Bestuurssecretaresse

Dit is je kans om met jouw organisatietalent en politieke sensitiviteit bij te dragen aan de provincie Drenthe! Met een team van gedreven professionals ondersteunen wij ons college van Gedeputeerde Staten en de Directie.

Als bestuurssecretaresse ben jij de drijvende kracht achter het zelfstandig beheren en organiseren van het secretariaat van ons college en de directie en werk je voor een lid van het college van Gedeputeerde Staten. Je vervult een cruciale rol in het coördineren van diverse taken, waarbij accuraat handelen, flexibiliteit en politieke sensitiviteit van groot belang zijn. Je neemt onder andere verantwoordelijkheid voor het agendabeheer, de voorbereiding van de wekelijkse overleggen en ritopdrachten. Je helpt om hoofd- van bijzaken te scheiden en je adviseert hierover in samenspel met onder andere de bestuursadviseur, themamanager(s), beleidsadviseur(s) en andere collega's. De bestuur- en directiestaf is onderdeel van de concernstaf. Samen met alle stafleden draag je bij aan het adviseren en signaleren van diverse vraagstukken.

• Je hebt een scherp oog voor prioriteiten en weet de informatiestromen efficiënt af te handelen. Jouw taken en verantwoordelijkheden:
• Agendabeheer; jij beheert en bewaakt zelfstandig de zeer complexe agenda van de bestuurder. Stelt hierin de juiste prioriteiten en organiseert in- en externe overleggen met nauwkeurigheid. Je bent (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden van de bestuurder.
• Correspondentie; het beoordelen en behandelen van binnenkomende correspondentie. En het bespreken van relevante zaken met de bestuurder en/of het betreffende thema.
• Dossierbeheer; jij zorgt voor de aanlevering van stukken en eventueel aanvullende informatie. Stelt prioriteiten voor de bestuurder op basis van inhoudelijke dossierkennis.
• Organisatie van evenementen; soms help je mee met het organiseren van dienstreizen, ontvangsten en excursies. Jij vertegenwoordigt het secretariaat bij ontvangst en begeleidt bezoekers en delegaties.
• Communicatie; je bent op de hoogte van ontwikkelingen binnen het werkveld van de bestuurder en communiceert helder en snel over relevante zaken.

Dit kom jij ons brengen

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega met passie voor de politiek en affiniteit met bestuurlijke processen. Een collega die integer, nauwkeurig en stressbestendig is. We vinden het belangrijk dat je een teamspeler bent en dat samenwerking in je natuur zit. Je staat stevig in je schoenen, je beschikt over de nodige communicatieve skills en je bent proactief. Jouw politiek-bestuurlijke antenne stelt je in staat om de context te begrijpen en snel te schakelen tussen diverse vragen en onderwerpen, altijd met aandacht voor detail. Je hebt een scherp inzicht in politieke, bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen binnen de provincie, inclusief kennis van onderlinge relaties en omgangsvormen. En verder zien wij graag het volgende terug:

• Hbo werk- en denkniveau en politieke sensitiviteit.
• Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, inclusief ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands en je weet je te redden met de Duitse en Engelse taal.
• Wij werken met een vervangingsrooster waarbij je tenminste één dag per week ook een collega vervangt. Hierdoor zijn de maandag en vrijdag vaste werkdagen. Een vaste vrije dag? Dan heeft de woensdag de voorkeur.

Dit krijg jij van ons

Werken bij de Provincie Drenthe betekent dat jij bijdraagt aan een mooi leefbaar Drenthe. Als werknemer krijg jij van ons een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden in ruil voor jouw inzet. Benieuwd naar onze arbeidsvoorwaarden? We hebben ze hieronder voor je samengevat:

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 36 uur per week met uitzicht op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een salaris binnen schaal 8 (functienaam realisator/ondersteuner cao provinciale sector) tussen de € 2.898,04 en € 4.068,74.
• Een IKB (individueel keuzebudget) van 22,37% boven op je maandsalaris.
• Een persoonlijk budget voor ontwikkeling opleiding en inzetbaarheid (PBDI) ter hoogte van € 6.000, - per 5 jaar.
• De mogelijkheid voor het bijkopen van verlofdagen of het sparen van compensatieverlof wat omgezet kan worden in spaarverlof.
• Voordelige pensioenopbouw (ABP) waar wij als werkgever 70% aan bijdragen.
• Drenthe vitaal; wij investeren samen met jou in jouw duurzame inzetbaarheid.

Benieuwd naar onze uitgebreide arbeidsvoorwaarden klik dan hier.

Kom bij ons werken

Solliciteren kan tot en met 17 september. De sollicitatiegesprekken staan gepland op woensdagmiddag 25 september. Heb je inhoudelijke vragen over deze vacature? Neem contact op met Kim Brinks, Stafmanager Bestuur- en directiestaf via 0592- 36 55 55 (algemeen). Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je een mail sturen naar [email protected].