Medewerker directiesecretariaat

Wat ga je doen?

Als medewerker directiesecretariaat coördineer, regisseer en controleer jij de werkzaamheden binnen het gehele secretariële proces. Je bent primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van de tweehoofdige directie waarbij je structuur brengt zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Dit komt tot uiting in uitstekend agendabeheer en de verbindende rol die je hebt binnen het secretariaat en in de regio. Vanuit kennis van zaken en een coachende rol zorg je er samen met je duo collega voor dat het secretariaat van de regio Groningen goed reilt en zeilt. Ook voor externe partners en overige stakeholders ben jij het gezicht van Accare.

Hoe kan een willekeurige werkdag eruit zien?

De dag begint met een dagstart met het gehele secretariaat waarin je het overzicht van de verschillende werkzaamheden en de bezetting bewaakt en waar nodig bijstuurt. Hierna heb je overleg met de directie aangaande hun agenda. ’s Middags sluit je aan bij het Supportteam van de regio waar je onderdeel van bent. Je sluit de dag af met ruimte voor administratieve werkzaamheden en het spreken van een aantal collega’s. De volgende dag werk je mutaties bij in het personeelssysteem en heb je overleg gepland met je duo collega van het directiesecretariaat. Samen kijken jullie hoe dienstverlening aan de klant, onze behandelaren, verbeterd kan worden. In de middag leid je een nieuwe collega op en coördineer je een vacature. Je tijd prioriteren is van belang en je brengt structuur aan in je eigen werkzaamheden en die van het team. Er komen complexe vraagstukken voorbij die elkaar snel opvolgen, deze dynamische werkomgeving is precies waar je van houdt!

Waar ga je dit doen?

De regio Groningen strekt zich uit over de gehele provincie waarbij het secretariaat poliklinieken bedient in Haren, Winschoten, Hoogezand, Stadskanaal en Groningen-Stad. Jouw standplaats is Groningen-Stad, maar je bent ook regelmatig op de overige poli’s te vinden. Het team bestaat uit 15 collega’s, vanuit het gedachtegoed samen sturen ben jij samen met je duo collega verantwoordelijk voor het bundelen van de verschillende krachten binnen het secretariaat.

Dit krijg je van ons

• Een salaris tussen de € 2.737,- en € 4.263,- op basis van 36 uur volgens CAO GGZ FWG 50).
• Een jaarcontract.
• Per kalenderjaar 166 verlofuren en 35 uur in de vorm van een levensfasebudget (op basis van 36 uur per week).
• Veel aandacht voor balans en vitaliteit. Zo heb je onder meer toegang tot veel online tools, een fietsplan, bedrijfsfitness en een jaarlijks balansbudget (€ 500,- naar rato) dat je kunt inzetten voor een opleiding, verlof of extra salaris.

En er is meer! Kijk hier voor onze aanvullende aantrekkelijke voorwaarden.

Wie ben jij?

Jij zit vol passie voor het vak en wil een wezenlijke bijdrage leveren aan de ontwikkeling en dienstverlening van het secretariaat. Je bent omgevingssensitief en bent je bewust van cliënt- en klanttevredenheid. Je neemt initiatief om administratieve processen optimaal in te richten en te begeleiden. Je vindt het heerlijk om verantwoordelijkheid te dragen en bent in staat om doelen te vertalen naar het team.

• Je beschikt over een relevante hbo-opleiding op administratief gebied en hebt ruime werkervaring waardoor je in staat bent om inhoud te geven aan de functie en het secretariaat.
• Je bent proactief, behoudt overzicht en bent in staat om structuur aan te brengen.
• Je bent flexibel en in staat om te schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.
• Je bent een verbinder en kunt een coachende rol aannemen naar het team en de behandelaren. Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
• Je werkt graag op basis van gelijkwaardigheid, je beschikt over zelfreflectie en humor.
• Je bent 32 - 36 uur per week beschikbaar.
• Kennis van XMcare is nice to have.

Wie zijn wij?

Accare is een academische en ambitieuze organisatie voor jeugd-ggz met 25 locaties in Noord-, Midden- en Oost-Nederland. Elk kind kan bij ons terecht, ook in complexe situaties of bij een zeldzame aandoening. We behandelen een kind bij voorkeur in zijn of haar vertrouwde omgeving, zodat het gewoon naar zijn of haar eigen school kan gaan, kan sporten of afspreken met vrienden. Dat doen we in nauwe samenwerking met huisartsen, wijkteams, ziekenhuizen en scholen.

Samen Sturen is onze organisatiefilosofie; we organiseren en veranderen vanuit gedeelde verantwoordelijkheid, met zelforganisatie als basis. Wil je hier meer over weten? Kijk dan hier.

Enthousiast? Laat van je horen!

Je kunt solliciteren via de sollicitatiebutton. Zorg er voor dat we uiterlijk 22 september je gegevens in huis hebben. 

Zo verloopt onze sollicitatieprocedure:

• Sluit jouw profiel goed aan op onze vacature en word je uitgenodigd? Dan volgt er een kennismakingsgesprek.
• Verloopt dit gesprek van beide kanten positief? Dan volgt er een tweede gesprek.
• Je leest hier welke stappen je nog meer doorloopt in het sollicitatieproces bij Accare. 

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Petra van Oosten (directiesecretariaat regio Groningen), via 050 - 3681297.