(Senior) Office Manager

Thuis in Cliëntondersteuning biedt onafhankelijke cliëntondersteuning binnen de Wet langdurige Zorg (Wlz) en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo). Met een team van enthousiaste en gedreven medewerkers helpen wij cliënten bij het aanvragen en organiseren van complexe zorg. Ter versterking van ons team zijn we op zoek naar een veelzijdige Office Manager, net sterke administratieve vaardigheden die de organisatie optimaal kan ondersteunen.

Als Office Manager bij Thuis in Cliëntondersteuning ben jij de verbindende factor binnen onze organisatie. In deze rol krijg je de ruimte om zelfstandig te werken en een belangrijke bijdrage te leveren aan het verder professionaliseren van onze processen. Je biedt ondersteuning aan het management door hen te ontlasten van administratieve, financiële en organisatorische taken zodat zij zich kunnen focussen op strategische doelstellingen. Met jouw ervaring en proactieve houding ben je een onmisbare schakel in het soepel laten verlopen van onze bedrijfsvoering.

Hieronder een overzicht van jouw taken:

• Organiseren en coördineren: Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten, het coördineren van beurzen en zorgt ervoor dat evenementen zoals kerstpakketten en lief & leed activiteiten vlekkeloos verlopen.
• HR-ondersteuning: Je beheert en bewaakt de procedures voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Ook ondersteun je bij personeels- en salarisadministratie en help je bij het opstellen van overeenkomsten en werkdocumenten.
• Facilitair beheer: Je bent het aanspreekpunt voor alle interne ICT-zaken, je beheert onze huisstijl, zorgt ervoor dat de voorraad op peil blijft en bent verantwoordelijk voor de inkoop van facilitaire zaken op kantoor. Je vervult de rol als preventiemederwerker en bent medeverantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van de RI&E.
• Communicatie en planning: Je beheert de agenda’s van het management, plant gesprekken in en verzorgt de interne en externe communicatie. Daarnaast bewaak je de planning, verzorgt verslaglegging en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt tijdens bijeenkomsten. Je bent het eerste gezicht van bezoekers.
• Ondersteuning bij projecten: Je biedt praktische ondersteuning bij de uitvoering van ideeën en projecten binnen de organisatie en houdt toezicht op de voortgang. Je zorgt ervoor dat projecten efficiënt worden uitgevoerd waarbij je zelfstandig beslissingen neemt en prioriteiten stelt. Ook lever je een bijdrage aan beleidsnotities en procesdocumenten door het opstellen van conceptteksten.

Om succesvol te zijn in deze rol zoeken we een Office Manager die proactief is en uitstekend kan schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden. Je bent organisatorisch sterkt en je vindt het leuk om verbeteringen en kansen voor ons bedrijf in kaart te brengen. Je bent een betrouwbare en representatieve professional die snel kan inspelen op de dynamiek van onze organisatie.

Verder beschik je over de volgende kwalificaties:

• HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring in een administratieve, secretariële of vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Ervaring met boekhoudpakketten en HRM-systemen.
• Apple kennis is een pré.
• Flexibiliteit, integriteit en stressbestendigheid.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Affiniteit met onze diversiteit aan cliënten en de zorgsector.

Wij bieden je een uitdagende en afwisselende functie binnen een dynamische organisatie waar geen dag hetzelfde is. Je komt terecht in een omgeving met een informeel karakter waar collegialiteit en samenwerking centraal staan. Bij ons krijg je de ruimte om zelfstandig aan de slag te gaan en een belangrijke bijdrage te leveren aan de dagelijkse gang van zaken.

Daarnaast kun je rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Een contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vast dienstverband. Wij investeren graag in een langdurige samenwerking.
• Een aantrekkelijk salaris volgens de CAO Sociaal Werk schaal 7 (€ 3.026 - € 4.228 bruto per maand op basis van 36 uur) afhankelijk van je ervaring en achtergrond.
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden waardoor je jezelf kan blijven ontwikkelen op persoonlijk en professioneel vlak.
• Een goede pensioenvoorziening en een reiskostenvergoeding.
• Thuiswerkfaciliteiten om je werk thuis op een ergonomische manier te doen en een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.
• Een individueel keuzebudget (IKB) boven op je salaris, bestaande uit o.a. 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Balans tussen werk en privé om je werkweek flexibel in te delen.
• Een prettige en ondersteunende werkomgeving met gemotiveerde en betrokken collega’s waarin ruimte is voor eigen inbreng en initiatief.

Heb je vragen over de functie? Nienke Boekhout (directie) staat je graag te woord via 038 303 30 75. HR-adviseur Priscilla Schipper vertelt je met plezier meer over de wervingsprocedure via 06 230 266 81.

Ben je enthousiast geworden? Stuur dan je motivatiebrief en CV naar [email protected]. Solliciteren kan tot en met 9 oktober 2024. De gesprekken vinden plaats op vrijdag 18 oktober 2024.