Toelichting gegevensverzameling inschrijfformulier activiteiten

Op onze website vind je informatie over onze activiteiten met daarbij meestal een button naar een digitaal inschrijfformulier. Die inschrijfformulieren worden gemaakt en aangeboden m.b.v. de webapplicatie ‘Mojo Congresregistratie (het webadres begint altijd met https://noorderlink.congrezzo.nl/...)’.

Wanneer je wilt deelnemen aan een activiteit van Noorderlink (training, leergang, event, Noorderlinkdagen, proeverij etc.) dan vul je altijd dit formulier in. We vragen daarbij gegevens uit om contact met je te kunnen onderhouden over logistieke zaken, eventueel gegevens voor facturatie en een akkoord m.b.t. de algemene voorwaarden om de inschrijving te bekrachtigen en eventuele facturatie te accorderen. In de tabel hieronder zie je welke informatie we specifiek uitvragen en waarom we dat doen.

Gegeven

Grondslag voor uitvraag

Naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam)

  • Vastleggen inschrijving
  • Maken van eventuele badge

Naam organisatie

  • Vastleggen inschrijving
  • Maken van eventuele badge
  • Managementinformatie op organisatieniveau

Functie (soms)

  • Om een beeld te krijgen van de vertegenwoordiging van doelgroepen binnen de bezoekerspopulatie

E-mail

  • Bevestiging inschrijving
  • Sturen logistieke informatie
  • Toezenden evaluatie
  • Deelnemerslijst

Telefoon

  • Logistiek van de activiteit. Wanneer nodig, dan willen we je kunnen bereiken, bijvoorbeeld bij wijzigingen op korte termijn.

Akkoord m.b.t. voorwaarden

  • Vastleggen inschrijving
  • Accordering voorwaarden voor inschrijving
  • Bevestigen eventuele verplichting tot betaling

(optioneel) Keuzes m.b.t. de activiteit

  • Logistiek van de activiteit

(optioneel) Keuzes m.b.t. een maaltijd

  • Logistiek van de activiteit

Factuuradres (bij betaalde activiteiten)

  • Facturatie van de activiteit

Je ontvangt na inschrijving per mail een bevestiging met de gegevens die je hebt ingevuld en een persoonlijke link naar jouw inschrijfformulier. Wanneer je deze link zelf niet deelt, dan is deze alleen bekend bij Noorderlinkmedewerkers met een Congrezzo-account - beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord- en bij jouzelf. Met deze link kun je wijzigingen aanbrengen in jouw inschrijving, annuleren en/of een eventuele vervanger aanmelden. De wijzigingen zijn aan te brengen binnen de termijnen die genoemd zijn in de algemene voorwaarden voor de betreffende activiteit. Ondervind je daarbij problemen, dan kun je contact opnemen met Noorderlink via de contactgegevens onderaan de bevestigingsmail.

Jouw contactgegevens (naam, mailadres) gebruiken we om inschrijving voor een activiteit of wijzigingen daarop aan je te bevestigen. Verder gebruiken we deze gegevens om praktische zaken af te stemmen zodat je bijvoorbeeld op tijd, met de juiste voorbereiding op de juiste locatie aanwezig bent.

Wanneer dat noodzakelijk is voor de activiteit, dan worden gegevens verstrekt aan de trainer, uiteraard alleen de strikt noodzakelijke gegevens. We geven dit dan expliciet aan in het inschrijfformulier. De trainer heeft een verklaring getekend dat hij/zij deze gegevens alleen gebruikt voor trainingsdoeleinden - denk aan het toesturen van voorbereidingsopdracht en toesturen van documentatie - en nadrukkelijk niet voor commercieel gebruik.

Bij sommige activiteiten verstrekken we een deelnemerslijst aan de deelnemers, wanneer we denken dat dit vanuit de netwerkgedachte en het samen leren en ontwikkelen toegevoegde waarde kan hebben. We vragen je dan in het aanmeldformulier om toestemming om jouw gegevens op te nemen in de deelnemerslijst en geven ook aan welke gegevens dit betreft. Degenen die daarvoor toestemming geven, ontvangen de deelnemerslijst per mail.

De verzamelde gegevens uit Congrezzo en de daarmee opgemaakte deelnemerslijsten bewaren we maximaal 4 kalenderjaren na afloop van de activiteit. We gebruiken deze gegevens om je te kunnen benaderen voor activiteiten die gerelateerd zijn aan de activiteit die je hebt gevolgd. Je kunt je hiervoor afmelden door een mail te sturen naar website@noorderlink.nl.

We maken tot slot - wanneer het een betaalde activiteit betreft - facturatielijsten aan, die we op Drive opslaan. De wettelijk benodigde gegevens voor facturatie bewaren we 7 jaar, zoals dat is vastgelegd in de Archiefwet.