Woo-contactpersoon / record- en procesadviseur

De functie
Een Woo-contactpersoon/record- en procesadviseur. Een combi van twee cruciale functies waarin je enerzijds transparantie en openbaarheid stimuleert en anderzijds archieven en documenten beheert. Op topniveau weet jij informatie makkelijk vindbaar en bruikbaar te maken. Een baan waarin het persoonlijke contact met collega's, ondernemers, inwoners en digitalisering centraal staat.

Als Woo-contactpersoon en record- en procesadviseur zorg jij ervoor dat informatie makkelijk vindbaar en bruikbaar is. De overheid moet transparanter worden richting de inwoner. Om dit te bewerkstelligen is de Wet open overheid (Woo) opgesteld. Als Woo-contactpersoon ga jij fungeren als de spil tussen inwoners/verzoekers van informatie en onze organisatie. Daarnaast ga je ons helpen met het actief openbaar maken van informatie aan de inwoner.

Daarnaast ben je betrokken bij het verder op orde brengen van onze informatiehuishouding. Als record- en procesadviseur word je ingezet om onze informatiehuishouding te organiseren, onderhouden en beschermen, zowel op papier als in elektronische vorm.

Als Woo-contactpersoon:

• Ben je eerste aanspreekpunt voor vragen over Woo en openbaarheid;
• Coördineer je Woo-verzoeken binnen onze gemeente;
• Ga je in overleg met verzoekers, om zo beter aan Woo-verzoeken te kunnen voldoen;
• Geef je advies en ondersteun je collega's bij het opstellen en publiceren van documenten;
• Bewaak je de termijnen voor het openbaar maken van informatie.

Als record- en procesadviseur:

• Beheer en archiveer je officiële documenten en zorg je voor een gestructureerd recordsysteem;
• Leer je collega’s hoe om te gaan met informatie (hoe opstellen, opslaan, vinden, beoordelen);
• Adviseer je hoe data het beste opgeslagen kan worden zodat het goed vindbaar is en voldoet aan de regelgeving;
• Leg je locaties van informatie vast;
• Voer je audits uit over controles en het kwaliteitssysteem.

We werken grotendeels hybride, waarbij we thuis werken afwisselen met ontmoeting en overleg op één van onze werklocaties. De basislocatie van het team Digitale Informatie is voorlopig Marum.

Jouw kwaliteiten
Jij bent in staat om je eigen visie op digitale informatie te vertalen naar concrete projecten. Complexe vragen en/of verzoeken pak jij met beide handen vast. En met jouw communicatieve vaardigheden maak jij het verschil. Goed luisteren en actief relaties opbouwen zit in jouw natuur. Daar voeg jij aan toe:

• Je hebt juridische kennis en begrijpt de Wet open overheid;
• Je kunt complexe informatie begrijpelijk en helder overbrengen;
• Je hebt ervaring in archiefbeheer en documentmanagement.

Daarnaast gelden voor alle medewerkers de kerncompetenties: verantwoordelijk, verbinding, wendbaar.

Het team
Als Woo-contactpersoon en record- en procesadviseur ben je onderdeel van het team Digitale Informatie. Dit team levert vanuit expertise diensten aan de gemeentelijke organisatie op het gebied van geautomatiseerde informatievoorziening. Zo houden ze zich onder andere bezig met informatiemanagement en het beheer van applicaties, systemen en data. Het gemixte team bestaat uit 14 collega's waarvan twee adviseurs informatievoorziening, zes functioneel beheerders en zes archiefmedewerkers.

Ons aanbod

• Een aantrekkelijke en afwisselende functie in een organisatie met een positieve en informele cultuur.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, waarbij we de uitdrukkelijke intentie hebben om deze aansluitend om te zetten naar vast.
• Afhankelijk van kennis en ervaring, word je ingeschaald in functieschaal 9 tot maximaal € 4.752,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband, exclusief de opbouw van het individueel keuzebudget (IKB) ter grootte van 17,05% van je brutosalaris.
• Het individueel keuzebudget is vrij besteedbaar en kan bruto worden uitgekeerd of worden uitgeruild voor o.a. het kopen van extra verlof.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder volledige vergoeding woon-werk verkeer (€ 0,23 netto per kilometer) of vergoeding openbaar vervoer, een prima pensioenopbouw met lage werknemersbijdragen en een hybridevergoeding voor thuiswerken.
• Ook beschikken we over een opleidingsbudget zodat jij je kunt scholen om actueel te blijven op de laatste ontwikkelingen.
• Onze arbeidstijden en werkplek zijn flexibel. Laat het werk het toe, dan kun je thuiswerken en regelen wij de werkplekinrichting. Ben je nodig op kantoor of op locatie? Dan is daar voor jou een plek.

Gemeente Westerkwartier
Gemeente Westerkwartier is een jonge gemeente met een eigen DNA: Dichtbij, Nuchter en Ambitieus. We hebben ons eigen verhaal en onze eigen kernwaarden. Samen maken we het Westerkwartier én zijn we er voor onze inwoners, dat is waar Westerkwartier voor staat. We gaan samen voor de waarden die ons het meest na aan het hart liggen: verantwoordelijk, verbinding en wendbaar. De gemeente heeft 65.000 inwoners en telt, inclusief ons sociaal ontwikkelbedrijf Novatec, ongeveer 1000 werknemers. De dienstverlening wordt verleend vanuit vijf werklocaties.

Meer informatie
Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met teamleider, Roelof Postma 06 12 77 77 30. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met corporate recruiter Debbie Basic, 06 21 29 74 14.

De procedure
Ben jij de collega die met ons verder wil bouwen aan de gemeente Westerkwartier? Dan ontvangen we jouw motivatie en cv graag uiterlijk 18 oktober via www.werkenvoorgroningen.nl onder vermelding van vacaturenummer 2024051. De gesprekken staan gepland op 25 oktober.