In het kort
Functie omschrijving
Door een organisatiewijziging bij RVO waarbij het aantal managers toeneemt, werven we voor maar liefst 12 tot 14 nieuwe managementondersteuners.
Als managementondersteuner bij RVO ben jij dé onmisbare rechterhand van de team- of afdelingsmanager. Je belangrijkste doel is het ontzorgen van de manager. Door jouw inzet kan de manager zich volledig richten op zijn kerntaken en verantwoordelijkheden, wetende dat de organisatorische en administratieve zaken in goede handen zijn.
Afspraken inplannen en zorgen dat ze logisch op elkaar aansluiten? Dat regel jij met precisie. Je plant vergaderingen, verzorgt de notulen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Een telefoontje of e-mail naar een (externe) relatie om een wijziging door te geven, doe je vanzelf. Je bent proactief en denkt altijd een stap vooruit.
Ondersteun je een afdelingsmanager, dan behoort ook het beheer van de mailbox tot je verantwoordelijkheden. Je zorgt voor een gestructureerde stroom van informatie en prioriteert op urgentie van zaken. Bij afwezigheid van je collega managementondersteuners spring je flexibel bij. Samen zorgen jullie dat managementtaken altijd worden uitgevoerd.
Kortom de werkzaamheden die zoal komen kijken in de rol van managementondersteuner zijn:
• Agenda- en afsprakenbeheer
• Afhandelen binnenkomende telefoongesprekken.
• Administratie rondom poststukkenstroom
• Beheer van de mailboxen
• Plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Vraagbaak voor management en medewerkers
• Bestellen van geschenken zoals een bloemetje voor een belangrijke gebeurtenis voor een medewerker
In deze rol blijf je jezelf voortdurend ontwikkelen, zowel door je reguliere werkzaamheden als door diverse opleidingsmogelijkheden. Je draagt daarmee bij aan de verdere professionalisering van het vak managementondersteuning en aan het behalen van de doelstellingen van RVO: samen werken aan duurzame welvaart, nationaal en internationaal.
Meer lezen over wat het werk als managementondersteuner voor RVO betekent? Kijk op: Managementondersteuner bij RVO
Functie-eisen
Je bent sterk in plannen en organiseren en behoudt voortgangscontrole. Plannen en organiseren doe je bijvoorbeeld wanneer afspraken in de agenda’s van managers moeten worden vastgelegd. Voortgangscontrole behoud je door bijvoorbeeld te bewaken of alle genodigden bij de vergadering aanwezig zijn en of alle randzaken eromheen geregeld zijn, zoals een lunch. Proactief handelen hierin is vanzelfsprekend. Je kunt daarnaast samenwerken, want je maakt afspraken met collega’s over werkverdeling, vervanging en je helpt elkaar waar nodig. Ten slotte kun je op formele wijze schriftelijk en mondeling communiceren, wanneer dit passend en wenselijk is, zoals in het contact met externe klanten.
Wat je verder nog in huis hebt:
- Je hebt mbo 4 werk- en denkniveau of minimaal 2 jaar werkervaring waarin je de competentie plannen en organiseren veelvuldig hebt ingezet.
- Je kunt goed overweg met digitale systemen, zoals Office en MS Teams.
Je kunt in de Engelse taal schriftelijk en mondeling communiceren (voor 3 van de gevraagde 14 FTE een vereiste)
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: €2866,- tot €3564,- bruto per maand
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Uren per week: 16 tot 36 uur per week
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). Jouw aanwezigheid op de RVO-vestiging is in nader te omschrijven situaties gewenst. Voor deze functie is de verwachting gemiddeld 2 dagen per week.
Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voorafgaand aan onbepaalde tijd
Wij kunnen je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd bieden. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen.
Sollicitaties worden pas behandeld na sluiting van de vacature.
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Vandaag werken aan de wereld van morgen
De wereld verandert elke dag en wij veranderen mee. Met meer dan 6000 RVO’ers werken we iedere dag aan morgen. We ondersteunen, adviseren en stimuleren ondernemend Nederland. We helpen met innoveren en verduurzamen. Nationaal en internationaal, want ons werk stopt niet bij de grens. Samen werken we aan:
- De verduurzaming van onze energievoorzieningen.
- Het tegengaan van klimaatverandering.
- Een omslag naar een duurzaam landbouw- en voedselsysteem.
- Een sterke digitale economie.
Het zijn grote uitdagingen, maar wij geloven dat het mogelijk is. Daarom verbinden we ondernemers, overheden en organisaties om te bouwen aan het Nederland van morgen.
We doen het samen.
Wat doen we?
Wij maken overheidsbeleid bereikbaar en uitvoerbaar. Van voorlichting, advies en financiering tot het bieden van een luisterend oor voor ondernemers en organisaties. En dat is nog maar een klein onderdeel van wat we doen. Ondernemend Nederland is ontzettend veelzijdig en daarom zijn wij dat ook.
Divers maakt beter
Met enorme uitdagingen op komst, is het juiste talent aan boord hebben belangrijk. Het maakt bij ons niet uit wie je bent. Wij kijken naar wat je kunt en waar jouw ambities liggen. Om de wereld duurzamer te maken hebben we ideeën nodig uit alle hoeken van de samenleving. Daarom hebben we voor iedereen plaats bij RVO, zolang je maar nieuwsgierig en ondernemend bent. We geven je vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Want zo boek jij de mooiste resultaten. Voor jezelf, voor ondernemers en voor morgen.
Je komt te werken in team Managementondersteuning (MO) 1, 2 of 3. Deze drie teams verrichten organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de afdelingsmanagers en de teammanagers. De focus ligt op ontzorging van de manager(s). De managementondersteuners van deze teams verrichten een groot aantal taken die zijn uitgewerkt in de productendienstencatalogus managementondersteuning. Door het flexibel inzetten van de Managementondersteuners, kunnen ze elkaar snel en eenvoudig vervangen in geval van ziekte en vakanties. Door de MO’ers onderling meer met elkaar in verbinding te brengen, wordt er een best practice ontwikkeld waardoor professioneler, en efficiënter kan worden gewerkt. Ook willen we klantgerichter worden door gezamenlijk te streven naar één basisniveau in dienstverlening. Ons motto is “standaard dienstverlening” en “maatwerk” waar mogelijk. We bereiken hiermee dat de managers weten wat ze kunnen verwachten van de managementondersteuning en uit kunnen gaan van een constant hoog niveau van dienstverlening.
