In het kort
Functie omschrijving
Als Managementondersteuner weet jij als geen ander, overzicht te bewaren. Vooruitdenken, anticiperen en improviseren doe je met een glimlach. Met jouw dienstverlenende karakter weet je ons management te ontzorgen en zo van waarde te zijn. Wij ontmoeten jou graag!
Wat ga je doen?
Voor de afdeling Strategie & Beleid zijn wij op zoek naar een ervaren Managementondersteuner. In deze dynamische en afwisselende functie ondersteun je het hoofd van de afdeling en haar managementteam. Je zorgt ervoor dat de dag soepel verloopt door een goede planning en voorbereiding van afspraken. Je ondersteunt niet alleen, maar fungeert ook als sparringpartner en denkt actief mee.. Naast het ondersteunen, kan je tevens worden ingezet op algemene taken binnen het (directie)secretariaat.
Binnen deze rol van Managementondersteuner ben je daarnaast verantwoordelijk voor:
• Het bijhouden van de e-mail inbox en het zelfstandig beantwoorden en verwerken van e-mail en overige correspondentie t.b.v. het hoofd en het managementteam van de afdeling;
• Plaatsen van de stukken in IBABS voor de diverse Directieteamoverleggen;
• Dossierbeheer en verslaglegging, inclusief het bewaken van to-do lijsten en deadlines;
• Het op professionele wijze beantwoorden- en onderhouden van zowel interne- als externe contacten;
• In samenwerking met het Eventbureau ben je verantwoordelijk voor de organisatie en voorbereiding van meetings waar de aanwezigheid van het hoofd gewenst is.
Functie-eisen
Wat vraagt deze functie van jou?
Voor deze functie zoeken we een echte multitasker. Plannen, organiseren en problemen oplossen zitten in jouw DNA en hier haal jij energie uit. Je beschikt over een flinke dosis organisatiesensitiviteit. Daarbij heb je kennis van- en affiniteit met de werkwijze en inrichting van de Rijksoverheid organisatiestructuur, politiek-bestuurlijke verhoudingen, procedures en beleidsontwikkelingen. Daarnaast ben je flexibel en goed in staat om onder druk te werken. Als persoon ben je toegankelijk en beschik je over een gezonde dosis humor, ben je gastvrij, collegiaal en in staat om relaties op te bouwen. Je gedijt goed in het samenwerken binnen een team, onderling schakelen is hierbij van belang. Samen met de overige Managementondersteuners voor de directie zorg je voor een optimale bezetting en schakel je tijdig met collega’s indien nodig.
Daarnaast vinden we het belangrijk dat het volgende op jouw cv terug te vinden is:
- Een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in de richting (directie)secretaresse;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in zowel woord- als geschrift;
- Bewezen ervaring in een dynamische omgeving, bij verschillende werkgevers;
- Een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint. Kennis van Ibabs is een pre;
- Ruime ervaring met het werken in MS Outlook is essentieel.
Arbeidsvoorwaarden
Salaris: €3016,- tot €3879,- bruto per maand
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Uren per week: 32 tot 36 uur per week
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden
- Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, ontvangen we graag je cv en motivatiebrief.
- Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
- Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Daarnaast is het goed om te weten dat:
- De functie Managementondersteuner valt onder de functiegroep Bedrijfsvoering;
- De functie open staat in in fase 0 t/m 3 van het vacaturebeleid. Dit betekent dat niet alleen interne medewerkers, uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers bij het CJIB, Rijksambtenaren maar ook externe kandidaten kunnen reageren. Medewerkers in dienst van het CJIB hebben voorrang op alle andere categorieën. Uitzendkrachten, gedetacheerden en medewerkers in dienst bij een andere Rijksorganisatie hebben voorrang op externe kandidaten.
Centraal Justitieel Incassobureau
Wie zijn wij?
Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) is een dynamische en ambitieuze uitvoeringsorganisatie binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het is gevestigd in Leeuwarden en er werken momenteel ruim 1400 medewerkers. Het CJIB is bij de meeste Nederlanders bekend als verwerker van de verkeersboetes. Minder bekend is dat het CJIB daarnaast ook regisseur in de executieketen is voor alle strafrechtelijke beslissingen. Hiermee zorgen we, door het voeren van de operationele regie, voor meer grip en zicht binnen de executieketen.
Hoogwaardige en persoonsgerichte dienstverlening staat centraal in alles wat we doen; richting de burger en richting (keten)partners waarmee we samenwerken. Altijd in verbinding met hen en de samenleving. Het CJIB staat daarbij bekend om het innovatief vermogen, hands-on mentaliteit en het zijn van een lerende organisatie waarin ontwikkeling van medewerkers een belangrijk uitgangspunt is. Gedreven medewerkers zorgen ervoor dat onze taken, ondersteund door adequate ICT, binnen de beschikbare middelen op juiste wijze worden uitgevoerd.
Directie IT en Bedrijfsvoering
Jouw werkveld
De directie IT & Bedrijfsvoering (BV) wordt proactief ondersteund door het team Bedrijfscontinuïteit en Ontwikkeling (BCO), waaronder jouw rol als Managementondersteuner belegd is. Binnen dit team beheren en veranderen we met verschillende disciplines de IT & BV producten, processen en systemen. Dit allemaal gericht op continuïteit en ontwikkeling. Daarnaast draagt het team BCO bij aan vernieuwing door te participeren in uitdagende projecten en programma’s binnen onze organisatie of het ministerie.
De managementondersteuner waar wij naar op zoek zijn zal als ondersteuner fungeren voor het hoofd van de afdeling Strategie & Beleid en het managementteam. De afdeling is verantwoordelijk voor strategie- en beleidsontwikkeling, integrale besluitvorming én bestuurlijke advisering gericht op politieke risico’s en kansen aan de directie van het CJIB. De afdeling werkt verbindend tussen de drie directies van het CJIB, werkt nauw samen met het Ministerie van Justitie & Veiligheid en valt hiërarchisch onder de Algemeen Directeur van het CJIB.
