Bestuurssecretaresse Noord-Nederland

Met een team gedreven professionals ondersteunen en adviseren wij de noordelijke samenwerking en de public affairs in een netwerksamenwerking. Als secretaresse van het team public affairs en noordelijke samenwerking ben je de drijvende kracht achter het zelfstandig beheren en organiseren van het secretariaat en werk je samen met de manager public affairs en de bestuurssecretaris noordelijke samenwerking. Je vervult een cruciale rol in het coördineren van taken en werkzaamheden, waarbij accuraat handelen, dienstverlenend en flexibiliteit belangrijk zijn. Je neemt de verantwoordelijkheid voor het agendabeheer, de voorbereiding van verschillende overleggen die je afstemt met verschillende secretariaten en ondersteunt het team bij verschillende werkzaamheden. Je helpt om hoofd- van bijzaken te scheiden en je adviseert hierover in samenspel met de manager, de bestuurssecretaris, de lobbycollega's in Den Haag en Brussel en het communicatieteam. 

Je kunt goed prioriteren en weet alle informatie efficiënt af te handelen. Jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Agendabeheer: je beheert en bewaakt zelfstandig de zeer complexe agenda van het team en de agenda's rondom de noordelijke samenwerking. Stelt hierin de juiste prioriteiten en organisatie in- en externe overleggen met nauwkeurigheid. 
• Ondersteuning van de manager public affairs bij het agendabeheer en in de financiële en personele systemen.
• Ondersteuning in de vergadercyclus rondom de noordelijke samenwerking, in nauw overleg met de bestuurssecretaris. 
• Bedrijfsvoering: je ondersteunt het team bij het boeken van reizen en hotels.
• Administratie: je zorgt voor de aanlevering van stukken en beheert het archief en houdt adressensystemen en het klantrelatiebeheer bij.  
• Correspondentie: het beoordelen en afhandelen van in- en uitgaande correspondentie. Je ondersteunt in de logistiek rondom verzending van (digitale) brieven en overige externe uitingen. 
• Organisatie van evenementen: het organiseren van dienstreizen, ontvangsten en evenementen. Jij hebt een rol bij het organiseren van praktische zaken (catering, ontvangst) fungeert als gastvrouw en begeleidt bezoekers.  
• Communicatie: je bent op de hoogte van ontwikkelingen in ons werkveld en communiceert helder en snel over relevante zaken.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega met passie voor politiek en affiniteit met bedrijfsvoering en met bestuurlijke processen. Een collega die nauwkeurig en stressbestendig is. We vinden het belangrijk dat je een teamspeler bent. Je staat stevig in je schoenen, je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en je bent proactief. Jouw politieke-bestuurlijke antenne stelt je in staat om de context te begrijpen en snel te schakelen tussen onderwerpen, altijd met aandacht voor detail. Je bent dienstverlenend, maar kunt ook je grenzen aangeven.

Wij zien graag terug:

• Hbo werk- en denkniveau 
• Werkervaring in een politiek-bestuurlijk context
• Ervaring met complex agendabeheer, het ondersteunen van de bedrijfsvoering en voorbereiding van bestuurlijke overleggen 
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en je weet je goed te redden met de Engelse taal

We bieden je een uitdagende werkplek bij een organisatie met volop kansen om je verder te ontwikkelen. Onze organisatiecultuur is erop gericht het beste uit onze medewerkers te halen. We bieden je een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. De functie is vooralsnog ingeschaald in schaal 8 cao Provincies (max € 4.170,46 bij 36 salarisuren per week, norm september 2024). Naast je salaris en individueel keuzebudget (22,37%) biedt het SNN volop ontwikkelmogelijkheden. Zo beschikt iedere medewerker over een persoonlijk ontwikkelingsbudget van € 6.000,- per vijf jaar. Daarnaast ontvang je een budget van € 500 voor de inrichting van je thuiswerkplek en hebben we een gunstige reiskostenregeling waarbij duurzaam reizen wordt gestimuleerd. Het SNN draag in ruime mate bij aan je ABP-pensioenvoorziening. Kijk voor alle arbeidsvoorwaarden op SNN.nl/over-het-snn.

Je komt in een ambitieus team te werken waar je ruimte krijgt om je expertise te laten zien en elke dag werkt aan een sterk Noord-Nederland. 
Meer informatie over de inzet van team Public Affairs Sterk Noord-Nederland vind je op www.sterknoordnederland.nl en op onze accounts op X en Instagram.

Herken jij jezelf in deze mooie functie? Stuur dan je motivatiebrief en CV uiterlijk 3 december via de button 'solliciteren'. 
De sollicitatiegesprekken staan gepland op 9 december. Voor inhoudelijke informatie over deze functie kun je bellen met Jildau Schuilenburg Teamleider Public Affairs, op 06 24252461. Vragen over de procedure kun je stellen aan Kick Mulder via 06-29663977 of p&[email protected]. Meer informatie over het SNN vind je op www.snn.nl.  

Een talententest kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Goed om te weten:  

• Medewerkers van het SNN en de provincies Fryslân, Groningen en Drenthe zijn interne kandidaat voor deze functie. De vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. 
• Bij je indiensttreding vragen wij je om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen bij de gemeente waar je ingeschreven staat. Als je geen VOG kunt aanleveren, kunnen we je helaas niet aannemen.