:
• Je beschikt over relevante werkervaring binnen een secretariële rol;
• Je ervaring hebt met notuleren en projectmatig werken;
• Je zowel in teamverband als zelfstandig kunt werken;
• De werkdagen zijn bij voorkeur op maandag, woensdag en donderdag, incidenteel ben je beschikbaar voor achtervang op een vrijdag.

Competenties
Stressbestendig, Initiatief nemen, Oog voor kwaliteit, Samenwerken, Communiceren, Plannen en organiseren, Proactief en Accuraat.

Waar ga je werken
Leeuwarden is de sociale, economische en culturele krachtbron voor Fryslân. Met ruim 128.000 inwoners de tweede hoofdstad van Noord-Nederland. Kantorenstad. Kennisstad. Provinciehoofdstad met een uitgebreid voorzieningenpakket. De gemeente Leeuwarden is een boeiende organisatie met tweeduizend medewerkers. Zij geven vorm aan het bestuur, het beleid en de ontwikkeling van de stad.

Het Shared Servicecentrum (SSC) is een organisatieonderdeel binnen de gemeente Leeuwarden en volop in ontwikkeling. Verschillende werkzaamheden van dezelfde werksoort zijn of worden bij elkaar geplaatst in het SSC, waardoor we een professionele en efficiënte organisatie worden. Het SSC biedt volop mogelijkheden om naast het optimaliseren van gemeentelijke processen invulling te geven aan de positie die we als hoofdstad van Fryslân en centrumgemeente binnen Fryslân willen innemen.
Je gaat werken voor het secretariaat SSC van de gemeente Leeuwarden. De functie en het secretariaat valt onder het team Facilitair Beheer en Bestuurssecretariaat. Vanuit het secretariaat SSC bieden wij onze dienstverlening aan voor de verschillende partijen: Facilitair Beheer en Documentaire Informatievoorziening, Informatiemanagement, ICT, Financiën, Administratie en Belastingen, Communicatie en Personeelsorganisatie en Ontwikkeling.

Wat bieden wij
Wij bieden een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.700,- en maximaal € 3.831,- (functieschaal 7, salarisschaal 1-10-2024 Cao Gemeenten) bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Het betreft een structurele functie binnen het team waarbij we starten met een jaarcontract. Wanneer het van beide kanten bevalt verlengen we het contract voor onbepaalde tijd.

Een extra aantrekkelijke voorwaarde is het gebruik kunnen maken van 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) boven op het bruto jaarsalaris. Naast een goed salaris biedt de gemeente Leeuwarden meer aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan flexibele werktijden, een laptop, mobiele telefoon, gunstig pensioenfonds, kortingen op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement. Daarnaast investeren we in jouw persoonlijke ontwikkeling, we horen graag hoe jij dit ziet. Je ideeën en initiatieven worden op prijs gesteld en je krijgt ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.

Bij gemeente Leeuwarden werken we hybride, je bent waar het werk is, wat bij jou past en in overleg met het team. De praktijk laat zien dat het meestal 50/50 op het gemeentehuis en thuis is. We hebben goede faciliteiten om je werkplek thuis in te richten.

Belangstelling
Enthousiast geworden? Reageren op de vacature kan tot en met dinsdag 3 december 2024 via deze link.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdagmiddag 10 december.

Heb je vragen over de inhoud van de vacature, dan kun je contact opnemen met Wiesje Helder, Secretarieel Adviseur SSC te bereiken via 058 233 8337.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Steven Jaasma, Corporate Recruiter via 06-50193285 (ook Whatsapp) of [email protected].

Wil je meer weten over hoe het werken bij de gemeente eraan toe gaat? Kijk dan eens op www.werkenbijleeuwarden.nl.

De gemeente Leeuwarden let niet op leeftijd, sekse, afkomst, kleur of geaardheid. Bij ons tellen je kwaliteiten.

Om in dienst te kunnen treden bij de gemeente Leeuwarden is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.