Managementassistent

Ben jij een ervaren en veelzijdige senior management assistent die uitblinkt in organisatie, communicatie en proactieve ondersteuning? Dan willen wij jou graag verwelkomen in ons leuke team van management assistenten bij de directie Maatschappelijke Ontwikkeling!

Hier werk je aan mee 
Bij de directie Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) zijn we van betekenis. We geloven dat we in de levensloop van inwoners hét verschil kunnen maken, zodat inwoners op alle levensdomeinen eigen regie kunnen voeren, ondanks de fysieke, emotionele en sociale uitdagen in het leven. In dat kader adviseert DMO het college van B&W o.a. over het te voeren beleid. Hierdoor kan het bestuur zijn politiek-maatschappelijke ambities voor de Stad realiseren. Met het advies wordt richting gegeven aan oplossingen voor maatschappelijke opgaven.

Dankzij jouw uitstekende kennis en vaardigheden ben je altijd in staat om onze leidinggevenden effectief te ondersteunen. Ontzorgen is de basis. Hierdoor ben je snel een stap vooruit in het anticiperen op hun behoeften. Je toont een proactieve en analytische aanpak, waardoor je knelpunten snel ziet en deze oplossingsgericht aanpakt. Voor jou is een uitdaging niet zo snel een probleem. Bovendien ben je bedreven in het stellen van de juiste prioriteiten, je gaat voor kwaliteit. Je voorkomt dat taken zich ophopen door ze proactief aan te pakken.

Hier ga jij je mee bezig houden 
Als ervaren managementassistent ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, die cruciaal zijn voor een soepel verlopende bedrijfsvoering. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• (complex) agenda beheer;
• aanmelden nieuwe collega's en aanvragen voorzieningen;
• beantwoorden telefoon, screenen en doorverbinden, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken zelfstandig af;
• openen, sorteren en verdelen inkomende correspondentie, inclusief e-mail en bereidt antwoorden voor;
• verzorgen uitgaande correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten;
• afspraken notuleren en sturen op de actiepunten;
• bijeenkomsten organiseren;
• inboeken en verwerken van orders en facturen in ons financiële programma Dafinci.

Hier kom je te werken 
Je maakt deel uit van het secretariaatsteam. Binnen dit team zijn 13 collega’s werkzaam. Iedere collega is werkzaam voor één of meerdere managers binnen de directie Maatschappelijke Ontwikkeling. Jij en je collega’s pakken de ondersteuning op vanuit gezamenlijke verantwoordelijkheid.
 

Hier staan wij voor
Of je nu je handen uit de mouwen steekt voor de mensen van vandaag, of nadenkt over het Groningen van morgen, jouw werk doet ertoe. Hier doe je zinvol werk, met zichtbaar resultaat, voor al onze inwoners. Hier gaan we voor een gezonde omgeving om veilig op te groeien. Een sociale en groene plek waar mensen werken, leven en ondernemen. Een gemeente die vooroploopt in duurzame groei. Hier krijg je alle ruimte. Ruimte om jezelf te zijn, om jezelf uit te dagen en om zinvol werk te doen. Dat is niet altijd eenvoudig, maar altijd interessant. Want we doen het voor onze inwoners. 

Hier herken jij je in 

• je hebt minimaal 5 jaar aan aantoonbare ervaring (in een vergelijkbare functie), waarbij je je nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden hebt bewezen;
• je pakt jouw werkzaamheden proactief en zelfstandig op, maar zet je als teamspeler ook in voor het succes van het team;
• je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in de Nederlandse taal;
• je beheerst MS Office en andere relevante softwaretoepassingen;
• je hebt het vermogen om te multitasken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Hier kun je op rekenen 

• afhankelijk van opleiding en ervaring: een salaris van maximaal €3.784,- bij een fulltime dienstverband (functioneel schaal 7, HR21 normfunctie medewerker administratief en secretarieel II);
• een jaarcontract met kans op verlenging;
• een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris waarbij je kunt kiezen voor een jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling;
• een werkweek van 32 tot 36 uur met de mogelijkheid om eigen werktijden te kunnen indelen en deels thuis te werken;
• de mogelijkheid tot persoonlijke groei via ons digitale forum ‘Groningen leert’;
• een telefoon, een iPad of laptop.

Hier beginnen? 
Voor meer informatie over de inhoud van de functie, kun je contact opnemen met  
Evelien Swart, recruiter op telefoonnummer 06 51502859. 

Reageren kan tot en met 5 december 2024 via de sollicitatiebutton onderaan de vacature. Het sollicitatiegesprek vindt plaats op woensdag 18 december 2024 tussen 09:00 en 13:00. Het arbeidsvoorwaardengesprek op donderdag 19 december om 16:00 uur.  

Meteen na het verzenden van het digitale sollicitatieformulier wordt een ontvangstbevestiging gemaild. Het kan voorkomen, dat je correspondentie van de gemeente Groningen met betrekking tot deze vacature in je ‘ongewenste items’ (SPAM-box) terecht komt. Check je SPAM-box daarom regelmatig.  

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern geworven waarbij, voorrangs- en interne kandidaten van de gemeente Groningen voorrang hebben. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld in verband met vaste samenwerkingspartners.