In het kort
Functie omschrijving
Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega’s. Voor de business eenheid Kennis bij de directie OVG van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die de behoeften van het management goed aanvoelt en hier proactief op inspeelt.
Als managementondersteuner ondersteun je de businessmanager van de business eenheid Kennis. Je beheert de agenda, plant en bewaakt overleggen. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, verzamelt stukken, controleert de voortgang en legt gegevens vast. Verder handel je binnenkomende mail en telefoon af en beoordeel je de inhoud hiervan. Het inschatten en beoordelen van de prioriteit en gevoeligheid van afspraken, telefoon en mail is een belangrijk onderdeel van jouw takenpakket. Je hebt daarmee een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast communiceer je met interne en externe stakeholders en draag je bij aan een positieve werkomgeving.
Naast het ondersteunen van het management voer je ook ondersteunende werkzaamheden voor de businesseenheid Kennis in het algemeen uit, zoals: het bestellen van materialen, aanmaken van bestelaanvragen, helpen organiseren van uitjes en afdelingsbijeenkomsten. In deze functie werk je nauw samen met je collega-managementondersteuners binnen de directie OVG. Je voelt elkaar goed aan, staat voor elkaar klaar en vervangt elkaar waar nodig.
Functie-eisen
• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding (bij voorkeur managementassistent of vergelijkbaar).
• Je hebt werkervaring als managementassistent/ secretaresse of een vergelijkbare functie.
• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en geschrift.
• Je hebt een goede beheersing van verschillende computerprogramma’s, waaronder Microsoft Office en alle apps daarin incl. Teams, of je kunt je deze snel eigen maken.
• Je ben proactief en ziet het werk. Je hebt ervaring met regelen en organiseren en je kunt snel schakelen.
• Je weet het management te ontzorgen, bent integer, accuraat en resultaatgericht.
• Je kunt goed samenwerken, bent zelfstandig en toont initiatief.
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: €3016,- tot €3879,- bruto per maand
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Uren per week: 32 tot 36 uur per week
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer. Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.
Bijzonderheden
- Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet.
- DUO- en Rijksmedewerkers hebben bij gelijke geschiktheid voorrang in de sollicitatieprocedure.
- Neem voor meer informatie contact op met Brenda Brontsema-Brouwer via 0653159183.
- Interesse in deze functie? Stuur ons dan een motivatiebrief samen met jouw (bij voorkeur) Europass CV (www.europass.eu).
- Je kunt reageren t/m 3 december. De gesprekken zullen zo spoedig mogelijk plaatsvinden.
- Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
- Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de Participatiewet die niet WML kunnen verdienen.
- Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
- Ben je een intermediair? Wij werven zelf of met onze vaste partners via het Rijksinkoopstelsel. Acquisitie is niet gewenst.
Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en is de schakel tussen iedereen die met onderwijs te maken heeft: studenten, ouders, docenten, scholen, universiteiten, beleidsmakers en overheidsorganisaties. DUO is volop in beweging. Zo houden wij ons meer dan ooit bezig met de vraag hoe wij onze klanten nog sneller, beter en kostenefficiënter 24/7 van dienst kunnen zijn. ICT speelt daarin een belangrijke rol; innovatie en de nieuwste technologieën staan in de ontwikkeling van DUO centraal.
Wil je deel uitmaken van deze vernieuwende en toonaangevende werkgever in Groningen en Den Haag? Natuurlijk weten wij dat onze organisatie alleen succesvol kan zijn als jij als medewerker alle kansen krijgt om te leren en te groeien. Niet voor niets investeren wij in jouw vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling met interessante traineeships en opleidingen, en kun je rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Zo zetten we gezamenlijk de schouders onder het succes en de groei van de organisatie.
Binnen de directie van OVG vindt een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van DUO plaats, namelijk: de uitvoering van de studiefinanciering aan studenten en leraren. We hebben een opgave om in te spelen op de veranderende verwachtingen van klanten en de verbeteringen van de dienstverlening. De eenheid Kennis heeft de opgave om de kennis van OVG te organiseren en bruikbaar en nuttig te maken voor iedereen die dat nodig heeft om de juiste dingen te doen voor de burger.
