Medewerker Inkoop en Contractbeheer | 24 uur per week

In deze functie val je onder het team Sturing, Control en Verantwoording. Je werkt samen met diverse collega’s binnen het team. Het betreft een afwisselende functie met diverse taken en verantwoordelijkheden.

Als Medewerker Inkoop en Contractbeheer ben je een echte verbinder en weet je van aanpakken. Onze medewerkers zijn generalisten en hebben allemaal hun eigen specialisme. Kenmerkend voor het werken in Achtkarspelen is dat er met veel gedrevenheid en plezier met elkaar, ketenpartners, de inwoners en vrijwilligers wordt samengewerkt. Vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid ondersteunen we elkaar op zowel inhoudelijk als persoonlijk vlak.

Je vormt een team met de inkoopadviseurs, de inkoopcoördinator en juridisch adviseur inkoop en aanbesteden waarmee je gezamenlijk alle inkoop- en contractvragen beantwoordt en/of oppakt. Binnen dit team draag je zorg voor een goede uitvoering van inkoopactiviteiten en je creëert mogelijkheden ter verbetering van het inkoopproces en het contractbeheer waarbij kwaliteit, volledigheid en zorgvuldigheid voorop staan.

Je hebt een ondersteunende, signalerende en toetsende rol, waarbij de volgende werkzaamheden onderdeel uitmaken van de functie:

• Je biedt ondersteuning aan de inkoopadviseurs, je helpt bij het doen van omvangrijke aanbestedingen (publiceren op Tenderned en het opstellen van documenten, brieven en gunningsadviezen);
• Aan de hand van templates stel je diverse (concept) overeenkomsten op voor contracten in het sociaal domein (bijvoorbeeld maatwerk Jeugd), maar ook voor de andere domeinen (beheer, bedrijfsvoering, ruimte etc.). Het gaat hierbij om diverse soorten inkoopcontracten/dienstverleningsovereenkomsten;
• Je zorgt in afstemming met de inkoopadviseurs ervoor dat de inkoopdossiers en contractdossiers volledig zijn;
• Je registreert en muteert contracten in het contractbeheersysteem van de organisatie en denkt mee over het verbeteren hiervan;
• Je bent aanspreekpunt voor het verstrekken van informatie over contracten binnen de organisatie;
• Je bent eerste aanspreekpunt voor interne controle;
• Je denkt mee over het vormgeven en verder professionaliseren en digitaliseren van contract- en leveranciersmanagement binnen de gemeente;
• Je bewaakt en rapporteert voortgang, beslismomenten en knelpunten;
• Je beheert samen met de inkoopadviseurs de aanbestedingskalender.

De gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel zijn tot 1 januari 2025 ambtelijk georganiseerd in de gemeenschappelijke Werkmaatschappij 8KTD. Dat betekent dat een groot deel van de ambtenaren nu beide gemeente(besturen) bedient. Het uitdagende proces van ontvlechting en opbouw is gaande. Vanaf 1 januari 2025 gaat de gemeente Achtkarspelen zelfstandig verder.

Wij richten ons op de behoeften van onze inwoners en ondernemers. Dit doen wij door eenvoudig organiseren en dienstbaar en slagvaardig te werken. Wij zijn een betrouwbare, toegankelijke en daadkrachtige gemeente. De sfeer is informeel en open, we zijn hier direct in de omgang. Wat je functie ook is, we zoeken elkaar makkelijk op. Met korte lijntjes krijgen we veel gedaan. En afspraak is afspraak.

We zijn grutsk op onze Fryske taal en identiteit en kijken uit naar de toekomst.

Je bent oplossingsgericht en goed in het organiseren en coördineren van activiteiten. Je houding is proactief, resultaatgericht, klantgericht en open, zowel naar je collega’s als naar partijen buiten de organisatie. Je beschikt over organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en bent in staat goed het overzicht te bewaren. Verder kun je goed omgaan met weerstand en ben je in staat een interne klant te begeleiden en op operationeel niveau te adviseren. Je laat hierin niet zomaar los.

Verder:

• Heb je een passende afgeronde mbo+/hbo-opleiding of je kunt op basis van je werkervaring aantonen dat je deze functie op dit niveau kunt uitvoeren;
• Aantoonbare ervaring van minimaal 3 jaar op het gebied van ondersteuning bij inkooptrajecten en het uitvoeren van contractbeheer bij een gemeente of andere aanbestedende dienst;
• Aantoonbare ervaring met relevante wet- en regelgeving, zoals de Aanbestedingswet en kennis van de Europese aanbestedingsregels;

Je werkt professioneel, denkt buiten de gebaande paden en ‘werkt vanuit de bedoeling’. Verantwoordelijk zijn voor je werk is voor jou de gewoonste zaak, je maakt resultaatafspraken en deelt je werk zelf in. Je trekt samen op en laat collega’s en ideeën tot bloei komen. Je zoekt je collega’s graag en regelmatig op. Je deelt je ervaring en inspireert elkaar. Je bent proactief, legt eenvoudig verbindingen, daarbij kan je snel schakelen en beschik je over politieke sensitiviteit.

Overigens, een positieve houding ten opzichte van de Fryske taal en passieve beheersing hiervan is een pré.

Bij gemeente Achtkarspelen is het plezierig werken. Bovendien hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden:

• Bruto maandsalaris op basis van fulltime dienstverband: €3.359,00 - €4.811,00 (functieschaal 9, cao Gemeenten, salarispeil: 1-10-2024); Voldoe je (nog) niet volledig aan het gewenste profiel dan kan er sprake zijn van plaatsing in een aanloopschaal;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om gedeeltelijk van uit huis te werken;
• 27 vakantiedagen op basis van fulltime dienstverband (28 vakantiedagen per 1-1-2025);
• Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris, extra verlofuren, en deelname aan de pensioenregeling bij het ABP.

Meer informatie vind je op: Onze arbeidsvoorwaarden | Gemeente Achtkarspelen

Ben jij ondernemend, makkelijk in contact en wil jij met ons de schouders eronder zetten om de organisatie verder te ontwikkelen? Zet die stap en neem contact met ons op!

Heb je vragen over de functie? Neem gerust contact op met Folkert Rozendal, [email protected]. Voor overige vragen kun je mailen naar Gea van der Bij of Nelleke Hollenga via [email protected]. Solliciteren kan tot en met 18 november a.s.

Ten slotte vragen we een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van je.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.